Vereenvoudigen is niet simpel

De wereld wordt almaar complexer. Dat zien en horen we elke dag. Het ligt nu eenmaal in de lijn van de evolutie, van het almaar inspelen op nieuwe trends en het vergaren van meer gegevens. We worden allemaal geconfronteerd met een stijgend volume aan wetten, regels, procedures en contracten. Niets lijkt nog eenvoudig. Alles oogt ingewikkeld. Daar waar een contractje vroeger op één A4’tje werd neergepend, zijn nu meerdere bladzijden kleine lettertjes nodig.

Onder andere de banken en de verzekeringskantoren blinken uit in ingewikkelde formuleringen die wellicht weinigen lezen of begrijpen. Die klanten denken misschien automatisch dat zulke uitvoerige documenten hen beschermen tegen alle mogelijke risico’s. De recente geschiedenis heeft bewezen dat dat niet noodzakelijk het geval is. En dat complexiteit zelfs bewust gebruikt wordt om te misleiden en te verdoezelen.

Tot voor enkele jaren dweepten veel banken met complex gestructureerde producten van hoog rendement. De bankbediende en zelfs zijn directie en raad van bestuur wisten eigenlijk niet wat ze juist verhandelden, en de klant helemaal niet. Dubieuze schulden werden wereldwijd herverpakt en doorverkocht. De echte schuldenaars verdwenen in de anonimiteit. Er was uiteindelijk meer ingewikkelde verpakking dan inhoud. De gevolgen zijn bekend. Complexiteit staat dus niet garant voor degelijkheid en zeker niet voor transparantie.

Ook in bedrijven is de toenemende complexiteit een belangrijk aandachtspunt. Telkens weer artikels toevoegen aan het assortiment heeft een grote weerslag op de kosten voor administratie, maar ook op het voorraadbeheer en de processen.

Gelukkig verbergt een probleem meestal ook een opportuniteit. Wie er vandaag in slaagt het kaf van het koren te scheiden, kan wellicht zijn voordeel doen en ernstig besparen. Het is een grove vuistregel dat zo’n 20 procent van de aangeboden producten, diensten of artikels wellicht verantwoordelijk is voor 80 procent van de opbrengst. We mogen hier zeker niet te kort door de bocht gaan en in simplismen vervallen. Er is nood aan nuancering en dus ook aan kennis en inzicht om de juiste afwegingen te maken. Toch beseffen we dat het almaar bijcreëren van producten en artikels zonder iets te schrappen een onhoudbare en te dure gemakkelijkheidsoplossing is.

In dat verband kunnen we ook verwijzen naar het jaarlijkse aangifteformulier voor de belastingen. Elk jaar zijn er meer rubrieken en uitzonderingen. In feite verbergt zo’n aanpak het onvermogen om de dingen nu eens echt grondig en structureel te vereenvoudigen.

Hetzelfde kan worden gezegd van de opeenvolgende staatshervormingen. Daar worden opnieuw kansen gemist om, door homogene bevoegdheden over te dragen, te vereenvoudigen én te besparen. Door onnodige versnippering ziet men uiteindelijk door de bomen het bos niet meer. Beslissingen en geldstromen worden minder transparant en blijven bijgevolg ook verborgen voor nauwkeurige analyse. Hoeveel eenvoudiger en efficiënter zou het niet zijn wanneer beide deelstaten beslissen wat ze zelf doen en wat ze nog samen willen doen?

Zoals voor veel bedrijven is het ook voor de overheden een economische noodzaak stevig te besparen waar mogelijk. Dat kan ook door ernstig te vereenvoudigen, wat geen afbreuk doet aan de echte maatschappelijke noden en solidariteit.

Vereenvoudigen is noodzakelijk, maar daarom nog niet simpel. Vereenvoudigen vereist behalve volharding ook een diepgaande kennis en ervaring en het ter discussie stellen van heel wat gewoontes. Taken, functies en posities met relatief weinig toegevoegde waarde worden kritisch geanalyseerd en vallen weg. Vereenvoudigen is ten slotte ook een oefening die geregeld balanceert op het precaire evenwicht tussen te sim-plistische inzichten, die de waarheid geweld aandoen, en nodeloze complexiteit, die veranderingen afblokt.

Net daarom behoort het aanreiken van de juiste eenvoud in oplossingen die iedereen begrijpt tot de kern van echt leiderschap. Wat niet relatief eenvoudig is, blijkt ook meestal in de praktijk niet echt bruikbaar te zijn.

De auteur is expert in bestuur van vennootschappen en gasthoogleraar aan de KU Leuven.

JOHN DEJAEGER

Vereenvoudigen vereist behalve volharding ook een diepgaande kennis en ervaring en het ter discussie stellen van heel wat gewoontes.