TUINWERKEN BIJ PWC

`”Het is mooi weer, dus het zal straks behoorlijk druk zijn in de tuin.” De vakantiestemming en -temperaturen ten spijt, verwacht Christian Claessens, directeur bij PricewaterhouseCoopers ( PwC), geen zonnekloppers in de binnentuin van Woluwe Garden, wél hardwerkende PwC-medewerkers. Het tuinwerken is één van de aangename nevenverschijnselen van het concept dynamic office bij PwC. Het concept leunt sterk aan bij de gedeeldewerkplek ( shared office): een groep medewerkers (of een afdeling) deelt een beperkt aantal werkplekken. Het persoonlijke kantoor bestaat er niet meer, men kiest (of reserveert) een werkplek in functie van de taak die men op dat moment doet.

“We zijn met dit project gestart in 1995,” vertelt Claessens. “De eerste discussies gingen over het overstappen van een persoonlijk kamerkantoor naar een open lay-out. Dat was toen al revolutionair. Maar mee onder druk van de marktomstandigheden zijn we een versnelling hoger geschakeld. Het was toen de periode dat de consultancybusiness echt booming was en we hadden gewoon een tekort aan ruimte.”

Nu, acht jaar na de start, schakelt het laatste departement over naar het nieuwe concept. Claessens vindt zo’n ruime tijdshorizon noodzakelijk: “Je kunt niet naar een dynamische werkomgeving overschakelen zonder de medewerkers behoorlijk te installeren. Maar ook het bewustmakingsproces vraagt tijd. Een houding als dit is mijn kast en dit is mijn stoel kan niet meer. Het vergt ook een nauwgezette toepassing van het principe clean desk. Het gaat dus om mentaliteitswijzigingen en die realiseer je niet van de ene dag op de andere.”

Claessens constateert dat niet elke beroepsgroep of afdeling even makkelijk overschakelt. “We zijn bewust gestart met de consultancyafdeling die het meest mobiel werkte. Voor hen was het niet zo’n grote aanpassing.” Claessens meldt alvast een hoge tevredenheidsgraad, ook op de andere afdelingen. “Voor een deel heeft dat te maken met ons nieuwe netwerk van regionale kantoren,” beseft hij. “Onze medewerkers kunnen nu in functie van waar ze moeten zijn, een werkplaats reserveren in Gent, Brussel, Antwerpen of Luik. Dat betekent minder tijdverlies in de files en dus ook meer tijd voor het privé-leven. Vooral jonge mensen vinden dat een grote troef.”

Een aanzienlijke ruimtebesparing is het meest zichtbare resultaat van het project: het ruimtegebruik per werknemer daalde bij PwC van 30 m2 naar 16 m2. Op termijn moet dat 14 m2 per werknemer worden. “Moeilijker meetbaar, maar op zijn minst zo belangrijk is dat het concept veel beter aansluit bij de behoeften van een lerende organisatie zoals PwC.”

Do’s

Begin er alleen aan als je een duidelijk commitment hebt van alle betrokkenen.

Zorg ervoor dat voor iedereen dezelfde regels gelden. Een uitzondering toelaten kan tot een kettingreactie leiden.

Don’ts

Een goede communicatie is ontzettend belangrijk, maar concentreer u op de essentie en communiceer vooral tijdig.

Probeer late veranderingen te vermijden. In een belangrijk veranderingsproces zorgen kleine aanpassingen vaak voor grote wrevel.