Tot waar belastingvrij ?

Kilometervergoedingen voor verplaatsingen in dienstverband zijn in principe belastingvrij. Maar waar ligt de grens ?

Vorige week is in deze kolommen uitvoerig aandacht besteed aan de forfaitaire raming van de voordelen van alle aard die voortvloeien uit het privé-gebruik van bedrijfswagens die ter beschikking worden gesteld aan werknemers of bedrijfsleiders. Deze raming gebeurt aan de hand van een tarief van kilometerprijzen. Die staan in functie van de fiscale paardenkracht van de wagen. Het belastbaar voordeel wordt berekend door het aantal privé-kilometers te vermenigvuldigen met de overeenkomstige kilometerprijs, en door de uitkomst in voorkomend geval te verminderen met de tussenkomst die de genieter van het voordeel betaalt. Bij die berekening moeten wel altijd ten minste 5000 privé-kilometers in rekening worden gebracht.

Het belangrijkste nieuws luidde dat dit kilometertarief sedert begin juli van dit jaar verhoogd is en dat het per 1 oktober bovendien moet worden geïndexeerd. En voorts ook, dat het kilometertarief op deze manier exact even hoog is als het tarief dat de staat hanteert voor de terugbetaling van de autokosten van ambtenaren die hun eigen wagen gebruiken voor verplaatsingen in dienstverband.

PRIVÉ.

Dit laatste tarief (zie kader) zal overigens niet alleen de overheidsambtenaren interesseren. De belastingadministratie aanvaardt immers dat hetzelfde tarief ook in de privé-sector gebruikt wordt. En wel om na te kijken hoe hoog de vergoeding is die werknemers en bedrijfsleiders belastingvrij kunnen ontvangen wanneer zij hun eigen wagen gebruiken voor verplaatsingen in dienstverband.

Een en ander heeft te maken met de zogenaamde vergoeding van kosten eigen aan de werkgever.

Als een werknemer een bepaalde uitgave betaalt, die normaal gezien ten laste van de werkgever valt, en hij die kosten daarna terugbetaald krijgt, dan is het niet meer dan logisch dat hij (de werknemer) daar niet op wordt belast. Dat staat trouwens ook uitdrukkelijk in het Wetboek vermeld : een vergoeding van kosten eigen aan de werkgever vormt geen belastbaar inkomen bij degene die de vergoeding ontvangt.

WERKGEVER.

Dezelfde principes gelden op het gebied van de autokosten. De kosten die verband houden met verplaatsingen in dienstverband (bezoek van klanten enzovoort) zijn uitgaven die normaal ten laste van de werkgever vallen. Zij hebben dus ook het karakter van kosten eigen aan de werkgever. Als een werknemer zijn eigen wagen gebruikt voor dergelijke verplaatsingen in dienstverband, en hij daarvoor een vergoeding ontvangt, dan gaat het dus ook om een belastingvrije vergoeding van kosten eigen aan de werkgever.

De vraag is alleen hoe hoog die vergoeding mag zijn ? Als zij overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten, dan is er in principe geen probleem. De vergoeding blijft dan zonder meer belastingvrij.

In de praktijk is het voor een werkgever evenwel zeer moeilijk, zo niet onmogelijk om telkens weer de werkelijk gemaakte kosten te berekenen van de werknemers die hun eigen wagen gebruiken voor verplaatsingen in dienstverband. Die berekening zou immers per werknemer moeten gebeuren. En zou veronderstellen dat men per werknemer een gedetailleerd overzicht bijhoudt van alle kosten die hij (de werknemer) voor zijn eigen wagen maakt.

FORFAITAIR.

Vandaar dat in de praktijk meestal gewerkt wordt met forfaitaire vergoedingen. Men kent voor verplaatsingen een vast bedrag van zoveel frank per kilometer toe.

De belastingadministratie heeft evenwel een broertje dood aan forfaitaire vergoedingen. Zij vreest immers misbruik. Met name dat gewone belastbare bezoldigingen onder het mom van forfaitaire kostenvergoedingen worden betaald.

In de administratieve zienswijze moeten forfaitaire kostenvergoedingen daarom in principe vermoed worden belastbare inkomsten te verhullen. Tenzij ze vastgesteld zijn overeenkomstig wat de administratie noemt ernstige normen. Waarmee blijkbaar normen bedoeld zijn die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

Welnu, wat de autokosten betreft, aanvaardt de administratie dat het kilometertarief van het overheidspersoneel (zie kader) als een ernstige norm mag worden beschouwd.

Forfaitaire kilometervergoedingen die aan werknemers worden uitbetaald (voor gebruik van hun eigen wagen in dienstverband) en die niet hoger zijn dan de kilometerprijzen die in het tarief van de overheidsambtenaren voorkomen, mogen bijgevolg geacht worden overeenkomstig ernstige normen te zijn vastgesteld. Met als gevolg dat ze niet vermoed worden belastbaar te zijn, en ze dus zonder discussie belastingvrij ontvangen kunnen worden.

VRAGEN.

Met die wetenschap in het achterhoofd kan onmiddellijk een aantal vragen opgelost worden. Zo bijvoorbeeld of hogere vergoedingen dan wel belastbaar zijn ? Het tarief van het overheidspersoneel is een ernstige norm. Maar wil dit zeggen dat er geen andere ernstige normen kunnen bestaan ? Niet noodzakelijk : het tarief van het overheidspersoneel is een mogelijkheid, geen must. Wie een ander tarief hanteert, en kan hardmaken dat het ook op ernstige wijze het resultaat is van herhaalde waarnemingen en steekproeven, kan met recht dit ander tarief hanteren.

Voor wagens van meer dan 11 pk heeft men trouwens geen andere keus. Het tarief van de overheidsambtenaren gaat maar tot 11 pk. Omdat de overheid geen hogere vergoedingen betaalt. Maar dit wil niet zeggen dat kostenvergoedingen die in de privé-sector betaald worden, ook geplafonneerd moeten worden op het niveau van wagens van 11 pk. Het wil alleen maar zeggen dat men bij hogere kostenvergoedingen (voor wagens van meer dan 11 pk), niet meer kan terugvallen op het tarief van de overheidsambtenaren. En dat men op zoek moet gaan naar een andere ernstige norm. Allicht zal men daarvoor inspiratie kunnen zoeken in het tarief dat gebruikt wordt bij de berekening van de voordelen van alle aard die voortvloeien uit het privé-gebruik van bedrijfswagens. Dit tarief is immers even hoog als het tarief van de overheidsambtenaren ; maar het verschil is dat het ook in forfaitaire kilometerprijzen voorziet voor wagens van meer dan 11 pk.

ABNORMAAL.

De zoektocht naar een andere ernstige norm zal ook noodzakelijk zijn wanneer een werknemer met zijn eigen wagen, zeer veel verplaatsingen maakt in dienstverband. Volgens de administratie kan het tarief van de overheidsambtenaren immers slechts als ernstige norm worden gebruikt, wanneer het aantal kilometers niet abnormaal hoog is. 24.000 kilometer is, volgens de administratie het maximum. Wie met zijn eigen wagen meer verplaatsingen maakt in dienstverband, zal bijgevolg ook een aangepaste berekening moeten maken. Kennelijk gaat de administratie er immers van uit dat de gemiddelde kilometerkost daalt, naarmate het aantal gereden kilometers hoger wordt.

PLAFOND.

Nog een probleem(pje). In het reglement dat betrekking heeft op de kilometervergoedingen van de overheidsambtenaren staat ook iets te lezen over de hypothese waarin de staat een verplaatsingsvergoeding uitbetaalt aan personen die niet tot het rijkspersoneel behoren. Met name dat de uitkering in dit geval geplafonneerd wordt op de vergoeding die uitbetaald wordt voor wagens van 7 pk.

Sommigen hebben gemeend hieruit te moeten afleiden dat de belastingvrije kostenvergoedingen in de privé-sector ook geplafonneerd zouden zijn op 7 pk. En dat hogere kostenvergoedingen (ten belope van het hogere saldo) bijgevolg belastbaar zijn.

Dat is natuurlijk onjuist. Men mag de zaken immers niet door elkaar haspelen. Als de staat niet bereid is om aan niet-ambtenaren hogere vergoedingen uit te betalen dan vergoedingen die overeenstemmen met wagens van 7 pk, dan zegt dit wel iets over de krenterigheid van de staat ; maar uiteraard niets over de fiscale kwalificatie die aan hogere kostenvergoedingen gegeven moet worden.

Het referentiepunt is trouwens niet de vergoedingen die de staat aan de niet-ambtenaren betaalt, maar wel de vergoeding die zij betaalt aan personen die wel tot het overheidspersoneel behoren.

Men mag er bijgevolg gerust in zijn : voor wagens van meer dan 7 pk mag men de hogere vergoedingen hanteren ; met dien verstande dat men voor wagens van meer dan 11 pk (zoals hoger gezegd) op zoek moet naar een andere ernstige norm.

Jan Van Dyck

Jan Van Dyck is fiscalist.