STILLE EN EFFICIËNTE AMBTENAREN

Stilaan raakt telewerken ingeburgerd in ons land. Bij IBM Belgium werken 1000 van de 1600 werknemers grotendeels op een andere plaats dan het klassieke kantoor. Maar het noffice-concept (het flexibele kantoor zonder vaste werkplekken) is gloednieuw.

Hier geeft de Vlaamse overheid het goede voorbeeld. In haar beleidsverklaring belooft de regering anders te willen gaan werken. De pionier in deze combinatie van kantoorinnovatie en telewerken is Leo Victor, secretaris-generaal van het departement Algemene Zaken en Financiën. In april 2000 gaf deze topambtenaar zijn 60 vierkante meter grote kantoor op. Samen met 160 (binnenkort 180) collega’s deelt Victor de nieuwe kantoorruimte op de derde verdieping van het Boudewijngebouw in Brussel. Ze beschikken elk over een persoonlijke kast, een mobiele telefoon en een flexikoffer, waarin een laptop en wat mappen zitten. De ambtenaren kunnen in een open (groep) of gesloten (cockpit) ruimte werken. Op het ergonomische meubilair staan dynamite blocks, waarmee iedereen zijn draagbare computer op het interne systeem kan inloggen. Centraal in het gebouw ligt het gemeenschappelijke archief.

Met behulp van Germain Verbeemen, partner van WICE Consulting, ontwikkelde Victor de krijtlijnen van het project, dat nu genomineerd is voor een e-Work Award van de Europese Commissie: “De resultaten zijn bemoedigend. Uit een eerste enquête onder de deelnemers blijkt dat ruim 75% tevreden is. Wat productiviteit betreft, stellen de diensthoofden een lichte verhoging van het rendement vast. De totale investering van naar schatting 200 miljoen frank (inclusief verbouwing, meubilair en informatica) zou door ruimtebesparing alleen al binnen de vijf jaar worden afgeschreven. Ook verbetert het onderlinge overleg en de communicatie door de nieuwe indeling. Het tijdverlies door gebabbel her en der blijft beperkt. Iedereen ziet wat je doet.”

Hoewel Victor het principe van een clean desk hanteert, gelooft de secretaris-generaal niet in een papierloze samenleving: “Ik kan geen rapport van twintig bladzijden op een computerscherm lezen. Wel geloof ik in digitale archivering om de toegankelijkheid van de dossiers te bevorderen. Daarom wil ik op termijn alle documenten laten inscannen.”