Stem agenda’s op elkaar af

Op kantoor werkt u met meerdere mensen samen. Iedereen heeft zijn eigen agenda met afspraken en daardoor is een vergadering vastleggen niet altijd eenvoudig. Met onderstaande tools wordt dat een stuk gemakkelijker.

Eenvoud siert. Dat is het motto van het Zwitserse Doodle (www.doodle.ch). Met deze tool kunt u op een uiterst comfortabele manier uw collega’s of zakenpartners bij elkaar krijgen voor een vergadering. U surft gewoon naar de website en daar kiest u voor de Nederlandstalige versie. Vervolgens maakt u een nieuwe ‘peiling’ aan: u geeft die een titel (bijvoorbeeld ‘kwartaalbespreking’) en eventueel een korte omschrijving. In een tweede stap selecteert u enkele dagen en tijdstippen die u passen. U krijgt dan een link voorgeschoteld die u kunt e-mailen naar alle betrokkenen. Zij kunnen dan aangeven welke data ook in hun agenda passen. Handig is dat u online kunt volgen hoe zij ‘stemmen’. Op basis hiervan kunt u dan de vergadering vastleggen. Doodle vereist geen installatie van software of enige registratie. Prima initiatief.

Link met Outlook

Een stuk gesofisticeerder is TimeBridge (www.timebridge.com). Ook hiervoor hoeft u geen software te installeren, alles kan online, maar gratis registratie is wel vereist. Daarna tikt u de e-mailadressen van de genodigden in en duidt u op een kalenderblad de vrije momenten in uw agenda aan. Die zijn weliswaar beperkt tot maximaal vijf (bij Doodle is er geen beperking). Voor u de uitnodiging verstuurt, kunt u eventueel instellen wanneer de betrokkenen precies die e-mail moeten krijgen. Via deze mail kunnen zij gemakkelijk aangeven welke tijdstippen hen passen. Vervolgens gaat TimeBridge zelf op zoek naar een moment waarop iedereen vrij is en wordt iedereen per e-mail verwittigd. Via uw persoonlijke webpagina kunt u op eender welk moment de stand van zaken bekijken. Komt het uiteindelijk niet tot een ‘match’, dan wordt u hiervan uiteraard ook op de hoogte gesteld.

TimeBridge werkt in principe dus volledig online. Maar u krijgt wel de mogelijkheid om een extra stukje software te installeren: een knoppenbalk voor Outlook. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de contactadressen van uw invités rechtstreeks importeren. Ook uw huidige afspraken in uw Outlook-agenda kunt u overzetten. Zo weet TimeBridge meteen welke de vrije momenten in uw agenda zijn. De synchronisatie kan trouwens ook met uw Google Calendar. En zodra een vergadering is vastgelegd, kan u die via de toolbar in uw Outlook-agenda plaatsen.

Flexibele mogelijkheden

Een derde mogelijkheid is Tungle (www.tungle.com). Ook gratis, maar het gaat wel om software die u sowieso moet installeren. Na de installatie en registratie wordt uw Outlook-agenda automatisch gesynchroniseerd met die van Tungle. Een vergadering beleggen is op die manier kinderspel: u selecteert de genodigden uit de linkerkolom (daarin vindt u al uw Outlook-contactpersonen terug) of u tikt de e-mailadressen manueel in. Daarna selecteert u de gewenste tijdstippen voor de vergadering op de kalender. Het aantal is onbeperkt en u kunt zelfs meerdere dagen in een keer selecteren, dat kan niet bij Doodle of TimeBridge. Daarnaast kunt u ook meteen de beschikbaarheid van andere Tungle-gebruikers checken. Vervolgens verstuurt u de uitnodiging met een druk op de knop. De verdere afhandeling is vergelijkbaar met die van de andere tools. (T)

Door Roel Van Espen