Professioneel communiceren

Dit zat onlangs in mijn mailbox.

Beste Buelens, U weet dat professioneel communiceren met partners, leveranciers of klanten cruciaal is voor een gezonde langetermijnsamenwerking. Maar ben u nog up-to-date? Ontdek via een eenvoudige en doelgerichtesurvey… Elke deelnemer belonen we met 10 songs, gratis te downloaden en te kiezen uit meer dan 165.000 songs.

Onderstaande mail heb ik niet als reply gestuurd

Geachte Firma A,

Proficiat, u bent door al mijn spamfilters geraakt. Het bewijst dat u weet hoe u professioneel partners, leveranciers en klanten kunt irriteren.

U spreekt mij aan met Beste Buelens. Proficiat, u hebt zin voor alliteraties, net zoals Suske en Wiske. Ik heb dus wel wat kansen gemist in mijn aanspreektitel. Dag Ambetante A of dag Afstandelijke A.

Iemand aanspreken met Beste Buelens, is dat wel een voorbeeld van professioneel communiceren? Studenten doen dat graag: beste professor, kunt u even tegen morgenvroeg deze drie hoofdstukken van mijn thesis nalezen, want ik ben in tijdnood door mijn skivakantie. Maar u bent geen student. U bent een professionele partner. Beste Marc, tot daar toe, geachte heer Buelens vind ik correct, maar Beste Buelens? Mijn turnleraar placht te zeggen: ” Allez Buelens.” Leerkrachten in de jaren zestig mochten dat doen. Maar een professionele firma in 2011?

Weet u hoe ik graag word aangesproken? Zoals in het Verre Oosten. Mister Marc. Of als ze mijn job kennen: professor Marc. Dan smelt ik weg. Maar Beste Buelens?

En dan uw zeer vriendelijk aanbod om mij te belonen met tien songs. Wat is dat voor een professionele aanpak? Is dit een stunt van een studentenclub? Belangrijk detail: ik mag kiezen uit 165.000 songs. Mijn hartje begint al sneller te slaan. Toch nog een belangrijk detail: zijn er ook Beatles-songs bij? Vooral die van het Witte Album. Ik mis er nog enkele.

Ik heb uw survey even aangeklikt. Ik moet zeggen: uw bedrijf getuigt van veel politieke moed. Ik moest kiezen tussen België, Belgique en Nederland. Drie verschillende landen neem ik aan. Dat strookt wel met mijn persoonlijke politieke overtuiging, maar ik dacht niet dat u wist dat Beste Buelens het goed meent met dit land en dus denkt dat het best twee landen zou worden.

En nu de enquête. Het eerste waar ik aan herinnerd word, is dat ik recht heb op die tien songs. Uw product moet niet echt belangrijk zijn, als dit gegeven zo centraal staat. De eerste vraag peilde naar de duidelijkheid van mijn correspondentie. In mijn ogen is die zeer duidelijk. Maar de ontvangers van die correspondentie denken daar misschien anders over. Hoe kan ik dat nu weten? Nemen we als voorbeeld uw tweede vraag Zijn daartoe bevoegde collega’s in staat om uw correspondentie eenvoudig aan te passen? Oeps… niet duidelijk voor mij. Wat is dat? Een daartoe bevoegde collega? Of die mijn mails mag nalezen? Mijn online surveys? Voor u zal dat wel zeer duidelijk zijn. Niet voor mij… Bent u in staat om commerciële boodschappen (acties, promo’s e.d.) in de context van de correspondentie geautomatiseerd in te voegen? Sorry, ambetante A, maar u spreekt koeterwaals.

Omdat ik de enquête maar voor de helft heb ingevuld, kreeg ik uiteraard geen code voor mijn tien liedjes. Zo erg vind ik dat nu ook weer niet, als ik er tien zou gekozen hebben, zou ik me wekenlang schuldig voelen waarom juist die tien.

Waarom ik die mail nooit heb verstuurd? De mail kwam van (geen grapje!) noreply@… Echte communicatie is tweerichtingscommunicatie. Maar dat weet Ambetante A blijkbaar niet.

MARC BUELENS, Partner-hoogleraar management aan de Vlerick Leuven Gent Management School