Pas op: het gerecht wordt efficiënt

Het kabinet van minister Marc Verwilghen zet alles op alles voor een snelle informatisering van Justitie. Té snel, vrezen sommigen. “Wij gaan vooruit,” zegt zijn nieuwe adjunct-kabinetschef. “De rest moet volgen.”

“Dertien verschillende informaticasystemen met evenveel helpdesks en onderhoudsploegen hebben het ministerie tot op heden ondersteund,” zucht Christophe Van Vaerenbergh, sinds 1 september gepromoveerd tot adjunct-kabinetschef van minister van Justitie Marc Verwilghen ( VLD). “In 27 gerechtelijke arrondissementen zijn vier rechtbanken én een parket actief met elk een afzonderlijke griffie. Meestal is er onderling geen verbinding, laat staan met de buitenwereld.”

Justitie telt meer dan 500 gebouwen, 33 gevangenissen inbegrepen, met elk een eigen informaticanetwerk. Onderling zijn de systemen niet compatibel. Van Vaerenbergh: “Dat zal veranderen. Eén performant systeem en een grondige sanering zullen vanaf de eerste helft van volgend jaar van onze Justitie een voorloper in Europa maken.”

Peptalk van een adept van Marc Verwilghen? Ook kritische waarnemers hebben vertrouwen in de gewezen PricewaterhouseCoopers-consultant. Luister naar Rogier De Corte, professor gerechtelijk recht en al twintig jaar in de weer met wat nu modieus e-justice heet. “Justitie heeft al twee dure informatiseringsgolven achter de rug,” getuigt hij. “Het resultaat: een totale mislukking. Deze keer geloof ik er wel in. Voor het eerst werden de gebruikers – magistraten, griffiers, parketsecretarissen – vanaf de start betrokken bij het project.”

Eerste fase achter de rug

Op 15 september rondt Justitie de eerste fase van het zogenaamde Phenix-plan af. Na de analyse van de informatiestromen binnen en tussen de verschillende diensten, creëerde Unisys een elektronisch model, dat gegevens bevat over hangende dossiers. Deze dagen presenteert het kabinet de resultaten aan de gebruikers, die onderzoeken of het beantwoordt aan hun behoeften.

In de toekomst zullen alle stukken van de juridische dossiers elektronisch beschikbaar zijn. Vanaf de start van een strafonderzoek of de inleiding van een burgerlijke zaak krijgt het dossier een file op een website. Die is toegankelijk voor magistraten en hun medewerkers, advocaten, politiediensten en betrokken burgers. Naargelang van hun functie en de stand van het dossier geeft een veiligheidscode hen (eventueel beperkt) toegang tot de site.

Van Vaerenbergh: “Zo weten gebruikers na een paar klikken waar de documenten zich bevinden en wie het dossier nu behandelt. Voor deze informatie moet je vandaag een telefoon of tien doen.”

Vooral voor strafdossiers is de vereenvoudiging van de informatiestroom een verademing. Een bezoekje aan om het even welke onderzoeksrechter toont dat aan. Individuele dossiers nemen soms meters ruimte in beslag en documenten verdwijnen nu en dan in het niets. Advocaten mogen de dossiers van hun cliënten in voorlopige hechtenis enkel inkijken op de griffie, voor zover het parket of de politiediensten er niet mee in de weer zijn.

De Dendermondse advocaat Marc Cottyn, die de zaken opvolgt voor de Vlaamse Orde der Advocaten, verzucht: “Wij verliezen uren met de papieren rompslomp van Justitie. Het tart de verbeelding hoe oubollig we vandaag te werk gaan.”

Rogier De Corte vindt dat Justitie niet ver genoeg gaat. “De nieuwe technologieën worden enkel gebruikt om de bestaande informatiestroom te automatiseren, niet om een grondige hervorming te realiseren,” verdedigt hij. “Dat is vooral een goede zaak voor advocaten. Die kunnen via de website een zaak inleiden en de conclusies via het net versturen. Voor de rechter verandert er echter weinig. Hij zal de documentjes laten uitprinten en de zaak behandelen als vanouds, door de argumenten te zoeken die hem ergens worden voorgeschoteld. Zelf stelde ik een systeem voor waarbij de juridische argumenten pro en contra strikter geordend zouden worden, rechtsvraag per rechtsvraag. Dat zou het werk van alle actoren bij de rechtsvinding helpen.”

De rest moet volgen

Een van de zwakke punten van het Phenix-project is de betrokkenheid van derden, die hun eigen standaarden gebruiken en wier informatie ingebracht moet worden: advocaten, gerechtsdeurwaarders, notarissen en de federale politie, bijvoorbeeld. Assertief verdedigt Van Vaerenbergh: “Justitie loopt vooruit met de informatisering en stelt de standaard. De rest moet zich aanpassen. Een andere houding zou leiden tot voortdurende wijzigingen.”

Justitie werkt overigens met open technologie (zoals Java en xml) – om te vermijden dat ze afhankelijk worden van één leverancier – en met de meest gangbare pakketten, zoals Microsoft Word of Adobe Acrobat. “Een advocaat kan zich de nodige software voor 300 euro eigen maken,” zegt Van Vaerenbergh. “Met de advocaten hebben we overigens niet de minste problemen bij de implementatie van Phenix. Ze staan zelf nog nergens met hun informatica. Ze hangen hun kar aan Phenix.”

Meester Cottyn repliceert fel: “Momentje. Wij staan al jaren klaar met moderne middelen om invulling te geven aan de informatisering van Justitie. De administratie en de magistratuur vormden een hinderpaal bij de uitwerking ervan. Het kabinet heeft intussen weliswaar bergen verzet, maar het mag de zwartepiet echt niet naar de balie doorschuiven.”

Met de gerechtsdeurwaarders praat Justitie over het centrale register dat alle informatie over beslagen bij wanbetalers zou bevatten. “Er bestaan nogal wat problemen tussen de Vlaamse en de Franstalige deurwaarders,” aldus Van Vaerenbergh. “Ook is er geen duidelijkheid over de technische invulling van het register, laat staan de financiering. Maar we gaan echt niet wachten met de technologische ondersteuning van de beslagrechters tot de heren deurwaarders klaar zijn. Ze ordenen best hun interne keuken, dan pas kunnen we beslissen of we tijd en middelen investeren in de informatisering van alle beslagberichten voor het gebruik door derden.”

Een gelijkaardig probleem doet zich voor bij de modernisering van het handelsregister, waarbij de back-office (het beheer van gegevens over rechtspersonen) door Justitie en de front-office (inbreng en communicatie van data) voortaan door de privé-sector zou gebeuren. Het personeel van de griffies van de rechtbanken van koophandel vreest dat de hervorming boven hun hoofden gebeurt. Dat is het gevolg van persberichten, waarbij Marc Verwilghen deed uitschijnen dat deze hervorming al in kannen en kruiken was, terwijl het personeel van niets wist.

“Dat leidde tot paniek,” weet Van Vaerenbergh. “Ik geef toe dat we hier wat de communicatie betreft hebben gefaald. Bovendien was dit proces vertraagd door de Raad van State. We hebben hierover tot dusver geen officiële mededelingen gedaan, omdat we zelf niet 100% zeker waren dat de centralisering zou verlopen als gepland. We wilden ook niemand frustreren met voorbarige berichten.”

Van carbon naar computer

Ook onduidelijk is de situatie bij de federale politie. Van Vaerenbergh maakt zich sterk dat élk onderzoeksdocument beschikbaar zal zijn op het Phenix-systeem. Wie ooit een proces-verbaal zag opstellen door een politieman die achter zijn typmachientje met carbonpapier werkt, weet dat de schok enorm zal zijn.

“Ik ben er gerust in,” sust Van Vaerenbergh. “De samensmelting van de rijkswacht, de lokale politiediensten en de gerechtelijke politie dwingt hen al ernstig na te denken over de stroomlijning van de informatie. Bovendien beschikken ze over de middelen om een performant systeem uit te bouwen. Uiteraard zijn er problemen, maar het stof begint weer te zakken. We zouden gek zijn om niet van die nieuwe wind te profiteren en beide informaticasystemen vanaf de start compatibel te maken.”

Net omdat deze operatie de meest riskante is, maakt Justitie een prioriteit van de informatisering van de strafrechtelijke diensten. Ook intern is de stroomlijning van de systemen van de rechtbanken, het parket, sociaal assistenten, jeugdhuizen, gevangenissen en andere actoren van Justitie het moeilijkst. Van Vaerenbergh: “Als we er op dit terrein in slagen, is de daaropvolgende verwerking van de burgerrechtelijke dossiers peanuts. Zouden we starten met de hervorming van de burgerrechtelijke poot, dan zouden we achteraf toch grondige aanpassingen moeten doen om de strafrechtelijke hindernissen te kunnen nemen.”

Met de realisatie van Phenix wordt het een stuk makkelijker om verbanden te leggen tussen de verschillende gerechtelijke onderzoeken (binnen de grenzen van de geheimhouding uiteraard). Burgerlijke partijen en andere gebruikers zullen ook sneller worden geïnformeerd over hun rechtszaken. Ook inlichtingen over ondernemingen (oprichting, faillissementen, RSZ-dagvaardingen enzovoort) zullen efficiënt én gratis beschikbaar zijn. Hardrijders zullen dan weer minder tevreden zijn, omdat de kans voor een sepot als gevolg van de trage verwerking van de proces-verbalen erg klein wordt. “De inkomsten van de overheid aan geïnde boetes zal toenemen,” grinnikt Van Vaerenbergh. “Enkel met dat extraatje kan Phenix zichzelf financieren.”

Stroper wordt boswachter

Het Phenix-project kost 24 miljoen euro. Het wordt uitgewerkt met een team van Unisys. Deze onderneming was 17% duurder dan de concurrentie. Bij de weging hield het kabinet voor de helft rekening met de kwaliteit en voor de rest met de prijs.

“In het verleden liet Justitie zich leiden door het prijskaartje, wat resulteerde in onvolmaakte opdrachten en peperdure facturen achteraf om de situatie op te kalefateren,” stelt Van Vaerenbergh, die als gewezen PwC-consultant zelf ooit opdrachten uitvoerde voor de overheid. “In zekere zin ben ik de boswachter die zijn stiel geleerd heeft als stroper.”

Unisys heeft een resultaatsverbintenis. Als na de eerste fase blijkt dat de gebruikers niet met het systeem kunnen werken, krijgt de nummer twee bij de aanbesteding ( Axilys) de kans om de ontwikkeling door te voeren. Van Vaerenbergh. “Uiteraard is dat een stimulans om de eerste fase zeer grondig te concipiëren.”

De tweede fase gebeurt in november. Voor het einde van dit jaar moeten zo’n 1600 computers worden geïnstalleerd op de hoven en rechtbanken. In heel wat rechtbanken zijn die machines vandaag stille getuigen dat er iets op til is. Stil, want ze zijn niet aangesloten. Van Vaerenbergh: “We voeren bij Justitie momenteel een grondige sanering door bij de onderaannemers, wat een aantal van hen inspireerde om moeilijk te doen bij de installatie. Dat probleem is intussen opgelost.”

IBM, Getronics, Oracle, Cap Gemini, Siemens, Telindus, Ubizen, Alcatel en Sun zijn slechts enkele bedrijven die de deur plat lopen op het kabinet van Justitie. “Deze versnippering van inspanningen was duur en tijdrovend,” aldus Van Vaerenbergh. “Daarom beperken we het aantal onderaannemers en investeren we in eigen informatici.”

Koppige rechters?

In de derde fase van Phenix zullen de 8000 gebruikers zich op eigen tempo (via e-learning) het gebruik eigen maken. Het kabinet moest spitsroeden lopen om de magistraten op één lijn te krijgen.

Van Vaerenbergh wijst erop dat de rechterlijke macht onafhankelijk staat tegenover het ministerie, de uitvoerende macht. “Wie aan de centralisering van de informatica begint zonder de medewerking van de rechtbanken, loopt met zijn hoofd tegen de muur,” zegt hij. “Een ambtenaar van Financiën kan je verplichten met een bepaalde software te werken en bijscholingscursussen te volgen. Een magistraat niet. Als hij weigert, is de kous af. Daarom moet je hem overtuigen van de toegevoegde waarde van de operatie.”

Phenix wordt daarom gesegmenteerd in een tiental deelprojecten. Er werken zo’n 150 personen aan mee, die de vooruitgang permanent evalueren. Vanuit het kabinet en de magistratuur sturen Van Vaerenbergh en Ivan Verougstraete (voorzitter van het Hof van Cassatie) de operatie bij. “De medewerking van deze topmagistraat was essentieel om iedereen over de brug te krijgen,” weet professor Rogier De Corte.

Van Vaerenbergh lijkt zelf wat verbaasd door de snelheid waarmee Phenix sinds de start, negen maanden geleden, wordt doorgevoerd. “Iedereen verklaarde me gek toen ik mijn timing voorstelde,” klinkt het bij de 29-jarige informaticus. “We zitten op koers. Ik maak me sterk dat e-justice in de eerste helft van 2003 een feit wordt. En neen, dat is geen sciencefiction.”

Meester Cottyn relativeert: “Ik vrees dat Verwilghens medewerker zich in zijn jeugdige gedrevenheid vergist en de logheid van het systeem onderschat. Maar toegegeven, als deze operatie zelfs gedeeltelijk lukt, maakt Justitie eindelijk, sinds jaren, een goede beurt.”

Hans Brockmans

Bruno Leijnse

hbrockmans@trends.be

“Iedereen verklaarde me gek toen ik mijn timing voorstelde. Maar we zitten op koers.”

(Christophe Van Vaerenbergh, ministerie Justitie)

Voor het einde van dit jaar moeten zo’n 1600 computers worden geïnstalleerd op de hoven en rechtbanken.