Open een Oost-Europees filiaal in 7 stappen

Nu veel landen in het voormalige Oostblok tot de Europese Unie behoren, denken steeds meer kmo’s aan de financiële en praktische voordelen van een filiaal in Centraal- of Oost-Europa. We vroegen een locatieconsulent hoe je daar het best aan begint.

Verhuizen of uitbreiden naar Centraal- of Oost-Europa wordt ook voor kleinere bedrijven steeds aantrekkelijker. De stap tussen denken en doen blijft echter groot. Veel kmo’s verkijken zich op de keuze van de vestigingsplaats en schatten de mogelijkheden van een Oost-Europese vestiging verkeerd in. “De grootste fout is te denken dat het alleen om productieactiviteit gaat. Je moet het hele plaatje bekijken, van logistiek tot het fiscale regime,” zegt Gino De Reuwe van locatieconsulent Business Mobility International (BMI).

1. Waarom verhuizen naar Oost-Europa?

Al sinds de val van de Muur worden Centraal en Oost-Europa aangeprezen als nieuw wingewest. Het is een eerlijke bedenking om te stellen dat daardoor het vet wellicht van de soep is. Maar ze klopt niet volgens Gino De Reuwe, sinds 1993 aan het hoofd van de locatiespecialist BMI. “Denken dat de trein vertrokken is, slaat nergens op. Met de uitbreiding van de EU in 2004 is dit de tweede thuismarkt geworden. Het is een kwestie van overleven om daar aanwezig te zijn. Bovendien is het stukken makkelijker om in Oost-Europa te groeien dan pakweg in Frankrijk.”

De redenen om een filiaal te openen achter het voormalige IJzeren Gordijn zijn erg uiteenlopend. Soms worden ze ingegeven door de markt waarin het bedrijf opereert. Het kan echter net zo goed een gevolg zijn van een acquisitie. Een verhuizing van de productieactiviteit als een vorm van kostenbesparing blijft zeker in trek. Al maakt De Reuwe daar meteen een kanttekening bij. “Het kostenvoordeel bestaat nog steeds, maar als motivatie om te delokaliseren wordt het soms te dik in de verf gezet. Ik zie bijvoorbeeld meer en meer bedrijven ook uitwijken omdat ze op zoek zijn naar de juiste mensen, zoals gekwalificeerde lassers.”

2. Hoe begin ik eraan?

Zodra een bedrijf voor zichzelf heeft uitgemaakt waarom het naar het oosten trekt, begint het best aan een uitgebreide informatieronde. Daarvoor zijn verschillende kanalen beschikbaar. Een instantie als Flanders Investment and Trade (FIT), het exportagentschap van de Vlaamse Gemeenschap, zal bijvoorbeeld aardig wat informatie kunnen verstrekken over de landen van Centraal- en Oost-Europa. Maar die is er in de eerst plaats op gericht om Vlaamse export in goede banen te leiden. Accurate gegevens over vastgoedprijzen of lokale belastingvoordelen – toch essentiële informatie voor wie een geschikte plek zoekt voor zijn Oost-Europese vestiging – heeft het FIT niet ter beschikking. Voorlopig althans, want met de nieuwe beheersovereenkomst die de Vlaamse regering heeft afgesloten, zou de opdracht van het agentschap ruimer worden ingevuld en zou ook ‘hulp bij investeringen’ worden aangeboden.

Voor een volledige begeleiding kunnen bedrijven uiteraard terecht bij een van de Big Four in de auditwereld (PricewaterhousCoopers, Deloitte, KPMG en Ernst & Young). Via hun wereldwijde netwerken kunnen zij over elk land een pak informatie geven, zowel wat fiscale wetgeving betreft als investeringssubsidies.

BMI neemt met elk bedrijf, groot of klein, het hele traject eerst helemaal door. Om de zin of onzin van een dergelijke investering aan te tonen, gebruikt De Reuwe concrete cijfermodellen. “We kijken naar de kosten van de logistiek en de arbeidskosten. De reële kostprijs per uur wordt berekend op basis van effectieve werkuren en extra’s die soms cultuurgebonden zijn, zoals voedselpakketten of gebedspauzes tijdens de ramadan. Met die cijfers kunnen we een cashflowsimulatie maken en de impact van de investering inschatten over de volgende tien jaar.”

3. Kan ik het ook zelf?

Een beetje kmo-bedrijfsleider heeft vandaag al heel wat contacten in Centraal- en Oost-Europa. Het lijkt daarom niet zo’n gek idee om de expansie volledig in eigen handen te nemen. De Reuwe waarschuwt voor onbezonnen avonturen. “Het gebeurt dat sommige van onze kmo-klanten komen aandragen met iemand die ze hebben leren kennen op een beurs in Boedapest en met wie ze wel in zee willen gaan. Maar de ervaring leert dat die weg zelden tot een succes leidt. Je mag niet vergeten dat het gaat om een investering op lange termijn en dat er veel geld mee gemoeid is. En dan heb ik het niet over de flagrante mislukkingen, maar ook over de vele gevallen waar misschien wel een goede locatie werd gekozen, maar niet het volle potentieel uit werd gehaald.” Heel wat mensen denken dat ze zelf de analyse kunnen maken, weet De Reuwe, omdat veel informatie vrij toegankelijk is. “Maar wat ze over het hoofd zien, is dat ze vaak niet alle relevante gegevens in handen hebben. Om een goed idee te hebben van de vastgoedprijzen in een Tsjechische provincie zou je de prijzen van vijftig kantoren moeten vergelijken. Dat is een arbeidsintensief werk dat zuiver tijdverlies betekent voor een bedrijf. Onze lokale specialisten hoeven die gegevens maar uit de lade te trekken.”

4. Hoe kies ik een locatie?

De kern van het verhuizings- of uitbreidingsproces ligt in de keuze van de locatie. Het uitgangspunt is dat de nieuwe vestigingsplek een optimale combinatie moet bieden van logistiek, arbeidskosten en lokale voorzieningen, zoals personeel en belastingvoordelen. “Bij een locatie gaat het zoals bij een partner. De ideale bestaat niet. En als hij al bestaat, komt hij zeker niet uit de hemel vallen,” aldus De Reuwe. “Waar het op aankomt, is dat ook hier objectieve informatie wordt vergeleken. We beginnen meestal met een longlist van ongeveer acht landen. Daarbij zit vaak ook het land dat de voorkeur van onze klant wegdraagt. Op het einde houden we meestal een shortlist van drie landen over.”

Wanneer de knoop moet worden doorgehakt, worden de louter financiële factoren even aan de kant geschoven en wordt er gekeken naar de zogenaamde ‘kwalitatieve aspecten’ van een locatie. “Daaronder verstaan we bijvoorbeeld de talenkennis en de opleidingsgraad van de arbeidskrachten. Als er op het einde drie volwaardige kandidaten overblijven, laten we de keuze volledig aan de klant. Maar het streefdoel is om te komen tot een terrein op een bepaalde locatie,” zegt De Reuwe.

Zodra de plek vastligt, schakelt BMI zijn lokale vastgoedpartners in om een geschikt stuk bouwgrond te zoeken. “Ook dat is een fase waar bedrijven zonder hulp veel kostbare tijd kunnen verliezen. Door ons netwerk van lokale mensen kunnen we over heel Centraal- en Oost-Europa binnen afzienbare tijd grond aanbieden.” Ook voor het aanwerven van personeel werkt BMI samen met hr-bedrijven ter plekke.

5. Welke financiële steun kunt u krijgen?

De mogelijkheden om financiële steun te krijgen voor een investering in het buitenland zijn de voorbije jaren alleen maar toegenomen. FIT kent sinds mei vorig jaar niet alleen subsidies toe voor uitvoer, maar ook voor investeringen. Daaronder vallen bijvoorbeeld subsidies voor het openen van een buitenlands prospectiekantoor, steun voor de aankoop van een lastenboek voor internationale aanbestedingen en multilateraal gefinancierde projecten en – sinds april 2006 – haalbaarheidsstudies.

Oost-Europa is een lappendekken van allerhande subsidieregelingen, waarmee de nationale regeringen bepaalde achtergestelde regio’s uit het slop willen halen. De steunmaatregelen variëren van regelrechte investeringssteun tot allerlei lokale belastingvoordelen (zie tabel).

Daarbij komt uiteraard nog de steun die de EU verleent aan bedrijven die in de nieuwe lidstaten willen investeren. “Daarmee is het opletten geblazen,” zegt Gino De Reuwe. “Europa heeft een plafond ingebouwd dat bepaalt dat de totale steun niet meer mag bedragen dan 50 % van de investeringswaarde. Daarin worden zowel de lokale en nationale, als de Europese steun verrekend. Het is dus altijd uitkijken dat er niet te veel geld wordt beloofd, dat achteraf niet kan worden uitbetaald.”

De Reuwe relativeert ook het belang van de steunmaatregelen. “Het geld is uiteraard mooi meegenomen, maar financiële steun heeft van een slechte deal nog een goede deal gemaakt. Uiteindelijk is het altijd de bedrijfseconomische logica die een beslissing als deze moet motiveren.”

6. Hoe snel kan ik delokaliseren?

Zeer snel, als het moet. De Reuwe: “We hadden vorig jaar een klant uit de informaticasector die met een acuut capaciteitstekort kampte. In april zijn we eraan begonnen. In juli hebben we de grond gekozen en in september was de bouwaanvraag ingediend. In iets meer dan een half jaar waren ze operationeel.”

Snelheid is volgens De Reuwe in ieders belang bij de afhandeling van een expansie. “Wie niet snel genoeg is, geeft bijvoorbeeld een concurrent in dezelfde markt de kans om de mogelijkheden eerder te benutten.”

7. Wat zijn de risico’s?

De uitbreiding is geslaagd, vindt De Reuwe. Daardoor is het risico om in Oost-Europa te investeren een pak kleiner geworden. “De EU-wetgeving is overal geïmplementeerd, wat ervoor zorgt dat we eigenlijk binnen hetzelfde kader als hier werken. Alle obstakels zijn weg en de kwaliteit van de productie en het personeel is alleen maar verbeterd. Ook de transparantie van de overheidsdiensten is een stuk groter geworden, en met de corruptie gaat het de goede kant uit.”

Wouter De Broeck