Oogjes dicht en snaveltjes toe

Van werknemers wordt verwacht dat ze loyaal zijn en geen vertrouwelijke informatie lekken. Maar wat is vertrouwelijk? En hoe kan de werkgever zich indekken?

Geheimhouding en zwijgen zijn niet alleen een kenmerk van spionnen. Ook van werknemers wordt verwacht dat ze discreet zijn en geen vertrouwelijke informatie lekken. Alles wat zich binnen de muren van de onderneming afspeelt, hoort daar te blijven. “Elke werknemer is gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Die geldt niet alleen op het werk en erbuiten, maar ook voor ex-werknemers,” zegt Jan Hofkens, partner bij advocatenkantoor Lontings & Partners en specialist in arbeidsrecht. De wet legt geldboetes en gevangenisstraffen op aan werknemers die kwaadwillig geheimen van de fabriek waarin ze werkzaam zijn (geweest), aan anderen meedelen. Bovendien is het onthullen van vertrouwelijke informatie een dringende reden tot ontslag.

Schade vergoeden

Op zich volstaan deze wettelijke bepalingen om werknemers aan te sporen hun mond te houden. Maar om het zekere voor het onzekere te nemen, breiden de meeste werkgevers hun arbeidscontract vaak uit met een vertrouwelijkheidsclausule. “De wet is in heel algemene termen opgesteld,” zegt Hofkens. “Door een aparte clausule toe te voegen aan het contract kan de werkgever duidelijk omschrijven wat hij verstaat onder vertrouwelijke informatie. Dat kan gaan om fabrieksgeheimen zoals een productieproces of de samenstelling van een product, maar ook om informatie met een economische waarde zoals klanten- en distributielijsten, marketingplannen, prijslijsten en offertes.”

Een ander voordeel van een extra clausule is dat de werkgever een financiële sanctie kan koppelen aan het lekken van vertrouwelijke informatie. Het bedrag kan variëren naargelang van het geval. “Bovendien kan de clausule bepalen dat de werkgever de werkelijke schade kan eisen,” aldus Hofkens. Dat is gebruikelijk voor kaderleden en leden van het managementteam. Maar ook commerciële medewerkers ondertekenen meestal zo’n clausule. “In bijna alle sectoren waar kennis en knowhow van medewerkers het belangrijkste kapitaal is, wordt gebruikgemaakt van bijkomende overeenkomsten.”

Ook voor bepaalde projecten, bijvoorbeeld een fusie of een belangrijke investering, kan een aparte vertrouwelijkheidsclausule opgesteld worden. “Clausules voor specifieke projecten zijn erg in trek bij Angelsaksische bedrijven. Daarin staat hoe de uitwisseling van informatie verloopt en voor welke periode de geheimhouding geldt.”

Moeilijk te bewijzen

Ondanks de geheimhoudingsplicht vermoedt Hofkens dat er veel gezondigd wordt. Vooral medewerkers die het bedrijf verlaten, nemen het niet altijd zo nauw. Menig werknemer heeft de bedrijfsdeuren voor het laatst dichtgedaan met een pak vertrouwelijke informatie in zijn aktetas. “Het gaat meestal om medewerkers die het bedrijf verlaten en nog snel enkele adressenlijsten van klanten kopiëren. Maar het is voor een werkgever heel moeilijk te bewijzen dat een ex-werknemer vertrouwelijke informatie heeft meegenomen naar zijn nieuwe werkgever. Af en toe wordt er een klacht neergelegd, maar vervolgingen zijn zeldzaam. Als er concrete bewijzen zijn, reageert de arbeidsrechtbank wel redelijk streng.”

Ook de nieuwe werkgever van de ex-werknemer kan worden gedagvaard voor medeplichtigheid aan contractbreuk. Tot een strafzaak komt het echter zelden. “Ik heb het nog maar één keer meegemaakt,” vertelt Jan Hofkens. “Maar de beschuldigde kreeg opschorting van straf. Het ging over een medewerker uit de toeristische sector die overstapte naar een directe concurrent. Hij had afspraken met leveranciers van zijn vorige werkgever meegenomen.”

De enige manier om te vermijden dat een medewerker overstapt naar de concurrentie, is het afsluiten van een concurrentiebeding. “In het arbeidscontract wordt dan een clausule opgenomen die de werknemer verbiedt om bij de concurrentie aan de slag te gaan. Zo’n beding is wel zeer strikt gereglementeerd. Het mag bijvoorbeeld niet langer duren dan een jaar, het verbod is beperkt tot België en de werkgever betaalt een vergoeding aan de werknemer. Voor internationale kaderleden kan de clausule nog verdergaan, bijvoorbeeld voor twee jaar. De werkgever heeft na het vertrek van de werknemer vijftien dagen de tijd om de clausule te activeren of in te trekken,” weet Hofkens. Daarnaast bestaan er nog andere trucjes voor de werkgever, zoals het gebruik van fictieve namen in een klantenlijst. Als die gegevens dan opduiken in klantenlijsten bij de concurrentie, weet je wel waar ze vandaan komen.

Fijne collega

Als een personeelslid al te loslippig is, wordt hij meestal ontslagen om dringende reden. Bovendien kan de werkgever de schade die hij daardoor oploopt, bijvoorbeeld het afspringen van een fusie, verhalen op de schuldige werknemer. Maar ook als er alleen vermoedens zijn, leidt dit meestal tot een ontslag. Het is namelijk moeilijk samen te werken met een collega die je niet meer vertrouwt, zeker op topniveau. Bovendien is een extra vertrouwelijkheidsclausule niet nodig om iemand om dringende redenen te ontslaan. Alle medewerkers, van laag tot hoog, zijn onderworpen aan de discretieplicht.

Een werknemer hoeft zelfs geen pikante bedrijfsgeheimen aan de grote klok hangen om ontslagen te worden of een geldboete te krijgen. Werknemers die in contact komen met persoonlijke informatie van personeelsleden, klanten, sollicitanten of leidinggevenden moeten discreet zijn. “Stel, een personeelsmedewerker gooit de loonfiches of de evaluatieformulieren van andere medewerkers te grabbel op het intranet. Ook dat kan een dringende reden zijn om ontslagen te worden. Bovendien kunnen werknemers die zich benadeeld voelen een schadevergoeding eisen van de indiscrete collega,” zegt Hofkens.

En ten slotte: vertrouw niet altijd op de discretie van uw eega. Het kan u, wellicht onbedoeld, in lastige papieren brengen.

Hilde Vereecken