Ongelijke voorwaarden voor thuiswerkvergoeding

Thuiswerk is opnieuw verplicht voor alle functies die zich daartoe lenen. Werkgevers kunnen daarvoor een onkostenvergoeding toekennen die belastingvrij is. Al zitten de fiscus en de RSZ niet op dezelfde golflengte.

De thuiswerkvergoeding is een terugbetaling van de kosten die een werknemer maakt om te kunnen telewerken, bijvoorbeeld voor de inrichting en het gebruik van een werkruimte in zijn privéwoning. Denk aan de huur of de afschrijving, de kosten voor kantoormateriaal en meubilair, de aanschaf van computer- en printerbenodigdheden, de kosten voor het onderhoud en de schoonmaak, nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en verwarming, verzekeringen en de onroerende voorheffing. De werkgever kan daarvoor een vergoeding betalen, maar dat is niet verplicht.

De werkgever kan een thuiswerkvergoeding uitkeren op basis van facturen, maar doorgaans wordt gekozen voor een forfaitair bedrag. Als dat niet hoger is dan 129,48 euro (geïndexeerd sinds 1 april 2020) per maand, moet de werknemer daar geen belastingen en sociale bijdragen op betalen. De werkgever kan de kostenvergoeding ook aftrekken in zijn boekhouding.

Fiscus tegenover RSZ

“Vóór de coronacrisis kon de werkgever ook al zo’n forfait toekennen”, zegt Nathalie Seynaeve van de hr-dienstenverlener SD Worx. “Meestal vroeg die daarvoor een ruling aan bij de fiscus, om te vermijden dat die dienst bewijsstukken zou vragen om aan te tonen dat het forfait overeenstemt met de werkelijk gemaakte kosten. Vandaag is zo’n akkoord met de fiscus niet meer nodig.”

“Helaas zitten de fiscus en de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid (RSZ) niet op dezelfde golflengte over de invulling van de bureauvergoeding”, merkt Raïna Gelaude van SD Worx op. “Volgens de RSZ dekt die de kosten voor verwarming, elektriciteit en klein kantoormateriaal. Koopt de werknemer meubilair of computermateriaal, dan kan de werkgever boven op de bureauvergoeding nog eens bijdragen in de kosten. Daarvoor hanteert de RSZ geen forfaits, maar ze verwacht facturen die die kosten bewijzen.”

Deels gebruik

Alle medewerkers die regelmatig en structureel thuis werken, komen in aanmerking. “Volgens de fiscus betekent dat: minstens vijf werkdagen per maand thuiswerken”, zegt Raïna Gelaude. “De RSZ hanteert een richtlijn van acht uur per week.” Een werkgever die een ander bedrag wil geven naargelang de functie, kan daarvoor een aanvraag indienen bij de fiscus.

Aan een werknemer die zijn eigen computer of privé-internetverbinding deels gebruikt voor zijn werk, mag de werkgever een vrijgestelde vergoeding betalen. Die bedraagt maximaal 20 euro per maand voor het professionele gebruik van de eigen pc of laptop en maximaal 20 euro voor het internetabonnement.

“Vanuit het standpunt van de RSZ mag de thuiswerkvergoeding van 129,48 euro worden gecumuleerd met die twee bedragen van elk 20 euro”, zegt Raïna Gelaude. “Wil de werkgever ook rechtszekerheid over de belastingvrije cumulering van beide vergoedingen, dan is hij opnieuw aangewezen op een ruling. Het zou leuk zijn mochten de RSZ en de fiscus tot overeenstemming komen.”