NOTEBOOKS. Voorzichtig !

Draagbare computers zijn geen eilanden in de bedrijfsinformatica. Uw strategie moet ze tenvolle integreren. Een afpuntlijst.

“Het is van het allergrootste belang om draagbare computers in te lassen in de informatikastrategie van een bedrijf en hen niet te beschouwen als een bescheiden funktie of, zelfs, er helemaal geen rekening mee te houden op strategisch vlak, ” betoogt David Clarke, manager van Rothwell Systems, een systeemintegrator die jaarlijks in zijn Corporate Computing Survey de strategie in verband met mobiele computers onder de loep neemt. Clarke formuleert tal van praktische adviezen op basis van zijn research. Een overzicht.

– Wacht niet op de volgende technologische ontwikkeling vooraleer te investeren in draagbare computertechnologie, zegt Clarke. Gebruikers zijn altijd aan het bijleren en de hardware zal steeds een korte “levensduur” hebben, ongeacht het tijdstip waarop bedrijven tot de aankoop overgaan.

– Staar u niet blind op schootcomputers. Handcomputers van het type Psion, of PDA’s (Personal Digital Assistants), die eerder met een stift dan met een toetsenbord werken, kunnen voldoende zijn voor eenvoudige gegevenskaptaties (zoals in engineering of stockbeheer).

Meestal wordt grote voorrang gegeven aan de snelheid waarmee gegevens kunnen afgeleverd worden aan een centraal systeem, eerder dan aan de verfijning van de gebruikte technologie. Een vrij eenvoudig apparaat voor het noteren van gegevens kan marktgevoelige informatie al snel doorgeven naar de basis.

– Nieuwe softwareversies slorpen meer middelen op, wat de ondernemingen ertoe brengt krachtiger machines aan te kopen om de gebruiksmogelijkheden niet in het gedrang te brengen. Het is aangeraden de software die standaard ingebouwd wordt in uw draagbare computers zorgvuldig te kiezen en u niet te snel te laten verleiden tot upgrades, tenzij u weet dat u niet zonder de bijkomende gebruiksmogelijkheden kan.

– Portables zijn duur, soms bijna dubbel zo duur als vergelijkbare kantoorcomputers, ondanks de voortdurende prijsdalingen. Bereid u voor om de strijd aan te binden met uw leverancier en wees niet bang voor alternatieve financieringsmogelijkheden bijvoorbeeld om uw personeel de helft van de kostprijs van hun materiaal te laten betalen.

– Weet dat u bedrijfsinformatie vervoert. Wie een portable meeneemt, haalt doorgaans waardevolle bedrijfsinformatie weg uit een veilige kantooromgeving. Ondernemingen die steeds meer gebruik maken van portables voor hun zaken, moeten hun personeel bewust maken van de risico’s die daarmee verbonden zijn.

– Let op voor virussen. Besmetting met virussen kan draagbare pc’s treffen. Dat kan niet enkel de eigen onderneming, maar ook die van de klant ernstig in gevaar brengen. Het is erg gemakkelijk om iemands computersysteem te besmetten en als u niet voorzichtig bent kan u een eis tot schadevergoeding oplopen tenzij u een doeltreffende beveiliging inbouwt.

“De meest doeltreffende draagbare computers hebben een transparante toegang tot het netwerk van bedrijven, ” zegt Clarke. “Tenzij het beveiligingsprobleem wordt aangepakt, is een verloren geplaatste laptop net zo goed als een sleutel tot de meest waardevolle eigendom van uw onderneming : de gegevens. Bouw daarom fysieke beveiligingen in, scherm de toegang tot toepassingen op de laptop en het bedrijfsnetwerk af met paswoorden en met andere kommunikatie-elementen. “

– Wees alert. Hoewel sommige ondernemingen heel wat geld steken in anti-virus software, blijft waakzaamheid nog altijd het meest doeltreffende wapen tegen infekties. Ondernemingen moeten richtlijnen uitvaardigen waarin aan het personeel duidelijk uitgelegd wordt wat ze op hun machines kunnen doen en wat niet en wat er gebeurt als ze zich niet aan de richtlijn houden.

– Zet alle neuzen in dezelfde richting. De duplikatie en de inkompatibiliteit van essentiële gegevens is een ander probleem. Er zijn op de markt een aantal gesofistikeerde produkten beschikbaar, zoals Windows for Workgroups of Lotus Notes, die dat op technisch niveau aanpakken door de updates te kontroleren om er zeker van zijn dat iedereen dezelfde waarheid spreekt. In een gekontroleerde software-omgeving moeten richtlijnen worden uitgevaardigd voor het toegelaten gebruik van software zodat iedereen binnen de onderneming met dezelfde versie van een spreadsheet, word processor of database werkt.

– Portables zijn niet zo betrouwbaar als kantoorcomputers. Ze worden vaker af- en aangezet en krijgen nogal wat schokken te verwerken. Ondernemingen zouden, als het kan, een verzekering moeten afsluiten tegen toevallig verlies of diefstal. Maar ze moeten er zich dan wel op voorbereiden dat ze afgescheept kunnen worden. De premies kunnen hoog oplopen en het kan dan ook zijn dat ondernemingen zonder dekking blijven.

Ook hier weer kan een gemeenschappelijk aankoopprogramma het personeel ertoe brengen beter zorg te dragen voor hun toestellen, omdat ze weten dat ze er na verloop van tijd eigenaar van worden. In elk geval dragen portables een garantie van één, in sommige gevallen zelfs drie, jaar.

– Vergeet de opleiding niet. Die kan draaien rond het gebruik van de portable-technologie maar ook rond een nieuwe manier van werken buiten het kantoor.

“Voor de meeste mensen verloopt de overgang naar tele-werken niet soepel, ” zegt Clarke. “Tenzij het personeel terdege wordt opgeleid, kan het moeilijkheden ondervinden om zich aan te passen aan een nieuwe werkwijze die niet helemaal meer toegespitst is op het kantoor. ” Bedrijven moeten daarom ook plannen hoe opleiding gegeven kan worden aan personeel dat op verschillende plaatsen aan het werk is. Moet dat via de computer gebeuren ? Moeten de medewerkers terug naar het hoofdkantoor voor de kursussen ? Maar die laatste oplossing neemt hen uit cirkulatie. Kan u zich dat als bedrijfsleider veroorloven ?

(c) Financial Times

PORTABLES ZIJN KWETSBAAR En bevatten niet zelden een schat aan bedrijfsgegevens.