‘Niet-duurzame events zijn verleden tijd’

Trends selecteert grensverleggende thema’s en verhalen. Utopia Events verdient het label omdat het de evenementensector klimaatneutraal wil maken. Steeds meer bedrijven hebben een duurzaamheidscharter. Maar als ze een evenement organiseren, botsen ze op de grenzen van hun ecologische kennis. Die leemte vult het CO2-neutrale evenementenbureau Utopia. “Zowel onze leveranciers als onze klanten als hun gasten engageren zich om de natuur te ontlasten”, zegt oprichter Gilles De Backer.

Gasten die ieder afzonderlijk met de wagen komen, massa’s voedseloverschotten en een arsenaal aan wegwerpartikelen: niets lijkt zo onverzoenbaar als duurzaamheid en de overdadige evenementensector. Toch groeit de vraag naar ecologisch verantwoorde events. Plastic borden en bestek zijn al even uit den boze, locaties worden gekozen op basis van hun bereikbaarheid en een vegetarisch alternatief is niet weg te denken van de hapjestafel. Maar in welke mate kunnen evenementen hun CO2-uitstoot reduceren of zelfs helemaal vermijden?

Volgens Gilles De Backer kan dat heel ver gaan. Zijn evenementenbureau Utopia Events is volledig CO2-neutraal en ontving daarvoor van het klimaatagentschap CO2logic het internationale CO2 Neutral-label. “Ons doel is zo veel mogelijk CO2-uitstoot te vermijden in onze eigen werking”, verduidelijkt De Backer. “Kennismakingsgesprekken gebeuren bijvoorbeeld niet langer op locatie, maar via videogesprekken. Bij de organisatie van elk event streven we ernaar onze impact op de omgeving zo klein mogelijk te houden. Een duurzame en leefbare planeet bereiken is een gedeelde verantwoordelijkheid.”

Utopia is de onderneming van Gilles en zijn vader Frédéric, die jarenlang ervaring heeft in de horeca. Het bedrijf bestaat sinds 2018 en heeft enige faam verworven met Dinner with the Queen, een evenementenreeks waarin het belang van de natuur en bijen centraal staat. Toen de coronacrisis in maart 2020 losbarstte en alle samenkomsten verboden werden, besloot De Backer zijn agentschap opnieuw uit te vinden. “Wie willen we zijn als organisatoren? Waar willen we voor staan? We organiseren voornamelijk bedrijfsevenementen, maar ook productlanceringen en seminars. We willen altijd voldoen aan de verwachtingen van onze klanten, maar we willen ook ons verhaal brengen.”

Dat blijkt een ode aan bompa en moeke De Backer te zijn, de grootouders van Gilles De Backer die hem in zijn jeugd opvingen toen zijn vader ‘s nachts werkte. Hij groeide er op tussen de fruitbomen en de bessenstruiken. In de zomer maakten ze samen confituur, in de herfst poften ze kastanjes na een boswandeling. “Bompa en moeke hebben me de waarden en normen meegegeven die ik ook met mijn bedrijf wil uitdragen: het belang van de natuur, zorg dragen voor anderen in moeilijkheden en respect voor dieren”, aldus De Backer.

Carpoolen

Utopia ontwikkelde een stappenplan dat events in de diepte analyseert. Zowel de leveranciers als de klanten en hun gasten moeten zich engageren om de natuur te ontlasten. Het begint allemaal met een energiezuinige locatie die makkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer en bij voorkeur een fietsenstalling heeft. Als dat geen optie is, dan biedt de organisator een onlinetool aan die de gasten uitnodigt om te carpoolen.

Voor de catering werkt Utopia alleen samen met cateraars in de buurt van de evenementenlocatie, die zo veel mogelijk lokale producten gebruiken. Dat is een gedurfde zet. Bedrijven willen doorgaans samenwerken met bekende traiteurs, zodat ze een kwaliteitsgarantie hebben. Van de cateraars verwacht Utopia ook dat ze een samenwerkingsverband hebben met een lokale voedselbank waar de overschotten nadien kunnen worden gedoneerd.

Ook alle andere leveranciers moeten een bijdrage leveren. Zij moeten voor de samenwerking verduidelijken hoe ze hun ecologische voetafdruk willen beperken op korte, middellange en lange termijn. “We vragen hen ook om een charter te ondertekenen”, zegt De Backer. “Anders blijft het engagement te vrijblijvend. Aan dat charter koppelen we een evaluatie na een jaar.”

Tot slot heeft Utopia ook een CO2-berekeningstool, zodat bedrijven hun resterende uitstoot kunnen compenseren. “We willen niet alleen vandaag, maar ook in 2030 nog meedraaien”, aldus De Backer. “Ons compensatieprogramma situeert zich vooral in het buitenland, zoals in Gambia of Zambia. Er worden bomen geplant, windmolens geplaatst, hernieuwbare energie opgewekt, drinkwater gezuiverd. Ecologisch ondernemen is ook sociaal verantwoord ondernemen.”

Certificaat

Toch verplicht Utopia zijn klanten niet om te betalen voor de compensatie. Volgens De Backer schrikt een verplichting af, terwijl het streven naar een CO2-neutraal event vooral lukt als bedrijven die waarden ook inherent onderschrijven. Duurzaamheid moet aanwezig zijn in alle rangen van een bedrijf, zowel bij het personeel als bij het tussenmanagement en de toplui. Het is geen rage die alleen dient voor marketingdoeleinden. De bedrijven die ervoor kiezen de resterende uitstoot te compenseren, worden beloond met een certificaat waarmee ze kunnen uitpakken op de website.

Dat blijken die bedrijven steeds meer te doen. “In de war for talent stellen potentiële werknemers eisen. Een van de wensen die vaker naar boven komen, is dat het bedrijf een concreet duurzaamheidsprogramma uitvoert”, weet De Backer. “Grote bedrijven hebben vaak een duurzaamheidscoördinator die dat in goede banen moet leiden. We zien echter dat kleine en middelgrote ondernemingen daar geen budget voor hebben en met veel vragen blijven zitten. Voor die klanten willen wij een betrouwbare partner zijn.”

Daarnaast wijst De Backer ook op een groeiende groep investeerders die willen investeren in ecologische bedrijven. Het certificaat is dus een pluspunt dat bedrijven kunnen uitspelen in de zoektocht naar geschikte kandidaat-werknemers en investeerders.

De Backer zegt dat zijn bedrijf perfect kan concurreren met collega’s die evenementen organiseren zonder grote duurzaamheidsinspanningen te leveren. “Volgens mij zijn niet-duurzame evenementen verleden tijd. Maar we willen vooral de hele sector inspireren. Ons businessplan is geen goed bewaard geheim. Toch zijn we blij dat we een van de voortrekkers kunnen zijn.”