MISLEIDENDE LOONFICHES

MEER EN MINDER.

De loonberekeningsprogramma’s staan voor moeilijke tijden. Weinig informaticamanagers voelen zich geroepen om dit programma te vervangen, want ze halen zich veel problemen op de hals. Verbeteren en veranderen brengt de onderneming niets op. En als ze tijdens het vervangen ook maar iets van vertraging oplopen, breekt er paniek uit : twee dagen vertraging om salarissen te berekenen ? Het hele bedrijf staat in rep en roer, de vakbondsafgevaardigden reppen zich naar het kantoor van de bedrijfsleider. Men verkiest dus liever de oudere programma’s te behouden.

Deze oude software staat als één van de eerste op de lijst van de toepassingen die de kaap van 2000 niet zullen halen. Bij dit systeem wordt het jaartal uitgedrukt in twee cijfers. Zo wordt op 31 december 2000 het jaartal omschreven met 00. Alle termijnberekeningen, typisch voor loonberekening, slaan bijgevolg tilt. Premies zijn buitensporig of belachelijk. Men moet de toepassing dus aanpassen en men moet tevens van de situatie gebruikmaken om de bedragen in euro uit te drukken. Dit is technisch niet zo’n groot probleem. “De huidige tendens is om te vervangen,” zegt Pierre Legru, project manager van Sema Group. Bedrijven profiteren ervan om hun geïnformatiseerd personeelsbeheer te verbeteren. “De markt explodeert na twee decennia trage vooruitgang.”

Maar dergelijke vervangingen zullen wrijvingen veroorzaken. “Wanneer men een nieuw loonberekeningssysteem op het getouw zet, dan zullen de loonbedragen nooit identiek zijn aan die van het oude systeem. Dat is een delicate zaak. Leg dat maar eens uit aan het personeel,” vervolgt Pierre Legru. Bij het berekenen van het brutoloon spelen tal van zaken mee. De parameters of “loonregels” hebben zich in de loop der jaren vermenigvuldigd, zonder het nog te hebben over de collectieve en individuele arbeidsovereenkomsten. Reële of fictieve anciënniteit, premies hier, overuren daar en ook allerlei bijzondere gevallen. Elke parameter vraagt om een specifieke interpretatie. Twee personen die het anders interpreteren, komen tot verschillende resultaten, wat de loonverschillen verklaart. Om misverstanden te voorkomen, dient een communicatieplan te worden uitgebouwd.

DRIE MOGELIJKHEDEN.

Om een nieuwe loonberekening uit te voeren, zijn er drie mogelijkheden.

Uitbesteding. In België laten veel ondernemingen hun loonberekeningen uitvoeren door een sociaal secretariaat. Zij die het nog zelf doen, kunnen deze oplossing overwegen. Maar als men te maken heeft met complexe of talrijke loonberekeningen of, erger nog, met slecht gedocumenteerde loonberekeningen, lijkt deze oplossing toch niet optimaal.

De black box. Stroef pakket dat standaard loonberekeningen uitvoert die geen doorgedreven parametrisering vergen. Dit is een interessant alternatief voor zij die de loonberekeningen niet wensen uit te besteden aan een sociaal secretariaat.

Het open systeem. Systeem voor parametriseerbare loonberekening dat geschikt is voor het berekenen van complexe gevallen en voorzien van verschillende functionaliteiten waaronder de “herinnering” (wijziging met een retroactieve herziening van oudere fiches).

Is er nog tijd ? “Privé-ondernemingen kunnen er snel over beslissen. Maar wat ons verontrust, is het feit dat openbare diensten dat niet kunnen,” verklaart Pierre Legru. Nogal wat administratieve organen blijven de zaak maar bestuderen. De wettelijke termijnen voor openbare offerte-aanvragen en het wettelijk verbod op het uitbesteden van deze taak in acht genomen, staan we voor een immens probleem.