Minder reizen is ltijd een beetje geld verdienen

Volvo Cars in Gent behandelt per jaar 2800 reisdossiers. De meeste personeelsleden die reizen voor de job, trekken naar het hoofdkantoor in Göteborg. Een tot in de kleinste details uitgekiende politiek moet al dat gereis in goede banen leiden. Letterlijk, maar ook figuurlijk.

Volvo Cars Gent is de best draaiende productiefabriek van het Zweedse Volvo. De plant in Gent telt ongeveer vierduizend personeelsleden. Bijna vijfhonderd onder hen maken zakenreizen. Dat kan gaan van één trip per jaar tot wekelijks het vliegtuig in richting Göteborg.

Binnen de hr-afdeling is Ann Balthazar onder meer verantwoordelijk voor de zakenreizen. Ze geeft ons een inkijk in de regels, procedures en budgetten die het bedrijf hanteert bij de organisatie van alle zakenreizen. “In 2007 had ons bedrijf een reisbudget van ongeveer 1,5 miljoen euro. Pakweg tien jaar geleden lag dat bedrag nog rond 5 miljoen euro. Op tien jaar tijd is niet alleen het budget drastisch afgeslankt, ook het aantal zakenreizen is bewust fors gereduceerd: van 4000 dossiers tot 2800. Dit jaar zal dat aantal nog lager liggen.”

Online

Vooral ingenieurs die in de manufacturingafdeling van Volvo Cars werken, reizen vaak. Volgens Ann Balthazar wordt ongeveer tachtig procent van het budget opgesoupeerd door slechts vijftig tot zestig mensen. En die reizigers moeten een erg gedetailleerde procedure volgen. Op het intranet zorgt de softwaretool ‘Captura’ voor de hele afhandeling: van aanvraag tot finale financiële afrekening. “Medewerkers klikken ‘reizen’ aan op het intranet, en moeten dan door een aantal pagina’s lopen om hun reis te boeken. Ze kunnen er hun vluchten op kiezen: de meest frequent aangevlogen route is Brussel-Göteborg, met Brussels Airlines. Online kunnen ze makkelijk hun gewenste vluchten aangeven. Op het intranet kunnen ze ook een corporate kredietkaart aanvragen. Daarvoor hebben we een overeenkomst lopen met Citibank. Met die kaart kunnen de reizigers de onkosten betalen die ze tijdens hun trip maken: taxi’s, restaurants, hotels, cash geld afhalen en andere noodzakelijke kosten.”

Alle betalingen met de kredietkaart van het bedrijf komen automatisch in het intranetsysteem van Volvo terecht. Bij de afhandeling van de reis, moet de reiziger de kosten aanvinken die daadwerkelijk voor het werk zijn gemaakt. Het lijkt erop dat het bedrijf een stevige controle voert op het kostenplaatje van de zakenreis. “Dat klopt”, beaamt Balthazar. “Elke reisaanvraag moet bijvoorbeeld door drie superieuren worden goedgekeurd: de directe coach, een directielid én onze CEO. Dat is een logge procedure, maar we willen op die manier ontradend werken zodat het aantal dienstreizen onder controle blijft.”

Scherpe prijzen

Kosten besparen is de duidelijke boodschap. Even duidelijk is het principe dat bij Volvo iedereen gelijk is voor de wet: de gedetailleerde reispolitiek geldt zowel voor de productiemedewerker die naar Göteborg moet als voor het directielid dat naar Detroit vliegt. Iedereen moet goedkoop reizen. Balthazar: “De tijd dat de sky de limit was, is voorbij. Omdat Göteborg voor ons een heel belangrijke bestemming is, hebben we een deal gemaakt met Brussels Airlines, dat tot viermaal daags naar die Zweedse havenstad pendelt. Ook al heeft de maatschappij op die bestemming momenteel een monopolie, toch is het een ijzersterke afspraak met bijzonder scherpe prijzen. Wat niet wegneemt dat we bereid zijn om te praten met andere maatschappijen die op Göteborg zouden gaan opereren.”

SN-reizigers vliegen in b.flex, dat is de ‘economy plus’-formule die zich tussen het vroegere economy (nu b.light) en de oude businessklasse bevindt. Met andere maatschappijen wordt per definitie in economy gevlogen. Alleen voor bestemmingen die minstens tien uur ononderbroken vliegen vergen, mag in businessclass worden geboekt. Balthazar: “Detroit ligt op een goede acht uur, en dus vliegen onze mensen er in economy heen. Alleen voor bestemmingen in het Verre Oosten – zoals Peking – kunnen reizigers van businessclass genieten. Alleen vliegen de Volvomensen maar zelden naar overzeese bestemmingen.”

Zodra ze ter plaatse zijn, krijgen zakenreizigers een dagvergoeding. Die schommelt rond 60 euro: daarmee moeten ontbijt, lunch en avondmaal betaald worden. En als ze zuinig zijn, kunnen ze er ook nog een – dure – Zweedse pint in de hotelbar mee betalen.

Hotels bevinden zich in de betere middenklasse. Balthazar: “Via ons intranet kunnen personeelsleden die een reis aanvragen, kiezen uit een lijst met hotels die door Ford is opgesteld. Uit die ‘Ford Global Hotel Guide’ moeten ze wel uit de drie goedkoopste kiezen. Als buitenlandse medewerkers naar Gent komen, proberen we hotels te boeken die minder dan 100 euro per nacht kosten.” Ook hier weer: Volvo houdt duidelijk de vinger op de reisknip. Met de meeste hotels zijn natuurlijk speciale deals onderhandeld. Alleen al in Zweden boekt Volvo Cars Gent ongeveer 30.000 hotelovernachtingen per jaar.

Praktisch

Zodra een reisaanvraag is goedgekeurd, wordt de praktische afhandeling uitbesteed. Volvo Cars Gent doet daarbij een beroep op een eerder kleine speler in de markt van de zakenreizen: D&D uit Gent zorgt voor de concrete boekingen van vluchten, hotels en huurauto’s. Het neemt daarbij geen commissie op de omzet (de tijd dat reisagenten van commissies leefden, is al lang voorbij) maar krijgt een vaste service fee per transactie.

De reisprocedures die Volvo Cars Gent volgt, zijn grotendeels gekopieerd van de Zweedse hoofdzetel. Maar Volvo, nu eigendom van Ford Motor Company, doet op zijn beurt weer een beroep op contracten die Ford heeft onderhandeld. Vooral voor het huren van auto’s kan Volvo Cars Gent terugvallen op een overeenkomst die Ford met Hertz heeft onderhandeld. Volgens Balthazar gaat het om steengoede tarieven. Ook de deal met Citibank voor de kredietkaarten is door Ford onderhandeld.

Door Aart De Zitter/Foto’s Thomas de Boever