Lokale loonberekenaar wordt internationale HR-dienstverlener

Een Europese harmonisering van de sociale wetgeving betekent waarschijnlijk geen vereenvoudiging van de regels. Da’s goed nieuws voor sociaal secretariaten. Bovendien wordt uitbreiding naar het buitenland dan een mogelijkheid.

De tijd dat sociaal secretariaten zich alleen bezighielden met het berekenen van lonen, is al lang voltooid verleden tijd. De voorbije jaren ontpopten sociale secretariaten zich meer en meer als veelzijdige aanbieders van human-resourcesdiensten. Naast het berekenen van lonen, het vervullen van alle socialezekerheidsverplichtingen en andere wettelijke formaliteiten, kan je er ook terecht voor het werven en selecteren van nieuwe medewerkers, het opleiden en doorlichten van medewerkers. Sociale secretariaten hebben met andere woorden een dienstenpakket ontwikkeld dat bedrijven bijstaat bij het managen van personeel.

Maar hoewel loonberekening al lang niet meer de enige service is van sociale secretariaten, blijft het tot de kerntaken behoren. Geen enkel sociaal secretariaat denkt eraan om deze dienstverlening af te bouwen, integendeel. Het aantal bedrijven dat zich aansluit bij een sociaal secretariaat zit de laatste jaren zelfs in de lift. “Hoewel 87 % van de bedrijven al aangesloten is, stijgt het aantal klanten nog steeds,” zegt Gonzales Stubbe, gedelegeerd bestuurder van Groep S. “Vandaag vinden vooral de grote ondernemingen met meer dan duizend werknemers en ondernemingen uit de publieke sector de weg naar het sociaal secretariaat. Ondertussen is al meer dan de helft van de grote ondernemingen aangesloten bij een sociaal secretariaat. De motivatie is kostenbesparing. Om de lonen van het personeel correct te berekenen, is niet alleen software nodig, maar ook personeel.”

Bovendien verandert de sociale wetgeving voortdurend. Daarom moeten deze grote ondernemingen niet alleen investeren in personeel die met de software overweg kan, maar ook in mensen die de wetgeving op de voet volgen, aldus Stubbe. “Ook de wetgeving en de reglementering inzake personeelsbeheer worden steeds complexer. Bovendien zijn instellingen zoals de RSZ verder aan het informatiseren, denk maar aan Dimona. Grote bedrijven zijn hierdoor verplicht om de sociale instellingen daarin te volgen. En dan komen ze al vlug terecht bij sociale secretariaten,” zegt Stubbe.

Geen prijzenslag

Ook Alexandre Cleven, directeur van het sociaal secretariaat Partena, merkt op dat er nog steeds groeimogelijkheden zijn. “Niet alleen grote bedrijven vinden ons almaar meer, maar ook openbare en lokale besturen besteden hun loonberekening steeds vaker uit. Bovendien doen ze ook meer een beroep op onze HR-diensten.”

Bovendien is de ondernemingswereld voortdurend in beweging. “Er zijn steeds nieuwe bedrijven die zich hier vestigen. Er zijn ook starters die bij ons aankloppen, dat is momenteel een groeimarkt. Maar er zijn ook multinationals die hier een vestiging of filiaal openen. Ook zij hebben begeleiding nodig,” merkt Stubbe op. Hoewel de markt stilaan verzadigd raakt, is er niet echt sprake van harde concurrentie. Een prijzenslag is niet de manier om nieuwe klanten naar een sociaal secretariaat te lokken. “De voornaamste manier om klanten te binden, is het aanbieden van een volledig dienstenpakket, zowel op het vlak van loonadministratie als op het vlak van HR-administratie. Een andere mogelijkheid is het zoeken van niches in de markt. Zo biedt de recente uitbreiding van de Europese Unie veel kansen. De uitbreiding is momenteel het onderwerp van een strategische denkoefening. De kansen die eruit voortvloeien, kunnen op deze nieuwe markten uitmonden in activiteiten inzake loonbeheer en adviesverlening,” aldus Cleven. Welke concrete activiteiten het resultaat zullen zijn van deze denkoefening, wil Partena momenteel nog niet zeggen.

Ook Stubbe ziet geen heil in een prijzenslag om marktaandeel te winnen. “Starters zijn overigens niet erg prijsbewust, maar kijken vooral naar het dienstenaanbod. Bovendien is er weinig verschil in de prijs die sociaal secretariaten vragen voor hun diensten. Wij zijn immers nog steeds VZW’s en hebben dus geen aandeelhouders die jaarlijks een dividend verwachten. We werken weliswaar niet onder onze kostprijs, maar veel meer rekenen we toch niet aan. Gelukkig veranderen klanten niet vlug van sociaal secretariaat. De vertrouwensband die er bestaat tussen een bedrijf en een sociaal secretariaat, wordt niet zomaar opgeblazen en opnieuw opgebouwd met een andere partner.”

Breder aanbod

De evolutie van loutere loonberekenaars naar HR-dienstverleners is een vraag van de klant. Maar het legt de sociaal secretariaten geen windeieren. Een breder aanbod verbetert niet alleen de dienstverlening voor de klant, maar verhoogt ook de rentabiliteit van de kennis waarover een sociaal secretariaat beschikt. Daarnaast is er ook veel aandacht voor het informatiseren van de dienstverlening. De loongegevens worden via het internet uitgewisseld. Dat laat niet alleen een snelle uitwisseling van loongegevens toe, maar opent ook de deur voor allerlei bijkomende diensten.

De elektronische diensten kunnen grofweg opgesplitst worden in twee delen. Er zijn de applicaties voor on-lineloonadministratie, volgens het ASP-model. Daarnaast biedt bijna elk sociaal secretariaat op zijn website allerlei elektronische diensten, zoals informatie over nieuwe wetgeving, bruto-nettoberekeningen en loonkostberekeningen. “Een breed dienstenaanbod komt niet alleen tegemoet aan de wensen van de klanten, het is ook een noodzaak om te overleven. Sociaal secretariaten die zich uitsluitend toeleggen op het traditionele dienstenpakket, zijn gedoemd te verdwijnen. Werkgevers vragen immers meer en meer dat we hen begeleiden in het beheer van hun human resources, zowel op juridisch, organisatorisch als strategisch vlak,” zegt Stubbe.

Sociaal secretariaten hebben geen schrik van softwarehuizen zoals SAP, Oracle en PeopleSoft, die pakketten ontwikkelen met loonadministratie als een belangrijk onderdeel. “Deze concurrenten spelen al geruime tijd mee op de Belgische markt. De grote troef van de sociaal secretariaten is hun kennis op het gebied van de sociale wetgeving en hun gepersonaliseerde dienstverlening. De oplossing van de grote softwarehuizen vereist veel meer interne kennis bij de klant. Bovendien kunnen deze softwarehuizen niet onze rol spelen als bevoorrechte gesprekspartner met officiële instanties zoals de RSZ. Overigens blijven de sociale secretariaten ook niet stilstaan en evolueren ze mee met de markt. Kijk maar naar het brede aanbod van HR-software dat de meeste sociaal secretariaten aanbieden,” vertelt Cleven.

Gonzales Stubbe ziet het aanbod van deze softwarehuizen als complementair en niet als concurrentie. “Meer zelfs, ze brengen vaak nieuwe klanten aan. Want om de relatie met de overheid te verzorgen, moeten ze via een sociaal secretariaat passeren. Die softwarepakketten nemen daarom dikwijls links op naar onze systemen om ook met het sociaal secretariaat gegevens uit te wisselen. Overigens mikken deze softwaregiganten vooral op grote bedrijven. Het gros van onze klanten zijn kleine bedrijven. Trouwens, bijna 70 % van de ondernemingen in België zijn bedrijven met minder dan vijf werknemers. Voor de meeste bedrijven zijn die pakketten te duur. Als de softwarehuizen echter een aanbod ontwikkelen dat zich richt naar kleine bedrijven, komen we uiteraard in een ander verhaal terecht. Maar de vraag is of kleine bedrijven een rendabele doelgroep zijn voor die softwarefirma’s.”

Hoe complexer de regels, hoe beter

Ook de harmonisering van de verschillende Europese sociale wetgevingen vormt geen bedreiging voor het voortbestaan van sociaal secretariaten. “Integendeel,” merkt Stubbe op. “We zijn nog lang zo ver niet. Overigens is het ook onduidelijk hoe ver zo’n harmonisering zal gaan. De verschillen tussen de lidstaten zijn immers groot. Een bedreiging is het alleszins niet. Harmonisering betekent meestal niet dat de wetgeving eenvoudiger wordt. Niettemin bereiden we ons voor en verleggen we onze activiteiten naar het buitenland. In eerste instantie volgen we onze klanten naar ginder. Maar bij heel wat buitenlandse bedrijven bestaat een nood aan gespecialiseerde diensten die de sociale wetgeving helpen toepassen en het personeelsbeleid ondersteunen. In Frankrijk bijvoorbeeld, waar we sinds het begin van dit jaar actief zijn, worden deze taken gedeeltelijk waargenomen door fiduciaires, maar die zijn meer georiënteerd op boekhouding en fiscaliteit. Meer en meer van deze fiduciaires komen bij ons aankloppen met de vraag deze taken over te nemen, omdat de sociale wetgeving te ingewikkeld wordt en te veel tijd in beslag neemt. Ondertussen hebben al meer dan 150 Franse bedrijven zich bij ons aangesloten. De harmonisering biedt met andere woorden meer voordelen dan nadelen. Het laat immers toe om uit te breiden over de landsgrenzen. Hoe vlugger de harmonisering er komt, hoe beter. In afwachting daarvan proberen we in de verschillende buurlanden al een voet aan de grond te krijgen via filialen of samenwerkingsovereenkomsten.”

Hilde Vereecken

Sociaal secretariaten hebben geen schrik van softwarehuizen die pakketten ontwikkelen met loonadministratie als een belangrijk onderdeel.Een breder dienstenaanbod verhoogt de rentabiliteit van de kennis waarover een sociaal secretariaat beschikt.