Kunt u vertrouwen op uw leveranciers?

Sinds de crisis is risicobeheer in bedrijven uitgegroeid tot een prioriteit. Vaak neemt men alleen het financiële risico onder de loep, maar dat is niet het enige wat de organisatie bedreigt: ook de bevoorrading kan in het gedrang komen. Enkele tips om dat risico tot een minimum te beperken.

De logistieke keten wordt complexer in alle bedrijven, weet Dimitri Huyghe, vennoot bij adviesbureau Accenture en directeur van de divisie supply chain voor de Benelux. De toevoer- en productieketen en de daaraan verbonden goederen- en dienstenstromen krijgen een internationale en intercontinentale dimensie. Dat vereist een strikte planning en doet het risico op bevoorradingsproblemen toenemen. “Sommige risico’s zijn tamelijk voorspelbaar, zoals risico’s die verbonden zijn aan schommelingen van de grondstofprijzen, aan de wisselkoersen of aan de prestaties van bepaalde leveranciers en transporteurs. Andere zijn niet te voorzien, zoals natuurrampen of terreuraanslagen.”

Een studie die Accenture in 2010 samen met het Massachusetts Institute of Technology verrichte, leidde tot drie vaststellingen. Een: de grootste storingen zijn meestal te wijten aan voorspelbare omstandigheden. Twee: een goed beheer van de bevoorradingsrisico’s heeft een groter effect op de kosten dan de inkopers die bij hun leveranciers een goede prijs proberen te bedingen. Drie: de grote meerderheid van de prijsstijgingen van grondstoffen en bestanddelen kunnen niet rechtstreeks worden doorgerekend aan de eindconsument. Dat alles pleit voor een gestructureerd voorraadrisicobeheer in de bedrijven.

Eerst anticiperen…

Volgens Huyghe is het eerste wat u moet doen, de risico’s herkennen en duidelijk in kaart brengen. Sommige risico’s houden verband met de toevoer van kritische producten, andere met het transport en nog andere met prijsschommelingen, weinig betrouwbare leveranciers enzovoort. “Werk voor elk soort risico een passende strategie uit. Neem kritische producten bij meerdere leveranciers af of zorg dat u minstens één leverancier kent die vervangende producten kan leveren. Sluit contracten af die het risico netjes verdelen of die een leverancier bijvoorbeeld verplichten om twee productie-eenheden te hebben. Diversifieer uw transportmiddelen en houd de evolutie van de prijzen en de bestellingen goed in de gaten.”

Dan bewaken…

Een strategie bepalen om u tegen risico’s in te dekken is echter niet voldoende. U moet de risico’s ook voortdurend in de gaten houden om niet plots in de problemen te komen. “Bespreek de situatie nu en dan met uw leveranciers, voer op geregelde tijdstippen een audit in hun fabrieken uit en spreek af dat ze u als eerste op de hoogte brengen als er een probleem rijst. Volg de beschikbare marktgegevens van nabij op – prijsevolutie, wisselkoersen… – zodat u zich kunt indekken via verzekeringscontracten of financiële producten.” U moet bovendien geregeld de kwaliteit van het bevoorradingsproces zelf evalueren. In sommige gevallen is het overnemen van een leverancier de beste strategie.

… En beperken

Het is een goed idee om processen in te voeren zodat u de concrete impact van een of meerdere risico’s kunt meten en het beheer van die risico’s voortdurend kunt bijstellen. Huyghe: “Werk rampscenario’s uit, stel multidisciplinaire teams samen om een actieplan te bespreken en maak duidelijk wie verantwoordelijk zal zijn om het actieplan op het juiste moment uit te voeren: de logistieke directeur? De inkoopdirecteur? Op crisismomenten moet alles snel gaan, zo niet riskeert u dat de productieketen voor langere tijd volledig tot stilstand komt.”

Terug naar lokale productie?

De voorbije decennia was delokalisering een trend, maar vanuit een streven naar duurzame ontwikkeling kiezen sommige fabrikanten nu misschien weer voor meer lokale productie. Dat doet de bevoorradingsrisico’s dalen. “Wegens de lagere loonkosten zijn verschillende productiebedrijven uitgeweken naar Oost-Europa en Azië”, zegt Huyghe. “Maar de transportkosten stijgen, het milieu is een belangrijk topic geworden en landen als China en India, die vroeger uitsluitend aan export deden, krijgen te maken met een groeiende vraag van hun binnenlandse markt. Die drie factoren zouden voor gevolg kunnen hebben dat een deel van de productie naar Europa en de VS terugkeert.” Huyghe geloof echter niet in een totale relokalisering: de olie en de bijhorende chemische activiteiten zullen in het Midden-Oosten blijven en op kostengebied zal Oost-Europa aantrekkelijker blijven dan West-Europa. “Volgens mij zal het dan ook heel belangrijk blijven om de risico’s die verbonden zijn aan de bevoorradingsketen op te volgen, te meer omdat het transport slechts één van de aspecten van het risico is.”

Camille van Vyve

“Stel multidisciplinaire teams samen en maak duidelijk wie verantwoordelijk zal zijn om het actieplan op het juiste moment uit te voeren”