KENNISBEHEER DOET OPLEIDINGSBEHOEFTE DALEN

ALCATEL ALS PIONIER.

Alcatel maakt in België al geruime tijd gebruik van kennistechnologie zoals Internet, intranet en e-mail. Maar volgens Leon Verougstraete, manager training & educatie, was deze IT-ondersteuning niet voldoende. “Voor een hoogtechnologisch bedrijf als Alcatel is kennismanagement (KM), en dan vooral kennisdeling, van primordiaal belang. Door de steeds korter wordende levensduur van onze producten moet kennis zeer snel doorsijpelen naar alle lagen van onze organisatie. Daarnaast moeten we voortdurend nieuwe competenties aantrekken – in een overbevraagde arbeidsmarkt – omdat we ons willen versterken in networking, Internet Protocol en optronics en omdat we ons willen focussen op de bedrijfswereld. Nieuwe medewerkers moeten sneller worden ingewerkt en de bestaande competentie moet worden geoptimaliseerd.”

In mei 1997 richtte Alcatel in België een multidisciplinaire kennismanagement-werkgroep op. Verougstraete: “Later op het jaar hebben we professor Nonaka, een KM-specialist, uitgenodigd om voor het Belgische top- en middle management een theoretische uiteenzetting te geven. Omdat het middle management een scharnierfunctie vervult bij de implementatie en de opvolging van een KM-project hebben we een onderzoek ingesteld naar hun visie. De resultaten waren verrassend. Zo bleek dat ons bedrijf beschikt over bijzonder veel kennis, maar dat deze ongelijkmatig is verspreid.”

Er kwamen formele trainingsessies voor het middle management en daarna een evaluatie. “De reactie was ofwel zeer afwijzend, ofwel zeer enthousiast. In bewustmakingsmeetings hebben we de kennis die de non-believers wilden vrijgeven op ons intranet ter beschikking gesteld, met een duidelijke vermelding van de oorsprong. Zo was er een duidelijke erkenning. Doordat we konden aantonen dat 80% van hun problemen dikwijls reeds werd opgelost door een collega, realiseerden ze zich dat ook zijzelf rechtstreeks belang konden hebben bij knowledge sharing.”

In het begin van dit jaar organiseerde Alcatel ook voor geïnteresseerde niet-managers een Nonaka-sessie. “In totaal hebben nu ongeveer 1500 (1300 kaderleden en 200 niet-kaderleden) medewerkers een KM-opleiding gekregen,” zegt Leon Verougstraete.

CHIPS.

“Intussen hebben we zes pilootprojecten geïmplementeerd. Eén van die projecten speelt zich af in een R&D-groep van 250 medewerkers die zich bezighoudt met de ontwikkeling van chips. Deze afdeling ondervond dat ten gevolge van een snel evoluerende technologie er behoefte was aan een snellere kennisdoorstroming en integratie van jonge medewerkers. Men besloot de aanwezige kennis in standaardmodellen op te slaan, de “best practices” van de afdeling te identificeren en dit alles op een aantrekkelijke manier toegankelijk te maken via het Web. Resultaat: complexe taken werden vereenvoudigd, de inwerktijd van jonge ingenieurs werd gehalveerd en dankzij de standaardisatie kwam er een vlottere samenwerking tussen Alcatel België en Alcatel in Stuttgart.”

“Hoe de mensen van de afdeling werden gemotiveerd om hun kennis te delen? Ze voelden de noodzaak zeer goed aan: de trage integratie van jonge profielen belette de meer ervarenen om snel door te groeien naar een andere afdeling. Het was duidelijk dat ze veel te winnen hadden bij dit project. Ook de andere projecten wierpen hun vruchten af.”

Hoe heeft Alcatel de resultaten gemeten? Leon Verougstraete: “Het is niet gemakkelijk, maar het is toch belangrijk dat je ze tracht te meten. Zo hebben we de opleidingsbudgetten van de afgelopen twee jaar vergeleken. Het blijkt dat de medewerkers polyvalenter geworden zijn en minder behoefte hebben aan opleiding, dankzij de gemakkelijke toegang tot informatie. Bovendien bemerken we een algemene mentaliteitswijziging. Mensen gaan elkaar sneller en op een meer spontane manier raadplegen.”

“De uitdaging is natuurlijk deze initiatieven levend te houden én de KM-aanpak uit te breiden tot de rest van de organisatie. Ons uiteindelijk doel? Een learning organisation zijn en competitiever worden door het bieden van een betere klantenservice. Alcatel België is met dit project een pionier binnen de groep. Het project wordt daarom met bijzonder veel belangstelling door de hoofdzetel en de andere filialen gevolgd.”