Instant groupware

GroupWise is een eenvoudig pakket dat uw verspreide teamleden aan elkaar kan smeden.

Een bedrijf dat telewerken ernstig neemt, gaat verder dan inbel- en e-mailsoftware en integreert zijn “externen” 100 % in de dagelijkse bedrijfswerking. Daarvoor haalt het groupware in huis.

Groupware wordt vrijwel automatisch met Notes van Lotus– IBM geassocieerd (zie ook Trends, 19 oktober 1995). Minder bekend is dat het groupwareprodukt GroupWise, tenminste volgens fabrikant Novell, met zo’n 5 miljoen gebruikers de meest verspreide groupware is. Onlangs nog werd versie 4.1 door het blad PC Computing tot het “Waardevolste Produkt” van 1995 uitgeroepen in de kategorie e-mail en Groupware.

GroupWise is geen ééndagsvlieg. Het is de voortzetting van WP Office van WordPerfect, dat in ’94 door Novell is overgenomen. WP Office was de eerste shrink-wrappedgroupware ooit, met integratie van o.a. tekstverwerking, e-mail, agenda en werkplanning.

MESSAGING.

GroupWise en Notes huldigen verschillende koncepten.

Notes is gebaseerd op databases die elkaar regelmatig bijwerken en repliceren, zodat iedereen in het bedrijf op geregelde tijdstippen opnieuw “bij” is. Hoe die databases er moeten uitzien, wanneer ze worden bijgewerkt, etcetera, bepalen u of uw informaticadepartement helemaal zelf.

GroupWise daarentegen is meer een kant-en-klare oplossing. De software bouwt voort op een verruimde vorm van e-mail die messaging heet. Berichten kunnen niet alleen naar personen worden verstuurd, maar (automatisch) ook naar toepassingen en tussen toepassingen onderling. Met GroupWise zal u bijvoorbeeld via e-mail een vergadering beleggen, tegelijk het tijdstip van die vergadering inschrijven in de agenda van de deelnemers en hen ook nog eens de dokumenten voor de vergadering sturen. Wijzigingen in de werkplanning worden automatisch aan de agenda’s van de betrokkenen doorgegeven zelfs als dat telewerkers zijn. De software werkt momenteel volgens het store-and-forward principe (eerst opslaan, dan verzenden).

KERN.

De belangrijkste funkties van GroupWise zijn :

“In” en “Uit” schermen : waarin alle kommunikaties en taken worden samengebracht. Ikonen duiden het type aan : e-mail, afspraak, taak, nota… U kunt in het Uit-vak nagaan wat er gebeurd is met de berichten die u heeft uitgestuurd. Zijn ze geleverd, geopend, aanvaard, afgewezen, geschrapt ?

Kalender voor persoonlijke planning en tijdbeheer.

Een e-mail-funktie waarmee u de meest uiteenlopende types bestanden (tekst, beeld, klank…) kunt versturen.

Planning van uw afspraken, het reserveren van zalen, vervoer, projektoren… Aan de hand van de namen in het adresveld zal de software u laten zien wanneer uw kollega’s vrij zijn. U kunt prioriteiten instellen en zorgen dat u bevestiging krijgt van de afspraken.

Takenbeheer : de opdrachten die u anderen en uzelf toewijst verschijnen in hun, resp. uw kalender, met hun deadlines en worden daarin meegenomen tot ze als “afgewerkt” zijn gemerkt.

U ziet het, GroupWise is funktioneel, maar nog tamelijk elementair. U kunt erop voortbouwen met een reeks toepassingen, zoals InForms (werkstroombeheer) en SoftSolutions (dokumentenbeheer). InForms laat toe formulieren te ontwerpen en procedures te automatizeren, Novell werkt samen met werkstroomspecialist FileNet om meer gesofistikeerde werkstroomsoftware op de markt te brengen.

REMOTE.

GroupWise kan gebruikt worden in een hele reeks netwerken, waaronder uiteraard NetWare van Novell, vanaf werkposten onder Dos, Windows, Mac of Unix (7 soorten). Telewerkers onder Windows hebben dezelfde faciliteiten als reguliere GroupWise-gebruikers, maar zij moeten het GroupWise Remote for Windows Materials Pack op hun machine installeren. Daarmee kunt u dan inloggen op het bedrijfsnetwerk en kommuniceren met de postbus ( Master Mailbox) die de netwerkbeheerder daar voor u moet aanmaken. De interaktie is konceptueel eenvoudig : als u ingelogd bent, wordt de inhoud van uw Master Mailbox gekopieerd naar uw Remote Mailbox en vice-versa. Van de akties die u thuis onderneemt, worden verzoeken ( requests) aan uw Master Mailbox gemaakt die dan later, zodra u daarop inlogt, worden uitgevoerd.

In tegenstelling tot Notes is GroupWise vrij gemakkelijk in te voeren in een organizatie : u kunt beginnen met e-mail en verdergaan naargelang u er klaar voor bent. Het gebruik van groupwarefunkties zoals taakplanning vergt echter grote discipline en een aanpassing van de werkgewoontes, zodat het wel eens bij e-mail wil blijven.

Tegen mei-juni zou Novell een grondig hertekende versie van GroupWise uitbrengen, GroupWise XTD. Daarin zou het beheer van op GroupWise gebaseerde toepassingen, zoals Informs, sterk worden vereenvoudigd. Het zou ook mogelijk moeten worden om niet alleen tekst en data, maar ook video- of geluidsfragmenten (telefoonoproepen) zonder meer in de dokumentenstroom op te nemen. Nu zowat elke surfer op Internet video en geluid kan versturen, mogen we op dat gebied wel wat verwachten.

GROUPWISE Een beproefde instap naar groupware.