Hybride werken: “Werk is niet waar je naartoe gaat, werk is wat je oplevert”

Het hybride werken heeft de werkvloer op heel korte tijd veroverd. Maar het model staat niet in steen gebeiteld. Het blijft voor iedere organisatie een uitdaging om voor iedere medewerker de juiste balans te vinden. IT en hr steunen daarbij meer dan ooit op elkaar.

Voor veel bedrijven was het verplichte thuiswerk tijdens corona nieuw. De IT-afdeling had er vaak een hele kluif aan om dat thuiswerk voor iedereen mogelijk te maken. “Toen iedereen thuis werkte, bleven de dingen vrij overzichtelijk”, zegt Antoine Van Brussel, hoofd Communicate & Collaborate bij Proximus. “Vandaag is het nog een grotere uitdaging om iedereen gepast te ondersteunen. Er zijn mensen thuis, andere op kantoor, op locatie, enzovoort. Dat is het echte hybride werken.”

Nieuwe mindset

Uiteraard had de dienstensector ook voor corona al ervaring met thuiswerk. Tegelijk waren er ook sectoren die op korte tijd grote stappen hebben gezet. “Ik denk onder andere aan het notariaat”, zegt Antoine Van Brussel. “Tijdens corona was het plots mogelijk om vanop afstand – via video – het verlijden van een notarisakte te volgen.” Het voorbeeld van het notariaat geeft goed aan hoe het hybride werken een verandering in mindset vraagt. En dat doe je niet in één, twee, drie. Ieder bedrijf volgt daar zijn eigen tempo.

Dat heeft voor een deel met de nood aan infrastructuur te maken. Om hybride te kunnen werken, moet aan een aantal IT-basisbehoeftes zijn voldaan: netwerk, security, aangepaste vergaderzalen, technologie om vlot te communiceren en cloudapplicaties om samen te werken. Met name voor cloud is hier een sleutelrol weggelegd. Toepassingen in de cloud – van telefoonlijnen tot allerlei bedrijfsapplicaties – zijn essentieel in het kader van het hybride werken. Ze garanderen de bereikbaarheid van de medewerker, ongeacht waar hij werkt. Tegelijk heeft die medewerker altijd en overal toegang tot de nodige data en applicaties.

Employee experience

Antoine Van Brussel: “De IT-afdeling moet de basisbehoeften van elke medewerker ondersteunen, maar dat gaat verder dan de infrastructuur alleen.” Het gaat om het opzetten van een activity-based werkplek met geïntegreerde digitale tools die correct samenwerken met fysieke tools, waarbij de fysieke werkruimtes aangepast zijn aan de activiteiten. Antoine Van Brussel: “Meer nog: IT krijgt de verantwoordelijkheid om de employee experience mee naar het hoogste niveau te brengen. Dat is pas een succes wanneer die medewerker volledig tijd- en plaatsonafhankelijk al zijn werk kan doen, indien nodig ondersteund door een extra opleiding of een woordje uitleg van de helpdesk.” Tegelijk gaat het bij het hybride werken om meer dan IT alleen. “Om er een succes van te maken moeten de IT- en hr-afdelingen nauw samenwerken.”

De impact op de IT-support is alvast niet gering. “Je moet de mensen ondersteuning bieden wanneer ze thuiswerken”, zegt Antoine Van Brussel, “niet alleen met het nodige materiaal, ook wanneer ze met hun hardware of software een probleem hebben. Vroeger beperkte het actieterrein van IT zich tot wat er binnen het bedrijf gebeurde. Vandaag liggen de kaarten helemaal anders.”

“Er moet een kader zijn waarbinnen je het hybride werken vorm geeft. Daarin blijft het een grote uitdaging om de cultuur van het bedrijf levend te houden. Dat doe je door het werk op kantoor anders in te vullen. Naar kantoor komen geldt intussen meer als een sociaal evenement. Je doet het om mensen te ontmoeten.” Dat sociale aspect combineert de hybride aanpak met gefocust thuiswerk. “Essentieel is natuurlijk dat ook het management daarin mee is”, vervolgt Antoine Van Brussel. “Werk is niet langer de plaats waar je naartoe gaat, werk is wat je oplevert.”

Veel, maar niet alles

En er zijn nog uitdagingen. Thuiswerk blijkt niet voor iedereen een zegen. “Afstandswerk heeft niet alleen voordelen”, zegt Antoine Van Brussel. “Tijdens corona zagen we hoe sommige medewerkers geïsoleerd raakten.” Of er waren starters die na twee jaar nog altijd geen enkele collega face-to-face hadden ontmoet. Antoine Van Brussel: “Daarom moet je op kantoor ook activiteiten voorzien waarvoor fysieke verbondenheid belangrijk is. Zo blijft het sociale aspect van je job behouden.”

De lockdowns hebben ons getoond waar thuiswerk goed voor is, maar ook wat vanop afstand niet zo goed lukt. “Een succesvol project vieren is zoiets”, zegt ook Antoine Van Brussel. “Vanop afstand toasten met een aperobox, dat blijft toch wat geforceerd. Evaluatiegesprekken zijn ook zoiets. Dat moet je gewoon face-to-face doen.” Hybride kun je veel, maar dus toch niet alles. Ook onze klanten hanteren intussen die logica. “Vroeger vond elk eerste contact fysiek plaats”, zegt Antoine Van Brussel. “Nu maken de accountmanagers van Proximus kennis met klanten via video, maar plannen ze de vervolgafspraak fysiek.”

Nieuwe uitdaging

Nu het hybride werk de realiteit is, staan bedrijven alweer voor een nieuwe uitdaging: dat hybride werken zo kostenefficiënt mogelijk organiseren. “Kostenbeheer is het volgende vraagstuk”, knikt Antoine Van Brussel. “Bedrijven gaan bekijken of ze geen overbodige cloudlicenties betalen, bijvoorbeeld, of vragen ons hoe ze bepaalde activiteiten beter kunnen opvolgen en erover rapporteren.”