Hoeveel verlofdagen heb ik nog?

Bij sociaal secretariaat Securex kunnen werknemers nu zelf nagaan hoeveel uren ze gepresteerd hebben en hoeveel verlofdagen ze nog hebben. e-HRM werkt. Meteen ook een duidelijke Belgische bedrijfscase van een succesvolle outsourcing van HR-activiteiten.

Wanneer een werknemer van Securex zijn pointeerbadge vergeten had, moest hij dat melden aan de bevoegde dienst, die zijn aanwezigheid in het systeem plaatste. Dat was een arbeidsintensieve, wat enerverende bezigheid. Dat gehannes is evenwel voltooid verleden tijd. Sinds kort brengt de werknemer zo’n vergetelheid gewoon zelf in orde – eenvoudig en snel. Het sociaal secretariaat maakt immers gebruik van e-Time, een elektronisch HR-programma dat ook bij de dienstverantwoordelijken erg in de smaak valt. Met de spreekwoordelijke muisklik weten ook zij nu meteen wie verlof heeft, wie steevast te laat komt of wie problemen heeft met de glijtijd. e-Time verraadt het allemaal.

Aanvragen, goedkeuringen en registratie van verlofdagen gebeuren nu on line, wat altijd een accuraat overzicht biedt. Vroeger gebeurde een aanvraag voor een verlofdag op papier. Ook de goedkeuring kwam op papier. Vervolgens werden die documenten verwerkt in de administratieve molen. Prompt valt ook de besparing op die zo’n elektronisch systeem oplevert: met e-Time heeft Securex amper de helft van de vroegere tijd nodig voor de opvolging van de personeelsaanwezigheid.

Andere dienstverlener

Voor de installatie van het e-HR-programma heeft het sociaal secretariaat, zelf een dienstverlener in het HR-veld, een beroep gedaan op een andere dienstverlener, LogicaCMG. Het idee rijpte pas nadat consultant Arthur Andersen in 1998 adviseerde over de keuze van een boekhoudpakket. Securex bestond toen uit zowat twintig ondernemingen, die elk een aparte boekhouding voerden.

Er kwam een module van leverancier SAP uit de bus, die ook ruimte bood voor een HR-oplossing. Eind 2001 werd e-Time eraan toegevoegd. Commentarieert Ludwig De Meyer van Securex: “Via de Securex Enterprise Portal heeft elke Securex-werknemer toegang tot alle functies van e-Time. Anomalieën zoals onwettige afwezigheid worden automatisch via e-mail meegedeeld aan de betrokkene.”

Vele voordelen

De installatie van e-Time bracht verschillende voordelen met zich mee. Eerst en vooral werden de dienstroosters gestandaardiseerd. Voor de installatie van e-Time waren er bij Securex wel 150 soorten dienstroosters. De Meyer: “Door die modulaire structuur werd het aantal dienstroosters sterk gereduceerd.”

Ook de werknemer heeft nu alle tijdsinformatie on line. Hij kan zijn werkuren en afwezigheden zelf opvolgen. De Meyer: “Dat zorgt automatisch voor een betere opvolging van het HR-departement. Alles is altijd onmiddellijk duidelijk. We weten wie waar is.”

Momenteel doet Securex ook een beroep op LogicaCMG voor de implementatie van een personeelskostenmodule. Hiermee zal Securex één maand tijd besparen in het werkschema van één persoon.

a.m.