Hoeder van dierbare documenten

Het Mechelse familiebedrijf Merak heeft een mini-imperium voor archiefbeheer opgebouwd. Een zesde vestiging wordt volgende week in Schelle geopend. En voor echt grote opportuniteiten kan een beursgang worden overwogen.

Toen de Antwerpenaar André Rooms 35 jaar geleden een geschikte naam zocht voor zijn bedrijf, vond hij die als gepassioneerde zeiler in zijn cursus navigatie. Merak is de naam van een heldere ster in het sterrenbeeld Grote Beer. Op 79-jarige leeftijd heeft Rooms het zeilen noodgedwongen moeten opgeven, maar de passie voor Merak is allerminst geluwd. Rooms omschrijft zichzelf graag als klankbord voor zijn zoon Henrik, die intussen CEO is van het familiebedrijf. Maar hij is vooral ook de stille kracht en zelfverklaarde lastigaard achter de marktleider voor de bescherming, opslag en beheer van informatie.

Nochtans was archiefbeheer niet de eerste keuze van Rooms senior. “Ik had eerst een andere vennootschap die was gespecialiseerd in verpakkingsmateriaal, hoofdzakelijk houten containers, voor internationaal opererende verhuisbedrijven. Maar het aantal bedrijven in die sector slonk snel en dat verontrustte me, omdat ik te afhankelijk werd van enkelen. Bij Merak is het precies het tegenovergestelde. Bij de intussen 1800 klanten is er geen enkele die meer dan 5 procent van de omzet vertegenwoordigt.”

Rooms leerde de business van archiefbeheer kennen in de VS. “Iedereen vond het een prachtig idee, maar niet voor ons (lacht). Niemand geloofde toen dat we zulke archieven confidentieel zouden kunnen behandelen. We moesten het vertrouwen winnen, duidelijk maken dat onze werknemers niet geïnteresseerd waren in de inhoud, maar wel in het op zijn plaats zetten en terugvinden van documenten. Maar voor mensen overtuigd raakten dat hun archief bij ons meer confidentieel werd behandeld dan bij henzelf, liep er heel wat water naar de zee. Na een jaar hard werken en proberen te verkopen, hadden we welgeteld drie klanten.”

Schroom

Het beheer van de archieven was voor veel bedrijven absoluut geen prioriteit. Bovendien hadden de meesten hierover een grote gêne. Ze wilden niet dat geweten was dat ze hun archief uitbesteedden. “Wij hebben meegemaakt dat een bankier ronduit kwaad werd toen we vroegen of we hem als referentie mochten opgeven bij een andere bank. We moesten zwijgen als een graf”, herinnert Rooms zich. Pas de jongste jaren is die schroom duidelijk afgenomen en maken sommigen zich zonder probleem kenbaar. Op de klantenlijst staan ronkende namen als AXA, Banco Santander, Landbouwkrediet, Carrefour, het Universitair Ziekenhuis Antwerpen of kleinere spelers als het Brusselse Sheraton-hotel en een rist advocatenkantoren.

Merak is intussen, en vooral dankzij mondreclame, op kruissnelheid. “Bedrijven zijn zich er eindelijk van bewust dat hun archief bij een specialist veel veiliger is en meer ordelijk word behandeld. We hebben daarvoor wel eerst ruim vijftien jaar in de woestijn gepreekt”, zegt Rooms in de splinternieuwe vestiging van Merak in Schelle bij Antwerpen. Die site, nummer zes in België, wordt volgende week officieel geopend. Het gebouw, inclusief bescherming tegen bliksem, brand en water, en inbraak, kost 9 miljoen euro. De investering wordt bijna volledig gefinancierd via leasingovereenkomsten. Eerder opende Merak vestigingen in Mechelen (2), Merksem, Overijse en Vilvoorde. In die laatste huist een heuse ondergrondse e-bunker (zie kader).

Ook de waaier van activiteiten is veel breder geworden. Naast het bewaren of vernietigen van papieren archieven, biedt Merak ook het digitaliseren van documenten en archiveren van digitale documenten aan, net als het bewaren van magnetische en optische dragers. Bovendien stockeert het in zijn koelruimtes laboreferentiemateriaal en monsters uit de productie van medicijnen. Voor die laatste activiteiten heeft Merak ronkende namen uit de farmawereld kunnen strikken. “Zulke bedrijven kennen de prijs van het bijhouden van een archief op een ordentelijke manier. Dat zijn ook diegenen die het gemakkelijkst tot bij ons komen”, zegt Rooms.

Beurs als financiering

De nieuwe site in Schelle toont aan dat archiefbeheer nog altijd de bulk van de business van Merak vormt. Dat komt omdat documenten op papieren dragers nog altijd vaak goedkoper bewaard kunnen worden in hun originele vorm dan gedigitaliseerd. Helaas is het ook de minst lucratieve van de diensten die Merak biedt, merkt Rooms op. Ruim duizend van de 1800 klanten laten enkel hun papieren archieven bewaren.

Merak is via partners ook verzeild geraakt in Nederland, meer bepaald in Zaandam bij Amsterdam, en in de buurt van de Zwitserse stad Zürich. Daar heeft Merak nu twee vestigingen. Rooms heeft de nodige problemen gekend, maar weigert om er weg te trekken. Zelfs niet nu Zwitserland door de sterk gerevalueerde frank nóg duurder is geworden. “Dat kunnen we niet maken tegenover onze klanten.”

Voorlopig wordt het dienstenpallet niet verder uitgebreid. Rooms aast eerder op verdere internationalisering. Zo zou hij graag aan de slag gaan in Duitsland. Al zal dat niet eenvoudig zijn. “Als je bedenkt dat alleen deze site al 9 miljoen euro kost…” Daarom ook dat Rooms openlijk van de beurs droomt. “Wat wij doen, is vreselijk kapitaalintensief. Als we bijvoorbeeld een concurrent willen overnemen of een verkooporganisatie willen uitbouwen zoals in België, hebben we zoveel kapitaal nodig dat we misschien moeten kijken naar de beurs. Om snel uit te breiden, is er geen andere weg”, zegt Rooms. Een deal met een risicokapitaalverschaffer maakt hoe dan ook geen kans. “Een bankier stelde ons ooit een private-equitydeal voor. Daar zijn wij niet happig op. Die zou dan ook een vetorecht op investeringen hebben gehad. Dan houdt het op.”

Merak blijft intussen al ruim tien jaar netjes uit de rode cijfers. Ook de omzet ging in stijgende lijn, hoewel de groei vorig jaar beperkt bleef tot 4 procent. “De laagste groei in de geschiedenis van Merak”, merkt Rooms op. “Maar goed, vergeet niet dat we het moeten halen uit kleine archiefdoosjes.”

Merak is volgens Rooms hoe dan ook het nummer een in België, met een geschat marktaandeel van ongeveer 50 procent. “Daarom weet ik ook niet of het zinvol is om nog verder uit te breiden in België.”

Bij de concurrentie rekent Rooms ook vele verhuisfirma’s. “Die zeggen tegen hun klanten ‘wij kunnen dat ook meneer’.” ( lacht) Maar de twee grote rivalen zijn volgens Rooms het wereldwijd actieve beursgenoteerde informatiebeheerconcern Iron Mountain en Euro Archive uit Turnhout, dat nu in handen is van het eveneens beursgenoteerde Amerikaanse Cintas.

BERT LAUWERS, FOTOGRAFIE THOMAS LEGRÈVE