In 2013 meldde 25 procent van de bedrijven ten minste één geval van onrechtmatig verkregen informatie, tegen 18 procent in 2012. Hoe kan ik in afwachting van de nieuwe Europese wetgeving, nagaan hoe goed mijn bedrijf gewapend is tegen misbruiken? Edwin Jacobs, advocaat bij time.lex, geeft enkele tips.
1. Geheim is geheim. Let goed op welke informatie u vrijwillig prijsgeeft aan potentiële klanten of commerciële partners, leveranciers of op uw website.
2. Maak er een gewoonte van om een geheimhoudingsovereenkomst of -clausule (NDA) af te sluiten met werknemers, consultants, leveranciers en potentiële zakenpartners als ze toegang krijgen tot uw bedrijfsgeheimen of kennis. Vaak loopt het hier al mis omdat een bedrijf met knippen en plakken een standaardcontract bewerkt.
3. Zorg er voor dat geheime en niet-geheime informatie gescheiden is. Beperk de fysieke en elektronische toegang tot uw bedrijfsgeheimen.
4. Breng op geheime documenten het woord ‘confidentieel’ aan en bewaar ze op een beveiligde manier. Zorg voor wachtwoorden en verander die regelmatig.
5. Doe een antecedentenonderzoek wanneer u een nieuwe medewerker in dienst neemt.
6. Informeer uw medewerkers over wat al dan niet confidentieel is. Zorg dat informatiebeveiliging in uw bedrijfscultuur wordt geïntegreerd met een opleiding.
7. Bepaal een toegangsniveau tot bepaalde informatie. Niet iedereen heeft toegang nodig tot uw klantendatabase, recepten of uw onderzoek- en ontwikkelingsafdeling. Vergeet de toegang niet in te trekken wanneer een medewerker of consultant vertrekt.
8. Reageer onmiddellijk wanneer u inbreuken vermoedt door (ex)-medewerkers of concurrenten. U kunt na een zeer snelle en eenzijdige procedure voor de rechtbank snel bewijzen verzamelen, zelfs zonder dat de inbreukmaker gealarmeerd wordt, en de inbreuk onmiddellijk laten stopzetten. U kunt ook een schadevergoeding eisen.
