Hoe het kneusje SUPERMAN wordt

Bedrijven die hun human-resourcesactiviteiten niet uitbesteden, worden schaars. De voordelen van HR-outsourcing zijn duidelijk: ze zorgen voor een aanzienlijke kostenbesparing. En geven de personeelsmanager de tijd om te focussen op zijn kerntaak: het optimaal aanwenden van het menselijk kapitaal in het bedrijf. Zo verandert de HR-manager van administratief hulpje in directielid.

Tot voor kort was het nog een zeldzaamheid, nu is het bijna de gewoonste zaak van de wereld: een personeelschef of human-resourcesmanager die opklimt tot chief executive officer. Denk maar aan Rudy De Hainaut bij Alken Maes. Of Chris De Wulf, die HR-manager was bij Volvo Cars en dan Nedcar ging leiden. Of Dries Colpaert, de voormalige HR-directeur van Colruyt België, die nu de Franse dochter leidt. Ook Dirk Van den Bossche, manager van Sanoma Magazines, komt uit de human-resour- ceswereld.

In het verleden was de kans veel kleiner dat personeelsdirecteurs de sprong konden maken naar de top. Een personeelschef hield zich immers alleen bezig met minder strategische zaken. Zijn functie had vooral een administratief karakter. Zorg dat de loonbrief tijdig verstuurd wordt et tais-toi. Dat verleden draagt de HR-manager nog altijd een beetje mee als een stigma, als de schandvlek van het kneusje onder de managers. In België maakt één op drie personeelsverantwoordelijken geen deel uit van het directiecomité. Ook bij de grotere ondernemingen is dat nog altijd in één op vier bedrijven niet het geval.

Nog steeds is het niet vanzelfsprekend dat de HR-manager deelt in de glamour. Al beklimt hij stilaan de trap naar het bedrijfselysium, al ruilt hij stilaan de landwijn voor de grand cru’s van de directietafel. Maar wie van die nectar wil proeven, moet wel de taal van de top spreken: hij moet zijn functie linea recta in dienst stellen van de bedrijfsresultaten. Het gaat om de bottom line, dummy. Dat impliceert dat de HR-manager de business moet kennen, zijn kosten moet terugdringen en de return on investment van de eigen activiteiten moet kunnen meten én aantonen. Een gunstige impact hebben op het cijfer onderaan op de balans, daar draait de wereld om. Kortom, de klerk moet een volbloed manager worden. Hij krijgt die kans nu, omdat de kwaliteit van medewerkers wel degelijk hét verschil kan maken met de concurrentie. Dat hebben de CEO’s inmiddels ook wel door.

Outsourcing als troef

Hoe dicht vertoeft Assepoester inmiddels in de buurt van het prinsenbal? In 2002 hield advies- en opleidingsbureau Krauthammer International een enquête bij meer dan 200 Europese topmanagers. Hen werd gevraagd naar de rol van de HR-manager binnen hun bedrijf. Uit hun antwoorden bleek dat de HR-managers een essentiële plaats innemen binnen het bedrijf, maar toch niet echt bij de strategische beslissingen worden betrokken. Maar dat verandert zienderogen.

Dat een human-resourcesmanager veel dichter bij de top van een bedrijf komt te staan, is in belangrijke mate te danken aan wat we gerust als één van de meest diepgaande veranderingen in de wereld van het personeelsbeleid kunnen noemen: het uitbesteden van de HR-taken. Uiteraard maakt die evolutie in HR deel uit van de algemene tendens dat steeds meer ondernemingen zich terugplooien op hun corebusiness en allerlei taken outsourcen aan andere, gespecialiseerde bedrijven. Die trend verklaart ook de gestadige groei die de dienstensector de jongste jaren beleeft. Want ook industriële bedrijven besteden steeds meer diensten uit aan derden. Taken die vroeger binnenshuis werden gehouden en niettemin een sterk dienstenkarakter hadden, vielen onder de noemer van industriële activiteiten. Volgens een onderzoek dat Morgan Chambers in België uitvoerde, zijn het vooral primaire back-officeprocessen en personeelsbeleidstaken die voor outsourcing in aanmerking komen.

De diensten die in de praktijk het meest worden uitbesteed, zijn human-resourcesactiviteiten. En dat gaat ondertussen veel verder dan de loon- en salarisadministratie overlaten aan derden. Diverse recente studies wijzen uit dat HR-outsourcing een echte groeimarkt is geworden. Een onderzoek van het Amerikaanse bureau Gartner stelt dat BPO (Business Process Outsourcing) door een meerderheid van ondernemingen wordt toegepast en dat HR-BPO daarvan het leeuwendeel uitmaakt.

Outsourcing als groeimarkt

HR-outsourcing is echter geen doel op zich. Het is enkel een middel om de businessprocessen beter te laten verlopen. In het recente Gartner-onderzoek wordt er wel een waarschuwing geuit: bedrijven mogen hun activiteiten niet uitbesteden om ze uit te besteden. Ze moeten duidelijke doelstellingen vooropstellen over de wijze waarop HR-outsourcing de werking van de corebusiness kan verbeteren.

Het uitbesteden van de loon- en salarisadministratie vormt slechts één aspect van HR-outsourcing, al is het vooral dat aspect waaraan bedrijven denken wanneer ze HR-diensten uitbesteden. Er zijn evenwel ook andere diensten die meer en meer worden uitbesteed. We denken hierbij vooral aan training en opleiding, en zelfs aan werving en selectie. Inez Senecaut, die het wervings- en selectiebureau Human Resources Consulting Company (HR-CC) leidt, stelt vooral in haar sector een stijging vast: “Dat gaat van de volledige uitbesteding van wervings- en searchopdrachten, via het puur screenen en administratief verwerken van binnengekomen cv’s tot het afnemen van assessments van eindkandidaten.”

HR-outsourcing is een wereldwijde groeimarkt. Terwijl die markt in 2002 nog goed was voor een wereldwijde omzet van 25 miljard dollar, zal ze in 2007 oplopen tot nagenoeg 38 miljard dollar. Algemeen wordt aangenomen dat de uitbesteding van HR-functies de komende jaren met 60 % kan stijgen. Een opmerkelijk hoog percentage. Hans Joris, directeur bij het sociaal secretariaat SD On Site, sluit zich aan bij dat optimisme: “Voor 2003 verwacht SD On Site een groei van 12 tot 15 %. Al is dat een stuk bescheidener dan in 2002, toen we 38 % noteerden. De stijgende vraag naar outsourcing is zeker geen eendagsvlieg. De bedrijven weten waar ze hun toegevoegde waarde kunnen halen.”

Ondertussen begeven meer en meer bedrijven zich op het terrein van de sociale secretariaten. Concreet evolueren vele uitzendbedrijven, selectiebureaus en sociale secretariaten qua dienstverlening in elkaars richting. Ook de aanbieders van IT-outsourcingdiensten hebben de human-resourcesmarkt ontdekt.

Veel spelers die specialisten zijn in IT-outsourcing, zien nu extra kansen op het vlak van HR-outsourcing. Arinso, bijvoorbeeld, wil in 2007 al 50 % van zijn omzet halen uit HR-outsourcing en wil zelfs Europees marktleider worden in de afhandeling van loonadministratie in opdracht van bedrijven. Het Belgische bedrijf haalde daarvoor Conor Gallagher weg bij concurrent LogicaCMG. Reageert Raf Alexander, managing director van LogicaCMG: “Wat op onze markt gebeurt, is een logische evolutie. De rol van de personeelsafdeling verandert voortdurend. Waar vroeger het personeelsbeleid grotendeels uit routineuze administratieve zaken bestond, wil HR nu een meer strategische rol in het bedrijf spelen.”

Technologie speelt hierin een sleutelrol en laat bedrijven toe een aantal human-resourcestaken te automatiseren, zoals loonadministratie, het beheer van kosten en personeelsvoorzieningen. Allerhande e-HR-systemen geven bedrijven in real time personeelsinformatie, huidige vaardigheden of opleidingsbehoeften. Het gaat om cruciale zaken die het personeel op korte termijn moeten omscholen of reorganiseren naar aanleiding van veranderingen in markt, maatschappij en technologie.

Geen toverformule

Veel bedrijven voelden zich verplicht om personeelsdiensten uit te besteden. De HR-departementen moesten het immers sowieso met minder middelen stellen. Tegelijkertijd werden de HR-departementen dringend aangemaand een hogere efficiëntie te bereiken. Die doelstellingen kunnen alleen bereikt worden via het uitbesteden van bepaalde diensten. De kosten van de HR-administratie moeten dus meer dan ooit verantwoord worden. Bedrijven zoeken dan ook actief naar middelen om die kosten te verminderen.

We stellen drie trends vast in de wijze waarop bedrijven hun HR-kosten kunnen verminderen:

Klassiek HR-BPO-proces (Business Process Outsourcing): begint met payroll-administratie en is uitbreidbaar tot de uitbesteding van de volledige HR-administratie (zoals beloningssystemen, training en rekrutering).

Shared Service Centers: komt neer op een centralisatie van de HR-activiteiten. Aanvankelijk bestonden die enkel op nationaal vlak, maar grotere bedrijven zetten nu al stappen op internationaal vlak.

e-HRenEmployee Portals: een decentralisatie van de HR-activiteiten in functie van een vermindering van de HR-arbeidslast. De werknemers rechtstreeks betrekken bij het personeelsbeleid, zonder tussenpersoon, is wat ook SD Worx doet. Het sociaal secretariaat annex leverancier van human-resourcesdiensten heeft een helpdesk opgericht voor het personeel van zijn klanten. De werknemers kunnen er terecht met allerhande vragen. “Een onduidelijkheid op de loonbrief? Een telefoontje volstaat,” zegt Hans Joris. “Vooral in KMO’s heeft men niet altijd de expertise in huis om daar onmiddellijk een antwoord op te geven.”

HR-outsourcing wordt in veel bedrijven beschouwd als een testcase om te zien hoever je kan gaan met het uitbesteden van taken. De HR-afdeling is daar een ideaal middel toe, want binnen het bedrijf wordt dat als weinig risicovol ervaren. Concreet: hier kan je je permitteren om met bepaalde projecten te experimenteren. Een financiële afdeling zal veel minder geneigd zijn om haar diensten uit te besteden of zich tenminste als een proefkonijn te beschouwen.

Er zijn wel grenzen aan het proefkonijn spelen. In het Gartner-onderzoek wordt ook gewaarschuwd dat bedrijven zich niet mogen laten verblinden door het uitbesteden van HR-diensten. Outsourcing is geen toverformule om kosten te besparen. Het positieve aspect van die kostenbesparing is dat bedrijven kunnen focussen op de corebusiness en zo hun dienstverlening kunnen verbeteren. Anderzijds zijn er ook ondernemingen die de kostenbesparingen op een té positieve manier interpreteren en denken er veel meer uit te halen dan mogelijk is. Raf Alexander: “HR is méér dan een kostencentrum, het kan het bedrijf ook heel wat opbrengen. HR levert een belangrijke bijdrage in het meten van de resultaten van de medewerkers.”

Vijf redenen om HR uit te besteden

Het Gartner-onderzoek geeft vijf redenen waarom een bedrijf beslist om HR-diensten uit te besteden:

efficiënter werken

de hoge transactiekosten

tijdsgebrek

de hoge kosten die het uitbreiden van bestaande HR-diensten zouden teweegbrengen

de problemen om de geschikte medewerkers te vinden of te behouden om bepaalde functies uit te oefenen

Efficiëntie is dus een belangrijk argument. Uit het onderzoek blijkt ook dat er toch nog een grote terughoudendheid bestaat bij veel bedrijven om die HR-diensten effectief uit te besteden. Ze zijn vaak bang om de controle te verliezen over bepaalde businessprocessen (het zogenaamde not invented here-syndroom) en ook het sociale aspect speelt een rol. Bij het uitbesteden van de HR-diensten is een deel van het personeel verplicht om op zoek te gaan naar andere diensten, waar ze andere taken moeten vervullen.

“Bij outsourcing stelt zich altijd een people-vraagstuk,” aldus Raf Alexander. “Het sociaal probleem vormt wel degelijk een drempel voor outsourcing. Als je HR uitbesteedt en je zegt dat het een organisatie is die het bedrijf ten goede komt, dan is de logische conclusie dat er binnen het bedrijf aan een heroriëntatie moet worden gedaan. Bepaalde medewerkers zullen dus andere taken op zich moeten nemen. Die stap kunnen ze echter niet allemaal zetten. Er kunnen dus jobs sneuvelen.”

Niet alleen loonadministratie

Uit het Gartner-onderzoek blijkt dat er een duidelijke tendens bestaat om verschillende HR-diensten uit te besteden, en dus veel verder te gaan dan loon- en salarisadministratie. Al zijn het natuurlijk vooral de back-officediensten die niet echt deel uitmaken van het strategisch beleid van een bedrijf, die worden afgestoten. We denken dan vooral aan opleiding.

SD Worx haalt 60 tot 65 % van zijn omzet uit loon- en salarisadministratie. Hans Joris voorspelt dat dat cijfer stabiel zal blijven: “Het is nu eenmaal een taak die altijd zal moeten worden uitgevoerd.” De rest van de omzet haalt SD Worx uit werving en selectie. Daarnaast houdt de HR-dienstengroep zich ook bezig met de doorlichting van personeelsdiensten. Een sterke groeier blijft SD On Site. Op korte tijd telt die afdeling meer dan 100 medewerkers. Het kwam er op vraag van de klanten wanneer er halverwege de jaren negentig meer en meer softwaresystemen opdoken in de HR-administratie en de klanten van bedrijven als SD Worx vooral met uitvoerende profielen werkten. Resultaat was dat ze zich verplicht voelden om een beroep te doen op de diensten van SD Worx, zijnde SD On Site, een soort mobiel sociaal secretariaat dat medewerkers naar de klanten stuurt.

Ook het sociaal secretariaat Securex gaat steeds breder werken. Begin 2003 richtte het zijn eerste dienst voor consultancy in human resources op: HR Solutions. In dat dienstenpakket vinden we onder meer de terbeschikkingstelling binnen een onderneming van een interim-HR-manager, een interim-HR-officer of een interim-expert in loonbeheer.

België loopt achter

Outsourcing neemt wereldwijd toe, maar er bestaan grote verschillen tussen de landen onderling. In Groot-Brittannië is de uitbesteding van HR-diensten enorm sterk uitgebouwd. Ter illustratie: LogicaCMG beheert meer dan 13 miljoen loonbrieven in Groot-Brittannië. België loopt achter. Inzake HR-outsourcing bestaat in deze contreien zeker nog een flinke marge. In de HR-afdelingen van Belgische bedrijven worden nog vaak taken uitgeoefend die best kunnen worden uitbesteed. Dat blijkt uit een recent PricewaterhouseCoopers/IBM-onderzoek dat wereldwijd werd gevoerd. Ook dertien Belgische bedrijven namen aan het onderzoek deel. Het gaat om een verscheidenheid van ondernemingen in de meest uiteenlopende sectoren (financieel, diensten, overheid,…) en met de meest uiteenlopende omvang (van KMO’s tot vestigingen van multinationals met meer dan 5000 werknemers). Uit het onderzoek blijkt dat een groot deel van de HR-taken binnen Belgische bedrijven nog altijd neerkomt op de uitvoering van louter administratieve praktijken (32 %). Slechts 9 % van de tijd gaat naar HR-strategie, terwijl dit toch een steeds belangrijker deel van de HR-activiteiten binnen het bedrijf uitmaakt.

Positief is wel dat acht van de dertien respondenten kiezen voor een externe training en ook de loonadministratie uitbesteden. Maar de uitbesteding van werving en selectie ligt al een stuk lager (zes van de dertien). Om schaalvoordelen te creëren, wordt er via Shared Service Centers gewerkt. Dat houdt in dat een aantal diensten wordt gecentraliseerd. Hier scoren de Belgische bedrijven opvallend zwak. Slechts drie tot vier van de dertien respondenten maakt gebruik van zo’n systeem.

In de klantenportefeuille van de outsourcers vinden we zowel grote als kleine bedrijven. Maar de aanpak verschilt wel. Raf Alexander: “In de dienstverlening moet je zeer flexibel zijn. Terwijl de manier waarop een sociaal secretariaat werkt eigenlijk star is. Die zeggen: als je bij ons aansluit, krijg je die bepaalde diensten. Het is te nemen of te laten. Wij werken liever met een menukaart waaruit klanten kunnen kiezen. Al moeten kleinere bedrijven wel vaker voor een standaardpakket kiezen.”

De voordelen voor de HR-manager

De voordelen van het uitbesteden van HR-diensten worden duidelijk. Personeelsdirecteurs kunnen zich steeds meer op de strategie van de onderneming richten door routineuze administratieve taken uit te besteden. Die HR-manager komt ook meer naar buiten, doet aan netwerking en ontmoet andere mensen die tot de top van het Vlaamse bedrijfsleven behoren. Ze zijn lid van verschillende clubs. Die wijzigingen vinden we ook terug bij het groeiende succes van initiatieven als de oorspronkelijk Antwerpse, maar nu in heel Vlaanderen ingeplante Personnel Managers Club (PMC), waar HR-managers elkaar vinden. 67 % van de bezoekers van die avonden zijn mensen met een HR-achtergrond.

Raf Alexander: “De rol van de HR-manager is dankzij outsourcing veranderd. Een HR-manager houdt zich nu bijna uitsluitend met human capital bezig: ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaats zitten en dat je aan strategische rekrutering doet. Er komt meer tijd vrij voor het ondersteunen van lijnmanagement in carrièreontwikkeling, strategische rekrutering en retentie of de opvolging van high potentials, van de ambitieuze beloften.”

alain mouton

HR-outsourcing wordt in veel bedrijven beschouwd als een testcase om te zien hoever je kan gaan met het uitbesteden van taken.

Slechts 9 % van de HR-tijd gaat naar HR-strategie, terwijl dit een steeds belangrijker deel van de HR-activiteiten uitmaakt.