Nu lockdown en thuiswerk de nieuwe modewoorden zijn, is iedereen vertrouwd geraakt met videocalls en virtual meetings. En toch… toch klaagt iedereen dat ‘het niet hetzelfde is’. Daarom deze handleiding om deze vergaderingen zo efficiënt en aangenaam als mogelijk te maken.
Eerst even zeggen dat virtual meetings ook een aantal duidelijke voordelen hebben ten opzichte van fysiek face-to-face vergaderen: u kan sneller schakelen, niemand hoeft zich te verplaatsen naar een andere stad of ander land, het is goedkoper. Dus ook na deze coronatijd zal digitaal vergaderen in veel gevallen de beste optie zijn.
Technologie
Een eerste stap om uw virtual meetings te optimaliseren is de keuze van de juiste technologie. Er zijn diverse (gratis en betalende) platformen voor video conferencing. Momenteel evolueert deze software (Zoom, GoToMeeting, Webex, …) snel, dus breed vergelijken is de boodschap. Voor de meeste vergaderingen is er echter nog wel meer software nodig. Er moeten op voorhand uitnodigingen verstuurd worden, net als voorbereidende documenten. Tijdens de vergadering moeten eventueel grafieken of cijfers getoond worden.
Een belangrijk criterium in deze keuze is veiligheid. Zorg ervoor dat uw systemen op geen enkele manier kunnen gehackt worden of informatie lekt naar onbevoegden. En overweeg ook de eisen in verband met privacy, bijvoorbeeld inzake het opnemen van vergaderingen. Eenmaal de nodige technologie gekozen is, moeten alle betrokkenen getraind worden in het gebruik ervan. De afgelopen maanden zijn veel vergaderingen gestart met gesukkel met de computers. Een goede voorbereiding (op kantoor én thuis) voorkomt dit en haalt het maximum uit de mogelijkheden.
Afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden, ook in de virtuele wereld. Virtueel meetings moeten goed geleid, gemodereerd worden. Beperk bijvoorbeeld het aantal deelnemers, met meer dan tien mensen in de meeting wordt het sowieso moeilijk.
Maak duidelijke afspraken over wie het woord kan nemen, en hoe dat dan wel moet gebeuren. Wie niet aan het woord is, wordt best ‘gemute’. Ook is het een goed idee om bij het begin van de vergadering iedereen voor te stellen, en de rol van ieder te bepalen.
Deelnemers aan een virtuele vergadering moeten de etiquette-regels respecteren: zorg voor een professionele uitstraling en omgeving. Multitasken en op de smartphone tokkelen is ook tijdens een virtuele vergadering onbeleefd en contraproductief.
De vergadering dient ook voldoende voorbereid te zijn, door iedereen. De agenda en timing moeten duidelijk zijn, iedereen moet zijn huiswerk gemaakt hebben.
En een vergadering eindigt niet wanneer ze afgelopen is. De besluiten moeten in de realiteit worden omgezet. En specifiek wat virtueel vergaderen betreft, is een evaluatie van die vergadering belangrijk. Wat kan beter, wat ontbreekt, welke afspraken werken niet goed? Enkel door die vragen te stellen en collectief te beantwoorden, kan virtueel vergaderen steeds efficiënter.
Voor vergaderingen van raden van bestuur geldt zeker en vast de regel dat ze efficiënt en veilig moeten verlopen. Diligent, wereldleider op de markt van board portals, heeft een gamma aan software ter beschikking om dit te realiseren. Alle (up-to-date) informatie is makkelijk en veilig beschikbaar, berichten kunnen worden uitgewisseld, stemprocedures verlopen geautomatiseerd. Hoe u virtuele raden van bestuur optimaal organiseert, leert u in deze virtual meeting toolkit.
