Hoe doet u een pc cadeau aan uw medewerkers?

U kunt uw medewerkers uitrusten met een pc en een internetaansluiting zonder dat beide partijen zwaar worden belast. Hoeveel gaat dat u precies kosten? En wie maakt er aanspraak op? Trends zocht uit hoe u een Pc-Privé-programma kunt opzetten.

Sinds 1 januari 2003 kunnen bedrijven hun werknemers uitrusten met een pc of een laptop, een breed scala aan randapparatuur en een internetverbinding, zonder dat beide partijen daarop zwaar belast worden. Dat heet het Pc-Privé-plan.

De overheid ziet Pc-Privé vooral als een uitgelezen manier om meer computers in de Belgische huiskamers binnen te loodsen. Toen de ISPA, de vereniging van internetproviders, onlangs nieuwe cijfers over het aantal aansluitingen publiceerde, bleken die amper nog te stijgen. Wie thuis een computer heeft staan, maakt bijna zonder uitzondering gebruik van het internet. Maar het is de aankoop van een pc die nog te veel huisgezinnen afschrikt. Door de werkgever te laten bijdragen aan de kosten, moet die drempel een flink stuk verlaagd worden.

De wet voorziet in twee manieren om met Pc-Privé van start te gaan.

Aankoop door werknemer, bijdrage door werkgever

Dit is de meest eenvoudige methode. De meeste werkgevers stellen een lijst op van beschikbaar materiaal en bepalen in hoeverre zij bijdragen in de aankoopprijs.

Het is de werknemer die eigenaar wordt van de apparatuur. Dat houdt onder meer in dat hij opdraait voor de BTW op de aankoopprijs, dat de factuur op zijn naam moet worden opgesteld, maar ook dat het bezit van de pc en de randapparatuur een verworven recht is. Neemt de werknemer dus enkele weken na de aanschaf van een fonkelnieuwe pc ontslag, dan verhuist het toestel niet naar de werkgever. Ook als hij zijn ontslag krijgt, kunt u de pc niet opeisen, alleen het internetabonnement kan stopgezet worden. Als dat op voorhand zo is afgesproken, kunt u bij ontslag om dringende redenen wel eisen dat de werkgeversbijdrage terugbetaald wordt.

Een voordeel is echter dat u zich als onderneming niet hoeft bezig te houden met het beschermen van het toestel tegen virussen of hackers. U bent ook niet verplicht om voor de pc een verzekering aan te gaan. De werknemer is eigenaar en volledig verantwoordelijk voor het goed functioneren van de apparatuur.

U kunt uw werknemers verplichten hun materiaal bij één bepaalde leverancier aan te kopen – interessant als u daar als onderneming op een korting kunt rekenen – maar de wetgever bepaalt wel dat het steeds om nieuwe apparatuur moet gaan die nooit eigendom van de werkgever geweest is.

Aankoop door werkgever, gebruik door werknemer

Bedrijven kunnen hun personeel ook een pc en internetaansluiting ter beschikking stellen. Dat materiaal hebben ze dan zelf aangekocht – en blijft dus hun eigendom – of huren ze ergens. Dat geeft in zekere zin meer controle. Allereerst omdat het gebruiksrecht op de apparatuur alleen geldt zolang de werknemer bij u in dienst is. Stapt hij op of moet u hem ontslaan, dan kunt u de apparatuur doorschuiven naar een collega. Daarnaast mag u als eigenaar van de pc regels opleggen voor het gebruik ervan. Het is dus mogelijk alleen bepaalde software op de machines toe te laten en in de instellingen van de pc te verhinderen dat er nieuwe programma’s worden geïnstalleerd. Dat laat ook toe de pc te koppelen aan een programma van telewerken, omdat u zeker kunt zijn dat alle thuis-pc’s aan bepaalde normen voldoen.

U kunt beide methodes overigens ook combineren door uw werknemers een pc te laten aankopen en bijvoorbeeld de internetaansluiting te betalen. Bovendien staat het u vrij om de pc die u ter beschikking stelt, te verkopen aan de werknemer wanneer de pc is afgeschreven (bijvoorbeeld voor één symbolische euro).

Hoeveel kost het u?

Voor welke benadering u ook kiest, de fiscus laat zich steeds van zijn meest vriendelijke kant zien.

Worden de pc’s door uw personeel aangekocht, dan zijn de regels vrij eenvoudig. De belangrijkste stelregel is dat u nooit meer dan 60 % mag bijdragen aan de aankoopprijs van de apparatuur of de kostprijs van een internetverbinding (zonder BTW). Schaft uw medewerker een pc van 1210 euro (met BTW) aan, dan is uw bijdrage beperkt tot 600 euro (1210: 1,21 x 0,6). Het totale bedrag dat u inbrengt voor pc, randapparatuur en internetverbinding mag per werknemer niet hoger liggen dan 1520 euro. Dat cijfer is geïndexeerd. Bedrijven kunnen hun bijdragen fiscaal aftrekken, terwijl het voordeel voor de werknemer niet belast wordt.

Stelt u een pc ter beschikking van uw werknemers, dan gaat de fiscus er wel van uit dat u hen een voordeel in natura bezorgt. Om discussies over dit bedrag te vermijden, stelt de wet forfaitaire bedragen op. In het geval van een volledige pc gaat het om 180 euro per jaar, in het geval van een internetaansluiting om 60 euro per jaar. Deze bedragen zijn niet geïndexeerd. Hierop betaalt de werknemer dus belastingen.

U kunt echter ook vragen dat uw personeel gedeeltelijk zelf bijdraagt aan de kosten. Gaat het om minimaal 180 euro per jaar voor de pc en 60 euro per jaar voor de internetverbinding, dan is er geen sprake meer van een voordeel dat de medewerker heeft verkregen. Ook de belastingen en sociale bijdragen vallen dan weg. Geeft de werkgever een pc aan zijn medewerkers, dan kan hij zijn kosten steeds fiscaal in mindering brengen. Bovendien kan hij de BTW op de aankoopprijs recupereren als hij kan aantonen dat de pc (ook) voor professionele doeleinden ter beschikking gesteld werd.

Het forfaitaire bedrag van 180 euro geldt alleen voor een standaard pc-configuratie. Krijgt een werknemer dus alleen een printer van zijn werkgever, dan staat het de fiscus vrij om een waarde te plakken op dit voordeel in natura. In zulke gevallen is het fiscaal aantrekkelijker als de werknemer zelf de pc koopt.

Voor beide benaderingen geldt dat kosten voor het opzetten van een Pc-Privé-plan – zoals installatiekosten, opleiding of administratie – beschouwd mogen worden als beroepskosten en dus fiscaal aftrekbaar zijn. Dat geldt ook voor de eventuele investering in ondersteuning. U bent als werkgever niet verplicht een helpdesk te voorzien, maar het uitbesteden van technische vragen aan een gespecialiseerde firma kan zeker voor grote ondernemingen erg nuttig zijn.

Wie heeft er recht op?

De verschillen tussen beide systemen zijn niet alleen fiscaal. Er zijn ook een aantal praktische afspraken waaraan u zich moet houden.

Laat u de aankoop van de pc over aan de medewerkers, dan moet u uw Pc-Privé-plan bekendmaken en openstellen voor alle werknemers. U kunt dus geen onderscheid maken tussen arbeiders en bedienden, en moet ook een bijdrage leveren wanneer een tijdelijke kracht besluit op uw aanbod in te gaan. Bovendien zijn de aankopers eigenaar van hun toestel en kunt u dus niet verhinderen dat ze de nieuwe pc meteen doorschuiven naar vrienden of familieleden.

Kiest u ervoor de apparatuur ter beschikking te stellen, dan laat de wet toe dat u een onderscheid maakt tussen uw medewerkers. Dat onderscheid moet zijn gebaseerd op objectieve criteria, zoals anciënniteit of statuut. Vooral daardoor kent deze optie voorlopig meer succes bij ondernemingen.

Daarnaast beschrijft de wet vrij gedetailleerd welke apparatuur u minstens moet aanbieden. Bij een “volledige pc” horen niet alleen een klavier, een beeldscherm en een muis, maar ook een printer die tot de standaard randapparatuur wordt gerekend. Er wordt ook een lijst naar voren geschoven van toestellen die binnen een Pc-Privé-plan mogen worden aangeboden, waaronder scanners, webcams en zelfs digitale fototoestellen.

Zeker voor deze randapparatuur geldt dat u ze apart mag aanbieden, tegen andere voorwaarden dan de pc zelf – bijvoorbeeld met een hoger of lager terugbetalingspercentage. Kopen uw medewerkers zelf hun pc, dan zijn ze uiteraard niet verplicht het volledige aanbod aan te kopen. De wetgever zegt wel dat er telkens minstens twee onderdelen moeten gekozen worden, al kan het daarbij dus ook om een beeldscherm en een digitaal fototoestel gaan.

Pc is geen loonsverhoging

Alle toestellen moeten worden aangekocht voor een periode van drie jaar, al is er sprake van een aantal categorieën. Zo mag iemand die in 2005 een pc aankoopt, pas in 2008 een nieuw model aanschaffen, maar intussen wel een scanner of een webcam kopen. De enige uitzondering is software: twee verschillende softwarepakketten behoren voor de wetgever niet tot dezelfde categorie. Deze regels zorgen natuurlijk al snel voor een behoorlijk complexe administratie voor de werkgever.

Op sociaal vlak hebt u als werkgever relatief veel autonomie. U hoeft uw Pc-Privé-plannen niet voor te leggen aan de vakbond en ook geen wijzigingen aan te brengen in de individuele arbeidscontracten. Toch moet u voor sommige zaken erg goed opletten. Zo kunt u het programma niet zomaar in de plaats stellen van een loonsverhoging of een bonus, zonder het akkoord van de werknemers. Niemand is immers verplicht om op uw gulle aanbod in te gaan en werknemers die thuis over een relatief moderne pc beschikken, hebben meestal geen boodschap aan een nieuw model. Zouden ze nee zeggen tegen Pc-Privé, dan zouden ze ook hun loonsverhoging mislopen. Een Pc-Privé-programma mag ook nooit een loonindexering vervangen.

Andere sociale regels zijn relatief complex. Zo telt de bijdrage aan de aankoopprijs bijvoorbeeld wel mee in de berekening van het vakantiegeld, maar is het geen factor die meespeelt in de bepaling van de ontslagvergoeding.

Zelfs digitale fototoestellen kunnen deel uitmaken van een Pc-Privé-plan voor werknemers.