Het kant-en-klare kantoor

Vergeet het klassieke kantoormeubel en de dito bureaustoel. In de toekomst werken we in, rond en aan activiteitsmodules. Projectontwikkelaars bieden niet langer naakte kantooroppervlakte aan, maar instapklare kantoren.

Wicely is het Limburgse adviesbedrijf dat het begrip activity based office introduceerde. Achter deze dure woorden schuilt een helder en logisch concept. “We kennen het allemaal”, zegt Germain Verbeemen. “Want de manier waarop we thuis functioneren, is eigenlijk ook activity based: we koken in de keuken, we wassen ons in de badkamer… En dat zijn plekken die we met de andere gezinsleden delen. Niemand die eraan denkt om voor ieder gezinslid een aparte studio te voorzien. Maar op kantoor eisen we die eigen plek wel op.”

Het activity based office leunt dus aan bij het al meer ingeburgerde idee van de gedeelde werkplek, een kantoorconcept waarbij niemand nog een eigen bureau heeft. “Maar dat concept is nog altijd sterk profiel- of functiegericht”, zegt Verbeemen. “Men gaat na welke functies er zijn in een bedrijf, hoe vaak die voorkomen om vervolgens een kantooromgeving te ontwerpen. Wij kijken echt naar de activiteiten van de medewerkers, los van hun functie of titel.”

Wicely meet de kantooractiviteiten en brengt ze onder in een vijftiental categorieën. Dat meet- en rekenwerk speelt ook een belangrijke rol in het changemanagement, dat onvermijdelijk gepaard gaat met de invoering van het concept. “Het vergt een mentaliteitsswitch en dat is niet evident. Maar met meetresultaten in de hand kunnen we mensen gemakkelijker overtuigen dat het ook in hun kantooromgeving werkt.”

In een volgende stap worden, via een matrix, activiteitscategorieën (geconcentreerd individueel werk, projectwerk in een kleine groep, kort overleg tussen het werken door, enzovoort) gekoppeld aan activiteitsblokken (open werkplek, individuele concentratieruimte, kleine gesloten ruimte voor vier personen, enzovoort).

Het kantoor als verzamelplek

Verbeemen voorspelt dat het belang van de individuele open werkplek afneemt. “Individueel werk kan meer en meer van thuis uit gebeuren. Of je werkt op de trein of de Eurostar, of waar je ook bent. Het kantoor evolueert naar een plek waar we verzamelen om samen te werken. Dat vraagt dus om kleine en grotere modules waar je kunt samen zitten en -werken.”

Dat dit de inrichtingkosten van kantoren opdrijft, ontkent Verbeemen niet. “Maar daar staat een veel efficiënter ruimtegebruik tegenover. Bedrijven hebben met ons model veel minder vierkante meters nodig, zodat de totale kostprijs toch lager uitvalt.”

Meer flexibiliteit is volgens Verbeemen een ander voordeel. “Wijzigingen in de organisatie gaan vaak gepaard met verhuisbewegingen op de kantoorvloer. In een klassiek kantoor zijn dat omslachtige operaties. In een activity based-omgeving stelt dat probleem zich niet. De medewerkers kunnen zichzelf verhuizen.”

Wicely deed de oefening onder meer al voor ING, Fortis en Alcatel-Lucent. Bij Alcatel-Lucent ontwikkelde Wicely voor de nieuwe Antwerpse vestiging aan het Kievitplein een generieke oplossing: een kantooromgeving die geschikt is voor alle, soms zeer verschillende, afdelingen van de vestiging. Inmiddels heeft Alcatel-Lucent beslist om het concept wereldwijd uit te rollen.

laurenz verledens

“Het kantoor evolueert naar een plek waar we verzamelen om samen te werken” Germain Verbeemen, Wicely