Het forfait van 10 frank per kilometer

Kostenvergoedingen van 10 frank per kilometer voor het gebruik van de eigen wagen in dienstverband blijven belastingvrij.

Als men praat over vergoedingen voor het gebruik van de eigen wagen, moet er een fundamenteel onderscheid worden gemaakt naargelang het traject dat met de eigen wagen wordt afgelegd. Het fiscaal lot van die vergoedingen hangt immers volledig af van de aard van de kosten die worden vergoed.

Een vergoeding van kosten die eigen zijn aan de werknemer is in principe belastbaar. Een vergoeding van kosten die eigen zijn aan de werkgever is daarentegen in principe belastingvrij.

Voorbeelden van kosten die eigen zijn aan de werknemer, zijn bijvoorbeeld individuele levensverzekeringspremies, kosten van privé-reizen, kosten van privé-verplaatsingen om bijvoorbeeld tijdens het weekeinde boodschappen te doen of familiebezoeken af te leggen enzovoort.

Werk.

Ook de kosten van het zogenaamde woon-werkverkeer worden geacht te behoren tot de kosten die eigen kosten van de werknemer zijn. Bedoeld zijn daarmee de kosten die worden gemaakt om zich van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling te begeven, en omgekeerd, de kosten die worden gemaakt om (meestal ‘s avonds) van die vaste plaats van tewerkstelling terug te keren naar huis.

Iemand woont bijvoorbeeld in Leuven en werkt op het hoofdkantoor van een bank in Brussel. De kosten voor de verplaatsingen die hij dagelijks doet om op het werk en nadien terug thuis te geraken, zijn kosten die hem eigen zijn. Als hij daarvoor van zijn werkgever een vergoeding verkrijgt, gaat het derhalve om een vergoeding die in beginsel belastbaar is.

Op die principiële belastbaarheid bestaat er wel een zekere correctie. De wetgever heeft immers onder bepaalde voorwaarden en binnen zekere limieten in een belastingvrijstelling voorzien ten aanzien van de bijdrage die werkgevers betalen in de kosten van het woon-werkverkeer.

Maar die correctie doet niets af aan de vaststelling dat kostenvergoedingen die te maken hebben met het woon-werkverkeer in principe belastbaar zijn.

Dienstverband.

Volledig anders is het met de verplaatsingen die in dienstverband gebeuren. Nemen we opnieuw het voorbeeld van de bankbediende die in Leuven woont en in Brussel op het hoofdkantoor van de bank werkt. Stel dat hij de dagelijkse verplaatsing naar Brussel met de eigen wagen maakt. Maar veronderstel bovendien dat hij, na aankomst in Brussel, zijn eigen wagen verder gebruikt om daarmee in opdracht van zijn werkgever andere verplaatsingen te doen: bijvoorbeeld, naar vergaderingen die elders in de stad of daarbuiten plaatsvinden, klanten bezoeken enzovoort. De kosten van die laatste verplaatsingen zijn geen kosten meer die hem eigen zijn, maar wel kosten die eigen zijn aan de werkgever. De vergoeding daarvan is in principe belastingvrij.

Bewijs.

De rollen zijn hier dus volledig omgekeerd. Terwijl men bij verplaatsingen van het woon-werkverkeer vertrekt van een principiële belastbaarheid van de vergoedingen in hoofde van de werknemer, vertrekt men hier van een principiële onbelastbaarheid. En dat scheelt uiteraard een flinke slok op de borrel. Al was het maar omdat daarmee de bewijslast volledig wordt omgekeerd. Bij vergoedingen die in principe belastbaar zijn, zal het aan de belastingplichtige zijn om aan te tonen dat de vergoedingen die hij ontvangt, misschien niet of niet volledig belastbaar zijn.

Bij vergoedingen die in principe onbelastbaar zijn, komt het daarentegen aan de administratie toe om aan te tonen dat de uitbetaalde vergoedingen misschien niet aan de voorwaarden voor belastingvrijstelling voldoen, en zij dus wel geheel of gedeeltelijk belastbaar zijn.

Werkelijk.

Rijst vervolgens de vraag waarom de administratie kostenvergoedingen zou willen belasten die slaan op het gebruik van de eigen wagen in dienstverband. Het antwoord ligt voor de hand. De principiële onbelastbaarheid geldt uitsluitend voor zover de vergoeding werkelijke kosten dekt.

Als een werkgever een vergoeding uitbetaalt voor verplaatsingen in dienstverband, dan wordt die vergoeding weliswaar geacht belastingvrij te zijn. Maar het staat de administratie vrij om te bewijzen dat die vergoeding bijvoorbeeld niet overeenstemt met de werkelijk gereden kilometers, of dat de betaalde vergoeding hoger is dan de werkelijk gemaakte kosten.

Forfaitair.

De administratie koestert in dit verband – bijna traditioneel – een grote argwaan tegenover forfaitaire kostenvergoedingen.

Een forfaitaire waardebepaling is immers per definitie slechts benaderend, en de kans op misbruik is derhalve nooit ver weg. Vandaar dat de administratie bij forfaitaire kilometervergoedingen (voor het gebruik van de eigen wagen in dienstverband) in de praktijk twee voorwaarden stelt. Uit de feiten moet blijken dat het aantal in dienstverband afgelegde kilometers met de werkelijkheid overeenstemt; en op de tweede plaats moet blijken dat de vergoeding die per kilometer wordt toegekend, niet uit de lucht gegrepen is. De vaststelling van het kilometertarief moet gebaseerd zijn op ernstige normen.

Staat.

In het verleden is de administratie er altijd vanuitgegaan dat de kilometervergoedingen die de Belgische staat aan zijn eigen ambtenaren uitbetaalt wanneer die hun eigen wagen gebruiken voor verplaatsingen in dienstverband, als een ernstige norm mag worden beschouwd. Een werkgever (uit de privé-sector) die kilometervergoedingen betaalt waarvan de bedragen niet hoger zijn dan hetgeen de Belgische staat aan zijn eigen ambtenaren betaalt, mag dus gerust zijn: wat zijn werknemers (per kilometer) ontvangen, blijft belastingvrij.

Het probleem is evenwel dat de federale regering dit kilometertarief (voor haar eigen ambtenaren) onlangs heeft aangepast. In de nieuwe regeling geldt nog slechts één tarief: een federale ambtenaar die zijn eigen wagen voor dienstverplaatsingen gebruikt, krijgt 10 frank per kilometer, ongeacht of hij die verplaatsingen maakt met een twintig jaar oude 2 pk, dan wel met een gloednieuwe Lexus of Ferrari.

De vraag is dan of deze nieuwe regeling ook doorwerkt op fiscaal gebied. Anders gezegd, is de vergoeding van 10 frank per kilometer ook belastingvrij ?

Het antwoord – inmiddels bevestigd door de administratie – kan uiteraard niet anders dan ja klinken. Het kilometertarief dat de federale regering hanteert, kan immers nog steeds niet anders dan als een ernstige norm worden opgevat. Anders redeneren zou betekenen dat de federale regering haar eigen ambtenaren fiscaal in de wind zet.

Concreet wil dit zeggen dat de werkgevers (ook uit de privé-sector) gerust mogen zijn: zolang zij – voor verplaatsingen die werknemers met hun eigen wagen in dienstverband maken – vergoedingen toekennen die niet meer dan 10 frank per kilometer bedragen, is er geen vuiltje aan de lucht. Die vergoedingen blijven belastingvrij.

Motorfiets.

Er is zelfs meer: de vergoeding van 10 frank per kilometer die de federale overheid aan haar eigen ambtenaren betaalt voor verplaatsingen in dienstverband, geldt niet alleen wanneer die ambtenaren hun eigen wagen gebruiken, maar ook wanneer zij daarvoor gebruik maken van hun eigen motor- of bromfiets. De administratie heeft bevestigd dat hetzelfde ook in de privé-sector geldt. Werkgevers kunnen derhalve ook met een gerust gemoed verplaatsingsvergoedingen van 10 frank per kilometer toekennen als hun werknemers dienstverplaatsingen maken met hun eigen motor- of bromfiets.

Hoger.

Rest de vraag wat er gebeurt als een werkgever hogere vergoedingen betaalt dan 10 frank per kilometer. Kunnen die ook nog belastingvrij blijven?

De administratie heeft daar tot nog toe niet officieel op geantwoord. Maar dat antwoord kan moeilijk anders dan bevestigend zijn. Daar is minstens een aantal goede redenen voor.

De administratie eist dat een forfaitaire kostenvergoeding gebaseerd is op een ernstige norm en aanvaardt dat het tarief dat de federale overheid hanteert als dusdanig mag worden aangezien. Maar daaruit volgt uiteraard niet dat andere ernstige normen (die tot hogere vergoedingen leiden) niet in aanmerking komen.

Een ander belangrijk argument kan worden afgeleid uit het verleden. Vandaag wil de federale overheid aan haar eigen ambtenaren geen vergoedingen meer betalen die uitstijgen boven 10 frank per kilometer. Maar dat was tot voor kort niet het geval. In het verleden hanteerde de federale overheid een tarief dat in opklimmende kilometervergoedingen voorzag voor wagens van 4 tot 11 pk. Voor wagens van 11 pk kon de vergoeding oplopen tot 11,96 frank per kilometer.

Op basis daarvan nam men aan dat de belastingvrije vergoedingen voor wagens van 11 pk in de privé-sector ook minstens 11,96 frank konden belopen. En, dat voor wagens van meer dan 11 pk nog hogere belastingvrije vergoedingen mogelijk moesten zijn (aangezien het tarief van de overheidssector maar bruikbaar was voor wagens tot 11 pk). Het valt dan ook niet in te zien waarom de belastingvrijstelling voortaan beperkt zou moeten worden tot vergoedingen van maximaal 10 frank per kilometer.

Integendeel. De conclusie moet zijn, dat de vergoeding belastingvrij blijft zodra men kan aantonen dat het toegepaste kilometertarief op ernstige gronden is gebaseerd. Ook als dit leidt tot vergoedingen die hoger zijn dan 10 frank per kilometer.

jan van dyck