Het extralegaal kantoor

Goede medewerkers vinden is één ding, ze houden is een ander. Extralegale voorwaarden en een bedrijfswagen doen het al niet meer. Een alternatieve beloning wint veld: het flexibele kantoor.

Maastricht (Nederland).

Vroeger was alles eenvoudiger. Je werkte acht uur per dag op kantoor of in de fabriek. Daarna ging je naar huis. Maar de grens tussen arbeid en vrije tijd vervaagt. De wereld beweegt sneller. Voor bedrijfsleiders bestaat er maar één deadline: gisteren. Zo ontstaan vaak conflicten tussen het werk en het gezinsleven.

Om dit probleem adequaat op te vangen, de arbeidsvreugde te verhogen en valabele werknemers aan te trekken, ontwikkelde Erik Veldhoen – gedelegeerd bestuurder van Veldhoen + Company, een Europese pionier in het inrichten van flexibele werkomgevingen – het concept van de noffice: kantoren bestaan niet meer. In de plaats ervan moeten we een harmonieuze symbiose tussen wonen en werken nastreven.

The proof of the pudding is in the eating, luidt een bekend Engels spreekwoord. Daarom gingen we een kijkje nemen in het hoofdkwartier van Veldhoen + Company in Maastricht. Het kantoor lijkt meer op een modern hotel dan een klassiek bureau van een projectingenieur. Eenmaal de vestiaire gepasseerd, betreed je een open ontmoetingsruimte van het gerenoveerde koetshuis. Geen balie, maar een bar. Boven de tapkast zweeft een televisie waarop CNN de jongste wereldnieuwtjes aankondigt.

Bespaar 150.000 frank

Na een korte adempauze stapt een van de medewerkers binnen en biedt een uitstekende espresso aan. Behalve esthetisch is het interieur ook comfortabel: gezellige lampenkappen met elektrisch in de hoogte verstelbare zittingen en tafels.

Enkele minuten later komt de maestro himself – stijlvol in zwart maatpak – aangetreden en toont trots zijn “elastische” laboratorium met 22 faciliteiten: lounge, mailwand, cockpit, bibliotheek, leestafel, surfplek, vergaderruimte, procesarchief enzovoort. Er valt amper een papiertje te bespeuren: alles gebeurt op de computer en de medewerkers hebben laptops met een draadloze netwerkverbinding en de nieuwste gsm’s.

Na een carrière als directeur facility management bij de Nederlandse projectontwikkelingskantoren Ime Consult en Polycad, begon bouwkundig ingenieur Erik Veldhoen in 1989 zijn eigen adviesbureau: Veldhoen + Company (jaaromzet: 200 miljoen frank, 32 medewerkers). Hij schafte de vaste werkplek af, introduceerde het coconkantoor, koos voor telematica en ontwikkelde het zogenaamde vlekkenplan: een zodanige schakering van functies en faciliteiten dat een elastische ruimte ontstaat. Veldhoen: “Ons concept is gebaseerd op de duizelingwekkende ontwikkeling van de informatie- en communicatietechnologie. De capaciteit van computers en datatransmissie vertienvoudigt elke twee jaar. Tussen 1995 en 2000 steeg het aantal gsm’s in Nederland van 75.000 naar 10 miljoen stuks. Het aantal internetaansluitingen in 1998 bedroeg 200.000, terwijl ons land nu de kaap van 8 miljoen heeft overschreden. Ondertussen burgert de e-business zich in en wordt de toegang tot informatie steeds minder plaatsgebonden. Door het draadloze data- en telefoonnetwerk kun je voortaan werken waar je wilt, zelfs in de tuin.”

De werknemer levert een klein bureau in, maar krijgt een grote creatieve ruimte in de plaats. Germain Verbeemen, ex-partner van Veldhoen in België en nu gedelegeerd bestuurder van WICE Consulting: “Het gemiddelde kantoor is zo duur als een Jaguar. Vroeger hadden de werknemers een vaste plaats nodig om bereikbaar te zijn. Dankzij de mobiele communicatie hoeft dat niet meer. Persoonsgebonden archieven zijn ook niet meer van deze tijd. Via het netwerk kan het hele team alle documenten raadplegen. Uiteindelijk heb je maar de helft van de ruimte nodig. Dat bespaart al gauw 150.000 Belgische frank per persoon per jaar, geld dat je beter in opleiding en moderne technologie kunt steken. Bovendien verhogen de flexibele werkplekken het onderling overleg, wat op zijn beurt de rentabiliteit verbetert.”

Iedereen in één kantoor

Het concept slaat aan. In 1995 besloot Interpolis met Veldhoen + Company in zee te gaan. De verzekeringsmaatschappij van de Rabobank slaagde erin 1650 in plaats van de voorziene 950 mensen in haar hoofdkwartier in Tilburg te huisvesten.

Dankzij deze plaatsbesparing zijn de investeringen in ergonomisch meubilair en telecommunicatie snel terugverdiend. Bovendien verhoogt de nieuwe manier van werken de rentabiliteit: op vijf jaar tijd verviervoudigde de omzet, terwijl het personeelsbestand verdubbelde. Ook overheidsinstanties en bedrijven (zie kader: Stille en efficiënte ambtenaren) schakelen over op Veldhoens concept: Politiekorps Limburg Zuid, ING, Postbank, Unilever, Nutreco, NS Vastgoed, Trespa en andere. Zelfs financiële instellingen uit Zwitserland tonen interesse.

Dankzij de vooruitgang in de informatie- en communicatietechnologie bestaat bovendien de mogelijkheid om thuis te werken. Werkgevers besparen plaats, werknemers winnen tijd. Maar niet iedereen gelooft in dit nieuwe model. Zo stelt de Deense futuroloog Rolf Jensen – directeur van het Copenhagen Institute for Future Studies – in zijn boek De droommaatschappij (uitgeverij Elmar, 2000, 255 pagina’s) dat thuiswerken het dilemma tussen gezin en werk niet oplost. “Je moet fysiek aanwezig zijn voor een goede communicatie met je collega’s, zeker bij wrijvingen. Maar ook succes moet je samen beleven. Het is een sociale kwestie. Met de telefoon of e-mail kun je instructies geven, maar zodra het een beetje emotioneel wordt, moet je er lijfelijk zijn. Om wantrouwen weg te nemen, is lichaamstaal erg belangrijk,” zo vertelde Jensen eind vorig jaar aan De Morgen.

Veldhoen erkent deze kritiek: “Mensen oefenen een job uit om hun behoefte aan sociale contacten te vervullen. Daarom zie ik meer heil in een harmonieuze combinatie tussen wonen en werken. In die zin winnen de zogenaamde satellietkantoren veld, waar werknemers van verschillende bedrijven uit dezelfde regio terecht kunnen.”

Meer vrijheid

Deze stelling wordt bevestigd door een onderzoek van Innotek, een innovatiecentrum, over telewerken. Directeur Luc Peeters: “Veel bedrijven passen glijdende werkuren toe en rusten hun medewerkers met gsm’s of draagbare computers uit om de flexibiliteit te verhogen. Sinds kort starten sommige ondernemingen met telewerken of sluiten aan bij een van onze telekantoren. Uit een pilootproject bij Siemens Atea blijkt dit deeltijdse systeem (maximaal twee dagen per week) voor bepaalde functies goed aan te slaan, als er op voorhand duidelijke afspraken zijn gemaakt tenminste. De motivatie en efficiëntie stijgen, terwijl de behuizingskosten dalen en de rekruteringskansen verhogen. Hiertegenover staat wel een maandelijkse investering van 12.000 frank per werknemer aan logistiek.”

Ook Artesia heeft voor zo’n flexibele arbeidsorganisatie gekozen. Na een succesvolle proefperiode van twee jaar, waarbij een gemiddelde rendementsverbetering van 8% werd vastgesteld, biedt de bank vanaf 2001 al haar medewerkers de kans anders te gaan werken. Centraal in deze nieuwe aanpak staat het loskomen van plaats en tijd. Het personeelslid heeft de vrije keuze: satellietwerk, huisarbeid of een combinatie. De specifieke spelregels worden in een overeenkomst vastgelegd. Voor de vergoeding van de onkosten wordt een forfait vastgelegd om banale discussies achteraf te vermijden. Ook zijn stamtijden voorzien, waarop de betrokken medewerker steeds bereikbaar moet zijn: telkens twee uur in de voor- en de namiddag.

“Ik wil wonen en werken dichter bij elkaar brengen,” besluit Veldhoen. “Onderzoek toont aan dat mensen productiever zijn als ze zich thuis voelen. In Nederland reageren zelfs de vakbonden enthousiast op onze ideeën. Zij zien dat de werknemers meer vrijheid en betere arbeidsomstandigheden krijgen.” In België staan we nog niet zover. Germain Verbeemen: “Bij ons zitten ABVV en ACV nog geklemd tussen het vasthouden aan de prikklok en de vraag naar meer thuiswerk.”

LECTUUR

‘De droommaatschappij’, Rolf Jensen, uitgeverij Elmar, 2000, 255 blz.

ERIC POMPEN,epompen@trends.be