Het einde van het handelsregister

Om de handelsgegevens van de bedrijven beter te beheren, lanceert de regering deze maand het wetsontwerp dat een Kruispuntbank van Ondernemingen opricht. Het handelsregister wordt dan een particulier uitgebaat “ondernemingsloket”. De betrokken partijen vrezen complete chaos bij deze zogezegde vereenvoudiging.

Het heeft iets vreemds. Jaren bleef de Kruispuntbank van Ondernemingen ( KBO) dode letter. En plots kan het niet snel genoeg gaan voor premier Guy Verhofstadt ( VLD). Nog voor het parlement de oprichting goedkeurt, wordt een resem administraties opgezweept om werk te maken van deze Big Brother van en voor Belgische bedrijven. De KBO moet gegevens over de rechtspersonen, RSZ- en BTW-nummer(s) beheren, en de informatie uit het handelsregister (inschrijving, wijziging of schrapping) bijhouden.

Voor eind oktober wil de regering een wet door het parlement jagen die de oprichting van de KBO mogelijk maakt en het handelsregister omvormt tot een “erkend ondernemingsloket” dat alle relevante inlichtingen over ondernemingen inzamelt. Streefdatum van de inwerkingtreding: 1 januari 2003.

De spil van de hervorming is de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV), die ressorteert onder de premier. Erwin De Pue, directeur-generaal: “Stokoude reglementen en structuren worden in vraag gesteld. De premier is de drijvende kracht achter deze vereenvoudiging. Dat moet ook, omdat maar liefst vijf ministeries bij de oprichting van de KBO en de ondernemingsloketten zijn betrokken. Zonder een centrale aansturing dreigt zo’n hervorming te verzanden in de coulissen.”

De topambtenaar maakt zich sterk dat hij – zonder wet of uitvoeringsbesluiten – toch de timing haalt. “De regering legt zichzelf hoge eisen op,” aldus Luc Luwel, directeur van de Antwerpse kamer van koophandel (die kandidaat is om zo’n ondernemingsloket uit te baten). “Dat siert Verhofstadt. Er is best nood aan een dynamische wind die ‘gescleroseerde’ instellingen als het handelsregister doet bewegen.”

Starre procedure

Elke zelfstandige en elke commerciële rechtspersoon moet vandaag worden ingeschreven in het handelsregister. Voor beroepen die door de vestigingswet worden gereglementeerd, moet de starter eerst een ommetje maken langs de (provinciale) kamer van ambachten en neringen. Een vennootschap wordt bij notariële akte opgericht. Ook belasten heel wat vergunningen de startprocedure. Het personeel van de griffie verifieert als laatste in de rij de voorgelegde documenten. Daar loopt het dikwijls mis.

Patrick Cauwelier, de hoofdgriffier van de Ieperse rechtbank van koophandel: “We moeten inschrijvingen weigeren als de aanvrager niet de vereiste documenten heeft. Heel wat ondernemers in spe weten niet op welk niveau het dossier geblokkeerd wordt, omdat ze de formaliteiten overlaten aan hun boekhouder. De kamers van ambachten en neringen werken soms vanuit een corporatistische filosofie, maar door hun discrete manier van optreden is dat niet bekend bij het grote publiek. Voor de startende ondernemer lijkt het net of de trage ambtenaren moeilijk doen, terwijl het deze kamers zijn – toekomstige concurrenten dus – die de procedure vertragen.”

Ook De Pue ergert zich aan de trage opstart van een bedrijf. Hij citeert het voorbeeld van een kleinhandel in sigaretten, alcohol en allerlei goederen zoals schoonheidsproducten. Zo’n nering stoot op twaalf administratieve procedures bij negen departementen. “Dubbel werk bemoeilijkt de oprichting,” weet hij. “Negentig procent van de gegevens die de kandidaat-ondernemer moet verstrekken komt overeen met elders geregistreerde informatie. Ook tijdens haar bestaan moet een onderneming permanent identieke inlichtingen verschaffen. Daar wringt het schoentje. Heel wat bedrijfsleiders vermoeden dat ze in orde zijn als ze één keer de vereiste informatie hebben doorgegeven aan ‘een’ overheidsdienst. Maar zo werkt het niet. Elk moet zijn papiertje. Is dat er niet? Dan hangt de ondernemer een boete boven het hoofd.”

Ter illustratie: Unizo, de unie van zelfstandige ondernemers, berekende de totale administratieve last voor kleine zelfstandigen op 2,3 miljard euro per jaar. Volgens een recente Europese studie duurt de start van een eenmanszaak in België twee tot tien dagen en bedraagt de administratieve last 62 euro. De oprichting van een rechtspersoon neemt elf tot dertig dagen in beslag en kost 980 euro. Dat kan beter, aldus de DAV. De informatie over een bedrijf wordt in de toekomst gecentraliseerd door de erkende ondernemingsloketten die in verbinding staan met de Kruispuntbank.

Elk bedrijf beschikt in de toekomst over één ‘ondernemingsnummer’, waarmee de overheid onmiddellijk de vereiste informatie kan controleren (en indien nodig bestraffen). Diverse federale overheidsdiensten moeten dus hun databanken aanpassen, zodat een bedrijf binnen de administratie herkenbaar wordt met een eenduidige identificatie.

Justitie is niet klaar

Daarom werken de administratie van Ambtenarenzaken, Economie, Middenstand (handelsregister), Financiën (BTW), Sociale Zaken (RSZ) en Justitie (handelsregister) mee aan de hervorming. Diverse bronnen nemen het engagement van Justitie met een flinke korrel zout. “Justitie is amper klaar,” weet Hubert Vanmaldeghem, de hoofdgriffier van de Gentse rechtbank van koophandel.

Het personeel van de griffie beheert vandaag het handelsregister. De informatie komt de dag van de inschrijving terecht in het bestand van Euro DB. Dat bedrijf beschikt over de gegevens van 240.000 handelsvennootschappen, 85.000 vzw’s en 405.000 zelfstandigen ingeschreven bij het handelsregister of de BTW.

Vanmaldeghem: “Nu al zijn er heel wat afwijkingen tussen de officiële gegevens en de digitale informatie. Het is trouwens één zaak om de loketten op te dragen de oprichting van een handelsvennootschap te melden aan een databank. Maar het is allesbehalve duidelijk wie verantwoordelijk zal worden voor de registratie van de wijzigingen en de schrappingen. Het initiatief dreigt volledig uit de hand te lopen bij de opname van de oude gegevens van het handelsregister. Worden die gegevens van het ene moment op het andere, zonder een controle, toegevoegd aan de Kruispuntbank? Dat is vragen om moeilijkheden.”

Zijn collega Patrick Cauwelier verdedigt het idee van een centraal systeem dat de informatie over vennootschappen beheert en verspreidt. “In Nederland en Frankrijk kan je die gegevens gewoon van het internet plukken,” vertelt hij. Toch heeft ook hij vragen bij de overgang van het ene naar het andere systeem. “Wij beschikken niet over de informatica die ons toelaat de inlichtingen naar de KBO te transfereren. We vernamen de hervorming overigens niet via de officiële kanalen, maar pas nadat de ministers Rik Daems van Middenstand en Charles Picqué van Economische Zaken een persconferentie gaven, einde maart.”

Volgens Hubert Vanmaldeghem werden de griffies volkomen overrompeld toen ze vernamen dat de regering begin 2003 klaar wil zijn met de omvorming. “Plots lezen mijn medewerkers dat hun functie wordt afgeschaft. Via een laconieke fax waarschuwde het hoofdbestuur van Justitie ons einde maart dat het ‘ons ongetwijfeld bekend was’ dat er hervormingen op til waren bij het handelsregister. Het heeft iets ironisch. Dezelfde politici die het personeel van Justitie een gebrek aan management en professionalisme verwijten, confronteren ons via de pers met een uiterst grondige herstructurering, met de vraag die op enkele maanden te realiseren. Zo kunnen we niet ernstig meewerken aan deze toch belangrijke hervorming.”

Vanmaldeghem en Cauwelier vergaderden verschillende keren met de betrokken verantwoordelijken. Ze stellen vast dat geen enkele partij klaar is met de voorbereiding. “Financiën, dat de griffierechten int, werd laat ingelicht over een verlies van miljoenen euro aan inkomsten,” stelt Vanmaldeghem. “De parketten, curatoren en notarissen, die allen werken met deze informatie, weten van niets, zo bleek op een vergadering vorige maand. De besprekingen verliepen tot nu toe zonder medewerking, laat staan coördinatie, van Justitie.”

Niet te vroeg informeren

Erwin De Pue van de DAV erkent dat het verkeerd was het griffiepersoneel in het ongewisse te laten over de nakende herstructurering. Hij relativeert echter: “Als de overheid te vroeg informatie verspreidt over toekomstprojecten, creëert ze soms verwachtingen die niet kunnen worden ingelost. Een mooi voorbeeld is de introductie van de SIS-kaart, die vier jaar op zich liet wachten. Het heeft geen zin om de mensen ongerust te maken. Op het moment dat de KBO en de loketten worden gelanceerd, start de regering een informatiecampagne voor de betrokken ondernemingen.”

Ook De Pue situeert de flessenhals van de opstart van de KBO en de ondernemingsloketten bij Justitie. Dat heeft veel te maken met gebrekkige informaticasystemen. Maar: “De overheid zal op korte termijn 1000 pc’s leveren aan de handelsregisters om de hervorming mogelijk te maken. Wij zullen zorgen voor een eenvormig en gebruiksvriendelijk informaticasysteem, zodat de omschakeling zonder grote problemen verloopt. De KBO zal proefdraaien in december met het oog op de officiële start op 1 januari 2003.”

Privé-handelsregister?

Een ander vertragend element is de inwerkingtreding van de ondernemingsloketten, die volgens het wetsontwerp de taak van de griffie zullen overnemen. Ze moeten opereren als (provinciale) vzw’s, die worden opgericht door de sociale secretariaten, de kamers van koophandel, Unizo of andere patronale organisaties. Die vzw’s bestaan zelfs nog niet op papier. De Pue (DAV) relativeert: “Deze organisaties hebben al ervaring met administratieve dienstverlening aan ondernemingen. De opstart gebeurt dus niet out of the blue. Vanaf eind deze maand zullen we de kandidaten selecteren.”

Patrick Cauwelier vreest dat de overname van het beheer van het handelsregister zal leiden tot een “privatisering van een schat aan commerciële informatie”, maar dat spreekt De Pue tegen: “De KBO zal afzonderlijke contracten afsluiten met ondernemingen die de informatie willen verspreiden.”

Luc Luwel van de Antwerpse kamer van koophandel warmt zich alvast op voor de overname van de activiteiten van het handelsregister. “We zijn perfect in staat de front office van de ondernemingsloketten voor onze rekening te nemen,” stelt hij. “We rekenen uiteraard wel op een efficiënt beheer van de back office door de overheid.”

De loketten worden betaald voor het gepresteerde werk. Het is niet duidelijk of de bedrijven er beter van worden. Momenteel draait de ondernemer bij de start op voor de griffierechten, fiscale zegels voor het beroepsattest (en andere documenten), een gedeelte van de kosten (bijvoorbeeld: 15 cent per kopie bij Douane en Accijnzen) en andere kleine sommen. De Pue: “We streven naar een vereenvoudigde betaling van één forfaitair bedrag. Het ondernemingsloket moet de bedragen dan doorstorten naar de departementen.”

Cauwelier rekent erop dat de bedrijven meer zullen betalen dan vroeger. “De griffierechten worden tot nader order niet afgeschaft,” zegt hij. “De kosten van de vzw moeten toch ook worden vergoed.” Luwel: “Het is duidelijk dat wij geen pro-deodiensten verstrekken. Ons personeel werkt ook niet gratis. Over deze materie zullen we klare afspraken maken met de overheid.”

Zwart gat

Ondanks de positieve noot van De Pue en Luwel vrezen de hoofdgriffiers dat de timing voor de omvorming grondig verkeerd loopt. Vanmaldeghem: “Zonder gelijktijdige en duidelijke schikkingen op alle niveaus vallen we in een zwart gat. Ik vrees dat de ondernemingsloketten voor een tijd worden ingericht op de griffie, terwijl de vzw’s noch de KBO klaar zijn. Maar onze mensen zijn opgeleid noch gemotiveerd om de taak van ondernemingsloket waar te nemen. Ik weiger verantwoordelijkheid te dragen voor deze chaotische operatie.”

Volgens De Pue is het niet de bedoeling dat de ondernemingsloketten actief zijn voor de KBO in werking treedt. “Als blijkt dat de snelle hervorming niet mogelijk is, zal de overheid de operatie uitstellen,” sust hij. “Er wordt niet gewerkt in het luchtledige.”

De Pue is optimistisch en noemt de KBO de digitale ruggengraat van e-government. De ondernemer zal op termijn in staat zijn om on line informatie te verschaffen, te checken en die van andere bedrijven te raadplegen. Van een deregulering is echter geen sprake. “De toepassing van de regels wordt gemoderniseerd,” stelt hij. “Dit is een win-winsituatie. De overheid zal veel sneller op de hoogte zijn van eventuele overtredingen of mankementen in een dossier. De onderneming zal dan weer adequater kunnen reageren en heeft minder te maken met stugge administratieve rompslomp.”

Vanmaldeghem: “Iedere moderne ambtenaar moet achter deze fantastische vernieuwing staan. Het is een reden te meer om ze grondig aan te pakken. Laat de volgende regering er werk van maken, terwijl wij ons fatsoenlijk voorbereiden.”

Hans Brockmans [{ssquf}], hbrockmans@trends.be

Een nota van de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging geeft een goed beeld van de hervorming en de stand van zaken.

Negentig procent van de gegevens die de kandidaat-ondernemer moet verstrekken, komt overeen met elders geregistreerde informatie.

“Ik weiger verantwoordelijkheid te dragen voor deze chaotische operatie.”

(Patrick Cauwelier, hoofdgriffier)