GROUPWISE

BETER DAN ALLEEN.

E-mail speelt een belangrijke rol in de informatica van de VDAB. De dienst is een showcase voor het e-mail- en groupwaresysteem GroupWise van Novell, hoewel de arbeidsbemiddelaar niet eens de meest recente versie gebruikt : VDAB is nog niet overgeschakeld naar Windows 95 en dat is een vereiste om de bijkomende functionaliteit van de jongste versie, GroupWise 5, te benutten.

“Nog voor het EDS-tijdperk hebben we GroupWise geïnstalleerd op de dienst Informatiemanagement, ruim 3,5 jaar geleden,” zegt Ludo De Pauw van de dienst Informatiemanagement. “Toen EDS aan boord kwam, is het systeem in twee tot drie weken een Guinness-record in alle 180-plus kantoren ingevoerd.”

Corresponderen met de VDAB via e-mail is zeer eenvoudig gemaakt omdat de adressering van bij de start is gestandaardiseerd. Als u de naam en voornaam kent van een personeelslid bij VDAB, kent u eigenlijk zijn e-mail-adres. Marc Steurs : “Het adres bestaat uit de eerste letter van de voornaam, gevolgd door de eerste 7 betekenisvolle letters van de achternaam. Altijd aan elkaar. d’s en van’s worden afgekort tot d en v.”

En sinds zo’n twee jaar geleden een gateway naar het Internet werd geïnstalleerd, is het interne adres van de medewerkers meteen ook een Internet-adres geworden (gewoon @vdab.be toevoegen).

Marc Steurs : “Iedereen in de VDAB heeft nu een uniek Internet-adres. Klanten kunnen rechtstreeks vragen stellen aan VDAB-medewerkers door middel van mail.” Vanuit het Kiss-systeem kunnen werkgevers bijvoorbeeld direct hun interesse laten blijken voor een CV, om de screening van een sollicitant verzoeken, extra (betalende) diensten vragen aan VDAB-Consult, zelfs voorstellen om een bepaalde kandidaat aan te nemen in een Interim-statuut of na een opleiding. En omgekeerd wordt de communicatie voor de VDAB-medewerkers vergemakkelijkt. De Pauw : “Vroeger zou je een telefoontje doen, nu kan je de meeste bedrijven via Internet-post bereiken. Hetgeen tijdsbesparend is.

Zegt een insider : “Het succes van het mail-systeem is boven alle verwachtingen geweest. In de grote VDAB-centra heeft het tot een reële daling van de telefoonrekening geleid.” Door de vaste verbinding tussen de VDAB en zijn Internet-toegangsleverancier Skynet brengt het e-mail-systeem immers geen extra communicatiekosten mee.

Werkzoekende surfers krijgen met het e-mail-systeem te maken omdat het wordt gebruikt om hen vacatures via het Internet toe te sturen. “Om te voorkomen dat andere instellingen of privé-organisaties zomaar alle 80.000 vacatures zouden downloaden, is de effectieve opvraging beperkt tot 10 per dag en worden er op het Net geen concrete details gegeven. Wie via Internet werk zoekt, kiest maximum 10 vacatures, geeft zijn e-mail-adres op en krijgt binnen de 10 minuten de vacatures toegezonden, met vermelding van de naam van de werkgever en de sollicitatieprocedure.”

Geleidelijk zijn ook de agenda- en planningsfuncties van GroupWise bij de VDAB in gebruik genomen, zodat het eenvoudiger is geworden om vergaderingen te beleggen (het systeem zoekt de vrije momenten op en kan meteen ook zalen en materieel reserveren). Marc Steurs : “Vroeger moest je aan je secretariaat melden welke klant je ging opzoeken, nu wordt het meer en meer een verplichting om je eigen ( nvdr “publieke”) agenda in te vullen, zodat iedereen weet waar je bent.”

IGNACE DIERCKENS (VDAB) Elke maand worden 125.000 vacatures opgevraagd via Internet. Liefst 40.000 personen schreven zich vorig jaar elektronisch als werkzoekende bij de VDAB in.