Goede afspraken onder één dak

Als u eigenaar van een appartement bent, krijgt u elk jaar een uitnodiging voor de algemene vergadering van de mede-eigenaars. Die neemt beslissingen die u rechtstreeks aanbelangen. Het is dus zaak dat u zich goed voorbereidt.

Als u eigenaar van een appartement bent, wordt u minstens één keer per jaar uitgenodigd op de algemene vergadering van de mede-eigenaars. U bent niet verplicht daaraan deel te nemen, maar toch gaat u er beter naartoe. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat er beslissingen worden genomen waar u het niet mee eens bent, zonder dat u daartegen bezwaar hebt kunnen maken. Of dat er maatregelen waar u wel achter staat niet de vereiste meerderheid halen.

Kunt u niet gaan, dan geeft u het beste een volmacht aan een andere bewoner. Laat die persoon wel weten welke stem hij namens u over de agendapunten moet uitbrengen. Geeft u hem een blanco volmacht, dan kunt u er niet zeker van zijn dat hij uw belangen zal behartigen.

Een goede voorbereiding loont

De syndicus die het appartements-gebouw beheert, bezorgt de agendapunten minstens vijftien dagen voor de vergadering. Enkel de punten die op de agenda staan, mogen op de vergadering worden behandeld. Het is dus niet mogelijk andere onderwerpen ter sprake te brengen. Op heel wat agenda’s staat een punt ‘varia’. Ook wat daaronder valt, moet in de oproepingsbrief worden gedetailleerd. Elke mede-eigenaar heeft het recht punten aan de agenda toe te voegen, als hij daarvoor uiterlijk drie weken voor de algemene vergadering een verzoek richt aan de syndicus.

Bij de uitnodiging kunnen ook bijlagen worden gevoegd zoals offertes van aannemers, om sommige agendapunten toe te lichten. Of de syndicus vermeldt hoe en waar u die documenten op voorhand kunt raadplegen. Ook die informatie neemt u beter op voorhand door.

Het verloop van de vergadering

De algemene vergadering wordt geleid door een van de mede-eigenaars, en dus niet door de syndicus. De voorzitter wordt aangewezen aan het begin van de vergadering. Daarna wordt een lijst gemaakt van wie aanwezig is of wordt vertegenwoordigd door een volmachthebber. Die lijst moet ook vermelden welk aandeel ieder van de aanwezigen heeft in de mede-eigendom.

Vervolgens worden de agendapunten behandeld. De voorzitter leidt de vergadering en ziet erop toe dat er correct wordt gestemd over de agendapunten. Hij kan zich laten bijstaan door een of meer aanwezigen die de stemmen tellen. In de regel wordt over agendapunten beslist met een meerderheid van stemmen. Voor belangrijke beslissingen zijn weleens bijzondere meerderheden vereist. Als u vaststelt dat er verstrekkende punten op de agenda staan, is het raadzaam dat u nagaat in het reglement van mede-eigendom – of eventueel in de wet – of daarvoor speciale meerderheden vereist zijn.

Op de algemene vergadering wordt niet gestemd volgens het principe één eigenaar één stem, maar volgens het aandeel dat de eigenaars hebben in de mede-eigendom. De mede-eigendom wordt opgesplitst in zogenoemde duizenden, die doorgaans afhankelijk zijn van de grootte van de appartementen. Stel dat in een gebouw acht appartementen zijn. Twee eigenaars hebben bijvoorbeeld een breukdeel 100/1000, vier 125/1000 en twee 150/1000. De ene stem zal daardoor zwaarder wegen dan de andere.

De syndicus stelt tijdens de vergadering de notulen op – een kort verslag met de belangrijkste punten die worden behandeld. Aan het eind leest hij het verslag voor en laat hij het ondertekenen door de voorzitter, de secretaris en de aanwezige mede-eigenaars. Lees de notulen grondig na voordat u uw handtekening zet. Staan er dingen in die niet correct zijn, dan verzoekt u de syndicus die aan te passen.

Daarna worden de notulen binnen de dertig dagen bezorgd aan alle mede-eigenaars. Wie het niet eens is met de beslissingen of de notulen, heeft vier maanden de tijd om bezwaar aan te tekenen bij de vrederechter.

Een vergadering op papier

De algemene vergadering mag ook schriftelijk worden gehouden. De leden van de vereniging van mede-eigenaars nemen dan op papier alle beslissingen die tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van degene die via een authentieke akte moeten worden verleden. Die beslissingen moeten wel met eenparigheid van stemmen worden genomen. Zo’n schriftelijke vergadering kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor appartementsgebouwen aan zee, waarvan de eigenaars op verschillende plaatsen in het land of zelfs in het buitenland wonen.

JAN ROODHOOFT EN JOHAN STEENACKERS