Geen tovenaars

Een facility-managementbeleid kan niet als bij toverslag geïmplementeerd worden. Dat blijkt ook uit de strategie die Siemens gevolgd heeft.

Om het verhaal van Siemens en zijn facility management vanaf het begin te vertellen, moeten we teruggaan naar 1993. Tijdens de bouw van de vestiging in Huizingen (72.000 m²) besloot de onderneming heel haar logistiek te rationaliseren met als doel haar rentabiliteit te maximaliseren. Ontwikkeling van controleprocessen, prestatie-indexen, naspeurbaarheid, alles werd in het werk gesteld om op basis van een uitgebreide rapportering nauwkeurig de kostprijs van elke activiteit te kunnen bepalen (ontvangst van de goederen, opslag, verzending enzovoort).

Vier jaar later, toen Siemens besloot een synergie tot stand te brengen tussen de hoofdzetel in Brussel en Huizingen, werd dezelfde logica gevolgd. Een uitgebreide studie moest aantonen welke structuur de onderneming nodig had om optimaal te functioneren.

Er werd een programma opgesteld dat betrekking had op verschillende domeinen. “Een van onze prioriteiten op het vlak van het technisch onderhoud was de productiviteit van onze technici te verhogen, meer bepaald door de technische interventies te structureren,” legt Roland De Coninck, facility manager, uit. “Daartoe hebben we onder andere een helpdesk in het leven geroepen, die alle aanvragen in een centraal computersysteem invoert. Zo kunnen we ook de kwaliteit van de interventies controleren. We hebben immers service level agreements afgesloten met onze technici en onze onderaannemers.”

Efficiëntie heeft zo zijn prijs. De volgende stap had te maken met het quality management. Door de samenwerking tussen de operationele afdeling en de aankoopafdeling te verbeteren, wou Siemens de kwaliteit van een leverancier beter kunnen beoordelen.

De ruimteverdeling

werd ook volledig overhoop gehaald. “Het jaarlijkse percentage interne verhuizingen bedroeg 50%. Om iets te doen aan deze constante beweging hebben we een hele reeks oplossingen bedacht die aangepast zijn aan de behoeften van de werknemers: persoonlijke bureaus, flex-office voor het rondtrekkend personeel, home working en sinds kort ook satellite office. Al naargelang de plaats waar ze zich bevinden, kunnen de medewerkers zelf kiezen in welke zetel ze werken. Er wordt momenteel geëxperimenteerd met twee projecten, één in Gent en één in Namen,” verklaart Roland De Coninck.

In totaal zijn er al 150 flex-officeposten geïnstalleerd. Momenteel bedraagt de oppervlakte van een werkpost gemiddeld 12 m², maar dat moet nog evolueren naar 10 m² of zelfs 8 m². “We kunnen de individuele ruimte niet verkleinen zonder een alternatief te bieden,” merkt De Coninck op. “Naast de kantoortuinen moeten er ook concentratie- of discussieruimten zijn. Het aantal vergaderzalen is ook verveelvoudigd. De werknemers kunnen zelf kiezen welke ruimte het best geschikt is voor de activiteit die ze op dat moment uitoefenen.” Deze oplossingen zijn mogelijk dankzij de evolutie van de computernetwerken en het meubilair (kleiner, ergonomisch, modern en… op wieltjes!).

Intussen heeft

de moederonderneming besloten het beheer van alle onroerende goederen van de groep in een zelfstandige onderneming te centraliseren: Siemens Immobiliën Management ( SIM). SIM Belux, een afdeling van Siemens, werd in oktober jongstleden opgericht. Deze afdeling staat in voor het optimale beheer van de onroerende goederen en alle diensten die daarmee verband houden.

Daarnaast werd de notie ‘marktprijs’ geïntroduceerd. Iedere business unit moet de ruimten die ze gebruikt en alle diensten die ze vraagt (decoratie, verhuis, technische interventies, gebruik van de vergaderzalen, catering enzovoort) betalen tegen de marktprijs. “Op die manier willen we verhinderen dat het resultaat van de business units beïnvloed wordt door de onroerende goederen en de werkelijke rentabiliteit niet weerspiegelt,” legt Roland De Conink uit. “Bovendien kunnen we de business units zo sensibiliseren voor de verschillende soorten uitgaven. Een ander voordeel is dat Siemens zo een volledig zicht heeft op de werking van de onderneming en exact weet welke soorten kosten de ondersteunende diensten maken.”

Op dit moment beheert SIM Belux een portefeuille van 170.000 m². De afdeling geeft de productie de nodige ondersteuning, zodat deze optimaal kan functioneren. Als De Coninck het heeft over de werknemers van Siemens, spreekt hij trouwens zonder verpinken van ‘klanten’. Je bent ‘service minded’ of je bent het niet.

v.p.