Europese subsidies: ook voor kmo’s

Een beroep doen op Europese subsidies en lobbyen bij de Europese instellingen. Het kan ook voor kmo’s.

De komende zes jaar worden via Europese kaderprogramma’s miljarden euro’s verdeeld aan bedrijven. Per jaar gaat het om zo’n 20 miljard euro. Die middelen staan los van structuur- en cohesiefondsen die vooral achtergestelde regio’s ten goede komen.

De subsidies worden verdeeld tussen kaderprogramma’s. Er zit voor elk wat wils tussen. Neem nu het programma over concurrentievermogen en innovatie. Dat bedraagt 3,6 miljard euro en zal vooral ten goede komen van kmo’s. Andere programma’s, zoals de aanleg van energie-infrastructuren en transportnetwerken, hebben een veel hoger budget (8 miljard euro). Bedrijven met projecten in die branches komen voor subsidies in aanmerking. “Als je een beroep wil doen op die fondsen, moet je snel handelen,” weet Mireille Van der Graaf van WelcomEurope, een bedrijf dat advies verleent over Europese subsidies. “Wanneer een programma gelanceerd wordt, moet je al een dossier klaar hebben dat in aanmerking komt voor subsidiëring. Je moet dus anticiperen en dat kan pas als je over de nodige voorkennis beschikt. Lobbyen is hier dus op zijn plaats. Je kan het rechtstreeks doen of je kan terecht bij spelers als WelcomEurope.”

Bedrijven als WelcomEurope geven in eerste instantie advies over subsidieerbare projecten en de stappen die bedrijven moeten ondernemen tot het verkrijgen van Europese financiering. Ze publiceren ook gidsen die zich toespitsen op diverse sectoren die in aanmerking komen voor Europese subsidies (O&O, internationale samenwerking, …). Informatie over wie al dan niet in aanmerking komt voor subsidies is geen overbodige luxe. Veel bedrijven weten niet dat er slechts één subsidie per project kan worden toegekend en dat een aanvraag niet re- troactief kan worden ingediend. Wie bijvoorbeeld al een opleidingsprogramma gestart is dat theoretisch recht heeft op subsidies, kan dat niet meer laten financieren.

Procedure wordt versoepeld

Een van de hindernissen die kmo’s moeten overwinnen, is de complexe procedure. Bovendien wordt een bedrijf geconfronteerd met een versnipperd pakket aan mogelijke subsidies. Ondertussen blijken verschillende subsidieaanvragen wel te zijn vereenvoudigd. Vooral aanvragen op het gebied van scholing, uitwisselingen en stageplaatsen in bedrijven, universiteiten, wetenschappelijk onderzoek en alle programma’s voor samenwerking met niet-EU-landen, verlopen eenvoudiger. Van der Graaf: “De eenvoudigere regelgeving dient in de eerste plaats de Commissie zelf, want vele programma’s zijn onder één noemer gebracht, wat grote overkoepelende subsidieprogramma’s oplevert met één naam en één basisbesluit voor zeven jaar (2007-2013).”

Het zal ook voor de indiener eenvoudiger worden een aanvraag te doen in 2007: op het moment van de indiening moet je een samenvatting van vier pagina’s indienen. Op basis van de korte beschrijving wordt een voorstel geselecteerd of geweigerd. Bij selectie wordt een volledige beschrijving gevraagd plus de bijlagen om het voorstel te verdedigen (cv, samenwerkingsovereenkomst, activiteitenrapport van de laatste twee jaar, …). De selectieprocedure in twee etappes zal in de loop van 2007 gegeneraliseerd worden. Van der Graaf: “Deze procedure vraagt méér tijd en het kan soms vier tot vijf maanden duren voor men een antwoord krijgt. Dit hangt natuurlijk ook samen met de hoeveelheid voorstellen die ingediend worden.”

Het indienen van een voorstel in het kaderprogramma voor onderzoek en technologie (FP7) kan echter ook via één enkele etappe gebeuren. In dit geval is de selectie snel en het antwoord laat zo’n 8 à 10 weken op zich wachten. In geval van selectie start een onderhandeling met de Commissie over de financiële aspecten van het voorstel.

Deze onderhandeling geeft nog wat ruimte voor tussentijdse vernieuwingen in het bedrijf. In geval van succesvolle onderhandeling wordt de subsidieovereenkomst getekend en ontvangt het bedrijf het eerste voorschot van de subsidie. In totaal zo’n vier tot vijf maanden na de indiening.

Volgens Lissabon

Van de Graaf beklemtoont dat het budget voor de periode 2007-2013 de nadruk legt op werkverschaffing, competitiviteit en innovatie. Op dat vlak worden kmo’s een belangrijke doelgroep en ze zullen de komende maanden of jaren ook toegang krijgen tot grote bedragen. Kmo’s zullen zeker niet uit de boot vallen. De Europese Commissie heeft hier in totaal 23 miljoen bedrijven op het oog die goed zouden zijn voor een tewerkstelling van 75 miljoen personen.

Ook al wordt er amper nog over de Lissabonstrategie gesproken, projecten die in de lijn liggen met die doelstellingen hebben een grotere kans om aanvaard te worden. Wanneer O&O, opleiding, extra tewerkstelling in het project vooropstaan en ze vertrekken van een langetermijnvisie, hebben ze een grotere kans op slagen.

Het feit dat men in een land gevestigd is waar al veel Europees geld naartoe is gevloeid, wil niet zeggen dat je als kmo minder kans maakt op subsidies. Het geld dat via structuurfondsen wordt verdeeld, is nationaal vastgelegd en dat is ook alles. Van verdeelsleutels per land voor de andere subsidies is geen sprake.

WelcomEurope organiseert ook seminaries om bedrijven bij te staan in hun zoektocht naar subsidies. Vaak dagen daar de bedrijfsleiders zelf op. “Zij willen persoonlijk betrokken zijn bij de aanvraag en willen weten hoe je een goede aanvraag moet schrijven,” legt Van der Graaf uit. “Of het zijn de medewerkers die zich bezighouden met de administratieve en financiële afwerking van de overeenkomst tussen de Europese Commissie en het bedrijf.”

WelcomEurope is slechts een van de vele ondernemingen die bedrijven wegwijs maken door het doolhof aan subsidies. Andere kanalen zijn de Euro Info Centres (EIC). Maar die hebben ook een andere doelstelling: zij helpen bedrijven vooral met grensoverschrijdende problemen. Het Euro Info Centre Netwerk werd in 1987 opgericht en telde toen 39 centra, nu zijn er dat 300. De EIC’s zijn in de loop van de jaren uitgegroeid tot consultants met de meest uiteenlopende bevoegdheden. Zo spelen ze informatie door over overheidsopdrachten, financiering, samenwerking met ondernemingen, marktonderzoek en de Europee wetgeving. De EIC-netwerken zijn ook kanalen om bedrijven te introduceren in andere markten. Vooral kmo’s hebben daar nood aan.

In een overzicht van de activiteiten van de EIC’s wordt het voorbeeld gegeven van een Belgisch bedrijf dat een contract binnenhaalt om ijs te leveren aan Portugal. Dat contract werd mogelijk gemaakt dankzij de samenwerking tussen twee EIC’s die op vraag van het Belgische bedrijf een onderzoek uitvoeren, waarna de Portugese EIC een geschikte partner vond voor het Belgische bedrijf. Daarnaast gaf het EIC ook informatie over de lokale markt en de investeringswetgeving.

Een ander voorbeeld ligt eerder in de fiscale sfeer: Toen een Duits bedrijf een Belgische onderneming 16 % btw probeerde te doen betalen voor de reparatie van diamantslijpmachines, werd een Antwerps EIC ingeschakeld om advies te vragen. Dat ging op zijn beurt te rade bij belastingdeskundigen die stelden dat het Duitse bedrijf geen btw mocht vragen. Dat werd in Duitsland betwist en ten slotte werd de Europese Commissie ingeschakeld die duidelijk maakte dat het Duitse bedrijf handelde in strijd met de Belgische wetgeving.

Van der Graaf ontkent dat WelcomEurope zich op het terrein van de EIC’s begeeft: “Onze rol gaat wellicht wat verder dan die van de EIC. Wij begeleiden bedrijven onder andere met het identificeren van de juiste oproep, het maken van een budget en het sluiten van samenwerkingsakkoorden met andere ondernemingen en bij hun communicatie over het project.”

Netwerk na twee jaar

Naast de EIC’s en de adviseurs in subsidies kunnen kmo’s een beroep doen op de vele lobbyisten in Brussel. Ook zij maken hen wegwijs in het doolhof aan subsidies en bedrijvensteun. En vooral: ze verdedigen de belangen van bedrijven bij de Europese decision makers – om te vermijden dat bepaalde richtlijnen sommige sectoren te veel pijn doen.

Jarenlang bestond er rond lobbyisten een waas van geheimzinnigheid, maar daar is nu stilaan verandering in gekomen. Ze beschikken zelfs over eigen beroepsfederaties zoals Seap (Society of European Affairs Professionals). In Brussel zouden zo’n 15.000 lobbyisten actief zijn, gespecialiseerd in de meest uiteenlopende domeinen. Brussel telt 123 lobbyisten per parlementslid en bijna 600 per commissaris. Over het algemeen proberen ze het wordingsproces van de Europese wetgeving in een bepaalde richting te sturen. Dit betekent niet dat ze zich dubbel plooien om een richtlijn compleet af te breken. Het gaat eerder om het toevoegen van een aantal elementen of wijzigingen die tegemoetkomen aan de verwachtingen van bepaalde bedrijven of sectoren.

Bedrijven kunnen zich rechtstreeks richten tot lobbyisten of aan hun sectorfederaties vragen hun belangen te behartigen. De kostprijs daarvan kan enorm variëren. Sommige lobbyisten vragen 500 euro per dag. Het is dan ook niet verwonderlijk dat multinationale ondernemingen al snel honderdduizenden euro’s per jaar aan lobbyisten spenderen. Is dat wel spek voor de bek van kmo’s? “Zeker wel,” stelt Hans De Belder, eredirecteur-generaal van de Vlaamse Dienst voor Buitenlandse Handel en lobbyist. “Maar een kmo-bedrijfsleider dreigt te verdwalen in dat Europese labyrint. Wie moet je aanspreken als er 23 directoraten-generaal en 260 consultatieve commissies zijn? Het is normaal dat je een beroep doet op een lobbyist die het reilen en zeilen van de Europese instellingen goed kent.”

Europese misverstanden

Bij de doorsnee-Europeaan leven ook vele misverstanden over de Europese wetgeving. Amper 10 % van de ideeën voor Europese wetgevende initiatieven komt van de Europese Commissie. De overige 90 % komt dus van andere organen, zoals het Europees Parlement. De Belder: “Ook de aanwezigheid van regionale vertegenwoordigingen is nog te weinig bekend. In 1989 waren er twee in Brussel aanwezig. Nu zijn er 250 en er komen per jaar tien nieuwe regionale vertegenwoordigers bij. De Belder meent dat bedrijven meer moeten proberen op de kar van die regionale vertegenwoordigers te springen om hun invloed aan te wenden.”

“De grootste lobbyisten zijn de staten met hun permanente vertegenwoordiging,” stelde Willy Hélin, vertegenwoordiger van de Europese Commissie in België, onlangs op een seminarie over lobbyen voor Vlaamse kmo’s. Maar tegelijk legde hij er de nadruk op dat lobbyen via de ambtenarij relatief traag gaat. Vandaar dat het volgens hem beter is om als kmo via het EIC of eigen netwerken te lobbyen.

Maar hoe bouw je zo’n netwerk op? “Het vergt tijd,” weet De Belder. “Je hebt twee tot drie jaar nodig om een Europees netwerk op te bouwen. Je moet daarbij een aantal vuistregels hanteren. Zo moet een bedrijf een vertegenwoordiger of een gevolmachtigde aanduiden die met lobbyisten praat. Het is evident dat hiervoor geld en tijd moeten worden vrijgemaakt.” De Belder waarschuwt voor de Fifo-aanpak ( fly in, fly out). Die methode bestaat erin dat er plots een voorzitter van de raad van bestuur opduikt die zichzelf als bevoorrecht gesprekspartner met de lobbyisten beschouwt, terwijl dat vroeger een andere persoon was. De Belder: “Dit soort toerisme moet je mijden als de pest. Het tast je geloofwaardigheid aan.”

Alain Mouton