ERP: meer dan alleen de juiste software

Het meest ingrijpende project voor de innovatie van de bedrijfsvoering van een kmo? Dat blijft zonder twijfel de invoering van ERP. Bij de implementatie van de bedrijfsbrede software is de juiste begeleiding dan ook onmisbaar. Johan Mine is ERP-expert voor het kmo-segment bij SAP. Hij geeft tekst en uitleg bij de uitdagingen van de kmo die voor een ERP-traject staat: de keuze van de juiste ERP-partner, de impact van het traject op het bedrijf en het belang van best practices. “Twee factoren staan doorheen het hele traject voorop”, zegt hij. “Enerzijds moet de ERP-partner de business van het bedrijf door en door kennen. Anderzijds moet het ook klikken op het persoonlijke vlak.”

Hoe kiest u de juiste ERP-partner?

ERP heeft niet altijd de beste reputatie. De problemen bij een project zijn doorgaans toe te schrijven aan het zwakke projectbeheer bij de kmo zelf, de gebrekkige kennis van de business bij de ERP-consultant of de combinatie van beide. “In een ERP-project is een goede partner eigenlijk onmisbaar”, zegt Johan Mine, Business Development Manager SME bij SAP België. Zijn job bestaat er onder andere uit ondersteuning te bieden aan de Belgische partners voor SAP Business All-in-One, de ERP-oplossing voor de kmo. “De belangrijkste meerwaarde van een ERP-consultant is natuurlijk dat hij over een grondige kennis van het ERP-pakket beschikt.”

Kiezen voor SAP

SAP maakt de zoektocht naar een passende ERP-oplossing heel eenvoudig. SAP biedt immers de performantie voor een groot bedrijf aan een prijs op maat van een kmo. SAP baseert zich daarvoor op het SAP HANA dataplatform, dat een oplossing biedt voor zogenaamde in-memory computing platform. Het systeem verwerkt met gemak grote hoeveelheden nieuwe data in real time, waardoor de kmo de performantie van haar applicaties sterk verbetert, zonder impact op de complexiteit van de IT-omgeving.

SAP biedt de kmo de mogelijkheid om haar hele business te ondersteunen met één enkele oplossing, die verder uitbreidbaar is naarmate de onderneming groeit. SAP HANA laat toe de performantie in alle belangrijke bedrijfsprocessen sterk te verbeteren. Interactieve rapporten zorgen voor inzicht in real time. Dat biedt een onderneming de meest recente informatie, waardoor ze eveneens in real time kan inspelen op nieuwe opportuniteiten, en zo haar marktpositie en waarde kan versterken.

Tegelijk is ERP meer dan ooit een heel brede term. SAP laat de kmo toe haar complete bedrijfsvoering op één cloudplatform te brengen, met naast de pure ERP-functionaliteit ook oplossingen voor andere domeinen, zoals CRM, verkoop, human resources, inkoop, finance of supply chain. Het zijn toepassingen die de onderneming optioneel mee in de scope van het project kan nemen en die toelaten zo – via bedrijfsbrede processen – meer efficiëntie te realiseren. Oplossingen voor analyse en rapportering zorgen er bovendien voor dat de kmo op elk moment – via eender welk mobiel toestel – het zicht behoudt op de processen en resultaten.

Externe ervaring

De noodzaak aan een grondige kennis van de ERP-wereld is meteen ook de reden waarom bijna geen enkel bedrijf een ERP-implementatie op eigen houtje doorvoert. Johan Mine: “In dat geval zou de onderneming de ERP-oplossing helemaal zelf moeten configureren en afstemmen op de business van het bedrijf. Een consultant die daar ervaring mee heeft, kan dat sneller en beter.” En daar houdt het niet op. De onderneming moet zorgen voor de opleiding van haar medewerkers, zodat die op een efficiënte manier met de software aan de slag kunnen. Ook daar is een rol voor de partner weggelegd. Johan Mine: “Het opleidingstraject kan duur en tijdrovend zijn. Onze partners werken dagelijks met de ERP van SAP en kennen het pakket dan ook door en door. Ze weten hoe ze het onderste uit de kan kunnen halen, ze kennen de mogelijkheden en de limieten van het pakket en kunnen de impact van bepaalde beslissingen correct inschatten.”

Inzicht in de business

Twee factoren bepalen in grote mate de keuze voor de consultant. In de eerste plaats moet de consultant vertrouwd zijn met de industrie en de business van de kmo waarvoor hij het ERP-traject begeleidt. Daarnaast moet het ook klikken op het persoonlijke vlak. Johan Mine: “Iemand die bij u een ERP-implementatie uitvoert, moet uiteraard uw business kennen. De consultant moet de processen uit uw bedrijfsvoering begrijpen en hij moet vertrouwd zijn met vaktermen, gebruiken en gewoonten.” Daarom is het belangrijk al van bij het begin van het selectieproces te polsen naar de ervaring van de partner binnen de branche. “In een eerste fase documenteert u uw behoeften en stuurt u een lastenboek uit naar verschillende mogelijke partners. Uit hun antwoorden kunt u vaak meteen afleiden of ze uw business al dan niet begrijpen. Het is ook nuttig om in de sector referenties op te vragen en die bedrijven aan te spreken over hun samenwerking met de partner in kwestie.”

Daarnaast is het persoonlijke aspect van de samenwerking belangrijk. Bedrijf en partner hebben elk hun cultuur en eigenheid. Johan Mine: “Het is fijn als de bedrijfscultuur van de klant en van de partner een beetje op elkaar aansluiten. Als u na een eerste selectieronde nog twee of drie partners overhoudt, is het nuttig dat u ook even kunt spreken met de consultants die de projecten effectief uitvoeren. Het is van groot belang dat het klikt met die mensen, want u zult er tijdens de implementatie heel wat tijd mee doorbrengen.”