Eenvoud siert

EDI zonder de problemen. Dat is wat Bekaert wil met zijn “extranet”-toepassing Pops op het Web.

Bekaert steekt jaarlijks ongeveer 47 werkdagen en een half miljoen frank in offerte-aanvragen voor niet-strategische goederen. Papier, koffielepels, veiligheidsschoenen, boormachines, trekstenen… het wordt bij Bekaert via raamcontracten besteld. Zeshonderd nieuwe contracten per jaar, waarvoor zo’n 500 leveranciers worden aangeschreven over bijna 36.000 artikels. En 120.000 prijzen. Tot nog toe gingen die offerte-aanvragen op papier de deur uit soms op aanzienlijke stapels listings en ze kwamen op papier terug. Ze werden op een pc ingetikt en gecontroleerd en vandaar naar de mainframe van Bekaert gestuurd. Maar dat, zo verwacht projectleider Hans Braekevelt van de inkoopafdeling van Bekaert, is binnenkort verleden tijd. In december zijn de eerste offertes via het Internet binnengelopen. De leveranciers tikken hun aanbiedingen niet langer eerst op hun computers in, om ze dan af te printen en naar Bekaert te sturen. Het gaat nu rechtstreeks. “We zetten als het ware een terminal van Bekaert op het bureau van de leverancier,” verduidelijkt managerPeter Oyserman van het Delaware Object Technology Team Delaware Computing is een Bekaert-dochter , dat de ontwikkeling heeft begeleid. Alleen gaat het niet om een terminal, maar om een gewone Internet browser, die quasi op eender welke pc gratis kan worden geïnstalleerd. De leverancier (deelname aan het systeem gebeurt nu op vrijwillige basis) tikt het Internet-adres van het inkoopsysteem van Bekaert in, identificeert zich met een geheime sleutel en krijgt de offerte-aanvraag die aan hem is gericht op het scherm. Hij kan direct beginnen invoeren.

De geheime sleutel verschilt per prijsaanvraag en wordt in twee delen, via fax of E-mail, aan de leverancier toegestuurd. Beide delen zijn nodig om in de toepassing te geraken. De communicatie tussen de server van Bekaert en de pc van de leverancier wordt verder met Netscapes Secure Socket Layer beveiligd. “Die bescherming is misschien niet van militaire kwaliteit, maar voor deze toepassing ruim voldoende,” stelt Peter Oyserman.

De leverancier hoeft zijn offerte niet in één keer af te werken. Hij kan zijn werk van op afstand (bij Bekaert) bewaren, opnieuw opvragen, wijzigen, enzovoort tot hij op de knop Post It klikt om te bevestigen dat zijn offerte volledig is. Op dat moment vertrekt er een signaal naar de inkoopafdeling van Bekaert dat er een offerte klaar is. “De leverancier krijgt een gedrukte kopie van het contract. Juridisch blijft alles bij het oude,” zegt Hans Braekevelt. De leverancier zal, als hij de sleutels bewaart, ook later nog zijn offertes kunnen opvragen, zelfs van meerdere jaren terug.

Het mooie aan de toepassing voor Bekaert is dat ze de bestaande informatiesystemen ongemoeid laat. De inkooptoepassing op mainframe toch zo’n 3 manjaren werk blijft gewoon in gebruik. Het pc-programma (in Clipper) waarin de offertes tot nog toe voor vergelijking en controle werden ingevoerd, blijft gewoon draaien. Er is enkel een koppeling tussen beide systemen en de browser gemaakt. De ontwikkelingskosten kunnen in minder dan een jaar worden terugverdiend door het schrappen van de manuele (her)invoer bij Bekaert en de mogelijkheid om betere offertes los te krijgen door meer leveranciers aan te schrijven.

De grootste hinderpaal ? Inkopers en leveranciers ervan overtuigen hun werkmethodes aan te passen. Hans Braekevelt : “De leverancier moet bijvoorbeeld iemand vinden die de input via het Internet wil verzorgen.” Bij een enquête in maart ’96, bij de haalbaarheidsstudie, bleek dat slechts 25 % van de leveranciers een Internet-aansluiting had. Toch was 75 % pro, amper 9 % contra en de rest onbeslist.

Peter Oyserman : “Leveranciers waren vooral voor twee dingen bang : dat concurrenten hun offertes zouden lezen en dat hun personeel andere dingen zou gaan doen op het Internet. We denken dat we de eerste vrees met het systeem van de geheime sleutel hebben kunnen wegnemen. Het tweede lijkt me meer euh… een managementprobleem.”

Zijn team denkt al verder. Sommige leveranciers sturen tot 3500 facturen per jaar. Bekaert wil dat terugdringen tot 12. Hoe ? Door op het einde van de maand zelf een “factuur” te maken op basis van de receptienota’s van de goederen. Leveranciers zullen die receptienota’s elke dag via het Internet kunnen opvolgen, zodat betwistingen onmiddellijk kunnen worden ontdekt. Op het einde van de maand kunnen ze hun “factuur” bij Bekaert opvragen en die met een eenvoudige knip-en-plak operatie naar hun eigen systeem overzetten, afdrukken en terugsturen. “Het project is besproken en bestudeerd, maar er is nog niets over beslist,” waarschuwt Peter Oyserman. Als het doorgaat, kan het nog dit jaar worden gerealiseerd.

BNL

Meer info op http://www.delaware-computing.com/