Een presentje van de computer

Computers en multimedia kunnen een presentatie aantrekkelijker maken en gemakkelijker om volgen. Ze zorgen ervoor dat de boodschap beter overkomt. Computer Aided Presentation- programma’s werden precies daarvoor ontworpen.

We moeten ons bij de feiten neerleggen : de CAP’s zijn alomtegenwoordig. Die Computer Aided Presentation-programma’s hebben in zeer veel ondernemingen hun intrede gedaan. Daar worden ze min of meer intensief voor uiteenlopende doeleinden gebruikt. Dat gaat van de voorstelling van de bedrijfsresultaten, over vorming en voorlichting van het personeel, tot persconferenties.

De presentatieprogramma’s zijn de erfgenamen van het zwarte bord (of het groene of witte, zoals u wil) of de op een papier neergekrabbelde schetsjes, of geduldig uitgetekende transparanten… Ze bieden ondersteuning aan de woorden van de spreker. De informatie kan puur grafisch voorgesteld worden (schema’s, curven), in tekstvorm (met zogenaamde bulletpoints) of in een combinatie van beide. Op dat vlak is er weinig verschil met hun voorgangers.

Zelfs de informatiedrager is lang niet altijd innovatief. Zo dient de computer vaak alleen om lay-outs te ontwerpen die daarna uitgeprint worden op papier om er een brochure van te maken, of op transparanten die dan met een overheadprojector op een scherm getoond worden. Daarnaast bestaat ook nog altijd de mogelijkheid om ze rechtstreeks op het computerscherm af te beelden. Dat is veel doeltreffender, want dan kan bijvoorbeeld de bezitter van een laptop tot bij de klant gaan om er zijn onderneming en haar producten voor te stellen.

Uiteraard kan dat medium enkel gebruikt worden voor een beperkt publiek. Het is immers moeilijk een twintigtal mensen rond een computerscherm samen te brengen. Op dat ogenblik kan echter een projector ingeschakeld worden. Sommige draagbare computers ( Thinkpads van IBM) kunnen op het draagvlak van een overheadprojector gelegd worden, waarna het beeld op een groot scherm kan geprojecteerd worden. Het is ook mogelijk een projector aan te koppelen aan een draagbare of tafelcomputer die het beeld dat moet getoond worden rechtstreeks gaat ophalen in het grafisch geheugen van de computer.

Op die manier kunnen heel wat mensen samengebracht worden voor een presentatie in een vergaderzaal of een auditorium. Die methode biedt bovendien het voordeel dat de voorstelling levendig blijft. De presentatieprogramma’s bieden immers de mogelijkheid om animatie, geluid en multimedia-elementen op te nemen. Elementen die uiteraard verdwijnen als men de informatie uitprint op een blad papier of een transparant. De didactische waarde gaat er enkel mee omhoog.

De aanbreng

van de informatica beperkt zich niet alleen tot die multimedia-aspecten. Met de computer kan het geleverde werk op elk ogenblik aangepast en verbeterd worden.

Bovendien hebt u met presentatieprogramma’s de mogelijkheid om sjablonen ( templates) te gebruiken, modelpagina’s met gekleurde achtergronden en plaatsen voor tekst of illustraties die u eenvoudig kan aanvullen. Op die manier kunnen alle presentaties die binnen de onderneming of door één bepaalde persoon aangemaakt worden hetzelfde uitzicht krijgen. Een grotere uniformiteit dus. Het is uiteraard niet noodzakelijk gebruik te maken van de sjablonen die meegeleverd worden met het programma. Wat vooral belangrijk is, is dat men zijn eigen sjablonen kan creëren.

De informatica laat niet enkel toe dat presentaties opgeslagen worden om ze eventueel te kunnen verbeteren, ze maakt het ook oneindig veel makkelijker om ze te laten nakijken en verbeteren door iemand anders. We betreden dan het terrein van het groepswerk ( groupware). Het computerdocument kan verbeterd of aangepast worden door verschillende gebruikers. Met de huidige programma’s kan makkelijk opgespoord worden wie welke correcties heeft aangebracht, onder meer door tekst door te halen. Het einddocument kan ook, via elektronische post of op een andere manier, verstuurd worden zodat ook andere leden van de groep het kunnen gebruiken.

Die mogelijkheid is vooral nuttig om presentaties te verspreiden over gedecentraliseerde kantoren of, in het geval van multinationals, naar het buitenland. Het is uiteraard niet nodig om daarvoor een netwerk (van het type Internet of andere) te gebruiken. Men stelt bijvoorbeeld vast dat de goede oude diskette nog heel wat aanhangers telt.

Een heleboel toepassingen

Dankzij een intensief gebruik van al die technische middelen, kunnen een heleboel gegevens op een aantrekkelijke en doeltreffende wijze voorgesteld worden. Daarbij kan het gaan om bedrijfs- of groepsresultaten die meegedeeld worden aan partners, aandeelhouders of gewoonweg de pers. Het gebruik van CAP’s is, terloops gezegd, heel gewoon geworden bij persconferenties. Op dezelfde manier kunnen die programma’s ook gebruikt worden voor presentaties buitenshuis (klanten, partners enzovoort) of bij klanten.

Het valt ook op dat ondernemingen die CAP’s gebruiken dat veel intern doen. Vergaderingen die op verschillende niveaus georganiseerd worden, winnen bijvoorbeeld aan spankracht door het gebruik van een computer en een presentatieprogramma. De programma’s worden eveneens gebruikt voor allerlei vormen van interne communicatie, zoals de voorstelling van informatie over het bedrijf aan het personeel, bijvoorbeeld bedrijfsresultaten, verschuivingen in de organisatie… En tenslotte mag ook het didactisch aspect van CAP’s niet onderschat worden. Het is dan ook niet meer dan normaal dat we ze heel veel tegenkomen in vormingsprogramma’s voor het personeel.

Nog een woordje over de gebruikte programma’s. Dat zijn er heel wat en in elk bureauticapakket zit er wel eentje : Microsoft Powerpoint, Lotus Freelance Graphic of Corel Present. Maar er zijn er nog een heleboel andere. Eentje steekt er echter ver boven uit : Powerpoint. Door velen wordt het formaat dat gemaakt en gecreëerd werd door Powerpoint ervaren als een standaard. Als een presentatie doorgestuurd wordt naar iemand anders, gebeurt dat meestal onder Powerpoint-formaat. Overigens zijn bijna alle presentatieprogramma’s in staat om dat formaat te ontcijferen.

FABRICE CLAES

MICROSOFT POWERPOINT Gebruiksvriendelijk en efficiënt. Een de facto standaard.