Een informatica-avontuur

Door zijn spectaculaire groei was AS Adventure zijn informatica voorbij gespurt. Die is nu grotendeels vernieuwd. Met maatwerk nog wel.

Een van de sterkste inzendingen in de categorie ‘grote ondernemingen’ was de vernieuwing van de informatica van AS Adventure, de winkel van de avontuurlijk aangelegde buitenmens. AS Adventure is het elf jaar oude geesteskind van Antwerpenaar Emiel Lathouwers, wiens vader nog ijzerwinkels had in Hoboken en Borgerhout en een Amerikaanse Stock op de Vogelmarkt, vandaar nog de officiële vennootschapsnaam Amerikaanse Stockhuizen Lathouwers.

Het originele, op service en keuze gerichte distributieconcept van AS Adventure nam een grote vlucht nadat in 1998 Mitiska de helft van de aandelen overnam. In 2000 verdubbelde de groep zijn aantal winkels nog eens door in Groot-Brittannië sectorgenoot Cotsworld over te nemen. De jongste twee jaar, nadat Mitiska bijna de helft van zijn participatie aan Fortis Private Equity had verkocht, ging het nog eens maal twee. Er zijn nu al 47 winkels, waarvan 23 over het Kanaal.

Probleem was dat de organisatie en de infrastructuur niet mee groeiden. De winkels werden als eilanden beheerd. Er was geen actueel overzicht van de stocks of de verkochte productmix. Voor een keten die vorig jaar 108 miljoen euro omzet boekte, waarvan 42 miljoen in Groot-Brittannië, was dat niet echt meer van deze tijd. “De gebruikte software was zelfs zo oud, dat er geen support meer voor was,” legt Group ICT Director Peter Demets uit.

Tienkamper

Twee jaar geleden werd het probleem aangepakt en kreeg de informatica een compleet nieuwe structuur. De versterkte ploeg installeerde een centrale databank, waaruit alle kritische gegevens voor de verkoop beschikbaar waren. De nieuwe verkoopsoftware zelf moest een tienkamper zijn. De ploeg wou één systeem dat zowel de webverkoop als het callcenter kon ondersteunen, real time voorraad- en productinformatie bezorgen aan de Infopunten in de winkels, gesofisticeerde kassafuncties leveren, en verhuur en dienst-na-verkoop meenemen. “We hebben een volledig marktonderzoek gedaan. In de shortlist stonden oplossingen als SAP, Axapta, Navision, AXI en Prologic. We kozen Prologic, omdat dat een oplossing bood voor de modekleinhandel.”

De problemen doken pas op in de analysefase. “Na een paar weken zagen we dat het nooit goed zou komen. Het aanpassen van het pakket zou meer tijd en geld kosten dan de oplossing op maat te laten maken,” zegt Demets. Zo kwam de interne, driekoppige ploeg van AS Adventure terecht bij Prosteps in Wilrijk, de boetiek van oud-Colruytinformaticus Peter De Ranter en Liesbeth Harts, nu tien medewerkers sterk. Prosteps had al referenties in retail en mode, met systemen voor CKS (kinderkleding) en Twice As Nice (juwelen). Demets: “Een kleine partner? Dat was een bewuste keuze. Zij zijn als softwareleverancier belangrijk voor ons bedrijf, wij zijn als klant cruciaal voor hen. Dat geeft een goede verhouding.”

Productiviteit

In januari 2006 startte de prototyping, op 15 mei gingen de Infopunten live, in juli en augustus de kassa’s. Elke week werd de nieuwe versie met de gebruikers doorgepraat. “Eens die in de groove komen, gaan ze maar door met suggesties geven,” zegt Demets.

Het zegt iets over de hedendaagse productiviteit in de informatica dat het project met zijn 300 gebruikers volgens Demets slechts zo’n 2,5 manjaar gevergd zal hebben, tegen een kostprijs van zo’n 500.000 euro dit jaar. Later volgt de vervanging van de backoffice. De elektronische winkel is in ontwikkeling.

“Vergeleken met een pakket, valt onze oplossing goedkoper uit,” zegt Demets. Een van de vele voordelen van de nieuwe oplossing is dat de winkels nu zicht hebben op elkaars voorraad en klanten kunnen doorverwijzen of producten laten overkomen. Geeft een pakket niet meer zekerheid voor latere verbeteringen en onderhoud? Demets wijst erop dat de Infopunten ( nvdr – in Adobe Flex) een webapplicatie zijn. “Het ziet eruit als Windows, maar er is niets lokaal. Ze zijn onderhoudsvrij.” De kassatoepassing met aanraakscherm en de interfacing naar de masterdata is geschreven in Borland Delphi. “Ik heb nog voor Colruyt gewerkt, daar leer je wel iets over total cost of ownership,” zegt Peter De Ranter. De medezaakvoerder van Prosteps zit dezer dagen in Groot-Brittannië, nu ook daar de uitrol aan de gang is. Daarna kan de Belgisch-Britse synergie stromen. Bruno Leijnse

Bruno Leijnse