Een goede projectopvolging

Heeft u een aantal lopende projecten? Welke webtools kunnen u helpen bij het respecteren van de deadlines?

A goal is a dream with a deadline, mooie woorden van Napoleon Hill, de Amerikaanse auteur die in de jaren dertig Franklin Roosevelt adviseerde. Sindsdien is de werkdruk alsmaar toegenomen. En worden onze agenda’s steeds meer opgevuld met strikte deadlines. Een goede opvolging van uw zakelijke projecten is dus essentieel en daarbij kan GoalsOnTrack (www.goalsontrack.com) u helpen.

Zodra u zich geregistreerd heeft voor deze webtool, kunt u via de Goals-tab uw doelstellingen inclusief deadlines toevoegen. Vervolgens linkt u in Tasks concrete taken aan uw objectieven. Op uw persoonlijke Dashboard krijgt u een overzicht en ziet u onder meer hoeveel procent van uw goals al bereikt is (de Progress- en Reports-tabs geven u nog meer details). Handig vinden wij de Print Day Planner-optie: hiermee drukt u een dagelijks takenlijstje af. Alles wordt ook nog eens netjes voorgesteld in een Calendar. GoalsOnTrack is in tegenstelling tot vroeger niet meer gratis: u betaalt nu vier dollar per maand op jaarbasis, maar u kunt deze tool gedurende 60 dagen gratis uitproberen.

Nog eenvoudiger

Scrumy (www.scrumy.com) is wél gratis en voor het gebruik hiervan hoeft u zich zelfs niet te registreren. U tikt simpelweg www.scrumy.com/uwbedrijf in en er wordt automatisch een persoonlijke webpagina voor u aangemaakt. Een project wordt hier een story genoemd en daaraan kunt u dan deeltaken toewijzen. Die kunnen op elk moment verschoven worden tussen de velden To Do, In Progress, Verify en Done. Er is ook nog een Pro-versie (5 dollar per maand op jaarbasis) met meer mogelijkheden, maar die vinden wij niet echt de moeite waard.

Wij testten ook de gratis versie van Milestone Planner (www.milestoneplanner.com) uit. Hier is het even wennen aan het jargon: op zogenaamde workstreams (dit zijn tijdslijnen) kunt u milestones (tussentijdse doelstellingen) aanbrengen. Alle objectieven worden netjes weergegeven op de tijdslijn en u kunt ze gemakkelijk verslepen en hun kleur wijzigen.

Ook bij Project2Manage (www.project2manage.com) werkt u met milestones die u instelt voor een specifiek project. Vanuit de overzichtelijke interface kunt u deze taken toewijzen aan bepaalde personen en kunt u hun zelfs berichten sturen.

Het is ook mogelijk om online samen te werken met uw collega’s aan bepaalde documenten (Jot2Spot). In de gratis versie van Project2Manage kunt u slechts één project instellen. De prijzen voor de te betalen formules starten vanaf 3,95 dollar per maand. Daarmee kunt u meer projecten toevoegen en krijgt u onlineruimte voor het bewaren van bestanden.

Realistische deadlines

Sommige webtools hebben een time tracking-optie, waarmee u kunt nagaan hoeveel tijd u zal spenderen aan een bepaald project. Dat is het geval bij LiquidPlanner (www.liquidplanner.com). Deze webtool berekent een deadline voor uw project aan de hand van de afzonderlijke deeltaken. Hierbij wordt echter rekening gehouden met het feit dat er een en ander fout kan lopen. LiquidPlanner vraagt u dan ook om een best case- en worst case-einddatum op te geven. De module berekent – op basis van statistische gegevens – zo de realistische deadline van het totaalproject. Naarmate u zelf de vooruitgang van bepaalde taken updatet in het systeem, wordt deze deadline meer accuraat. Alles wordt ook mooi grafisch voorgesteld. LiquidPlanner is echter niet goedkoop: per gebruiker betaalt u maandelijks 25 dollar op jaarbasis. U kunt deze webdienst wel 30 dagen gratis uittesten.

Door Roel Van Espen