Een gids voor uw volgende zakenreis

De zakenreizigers zijn terug. Maar de tripjes zien er anders uit dan voor de pandemie.

De afgelopen twee pandemiejaren is de typische globetrottende manager een zeldzame verschijning geworden. Volgens de Global Business Travel Association (GBTA) zijn de wereldwijde uitgaven voor vluchten, hotels, autoverhuur, restaurants en andere dure diensten gedaald van 1,4 biljoen dollar in 2019 tot 660 miljard dollar in 2020 door de lockdowns en de strenge beperkingen op grensoverschrijdend verkeer.

Ondanks nieuwe verstoringen, van uitbraken van het coronavirus en een tragisch vliegtuigongeluk in China tot de oorlog van Rusland in Oekraïne, versoepelen veel landen de reisbeperkingen. Amerika en Europa zijn grotendeels open voor business. Op 21 maart zei Hongkong dat het vanaf 1 april gevaccineerde reizigers uit negen landen, waaronder Amerika en Groot-Brittannië, zou toelaten en dat het de strenge quarantainevoorschriften voor hotels zou versoepelen. De GBTA verwacht dat het aantal zakenreizen dit jaar sterk zal toenemen en tegen 2024 opnieuw zijn piek van vóór de pandemie zal bereiken (zie grafiek Opnieuw in de lucht).

Dat is een opluchting voor de luchtvaartmaatschappijen, die 30 procent van hun inkomsten en een groter deel van hun winst aan zakenreizigers te danken hebben, en voor de grote internationale hotelketens, die twee derde van hun omzet uit zakengasten haalden. Voor zakenreizigers is het nieuws gemengder. Resterende covid-19-maatregelen, aangepaste reisbudgetten, veranderende werkpatronen, een groter risicobewustzijn bij bedrijven en individuen: allemaal hebben ze het zakenreizen ingrijpend veranderd.

Reizen in het binnenland

Uw laptop, minitoiletspullen en kleren in een trolley gooien was vroeger een vrij universeel bedrijfsritueel. Voortaan hangt het er meer van af voor wie u werkt, wat uw functie is, waar u naartoe gaat en wat het doel van uw reis is. Scott Davies, de baas van het Institute of Travel Management, vertelt dat de reisbudgetten vroeger jaarlijks werden vastgelegd. Nu de budgetten na de recessie weer worden opgebouwd, verwacht hij dat veel reizen van geval tot geval worden bekeken. Veel korte uitstapjes zullen de lat niet meer halen, vooral nu bedrijven serieus werk maken van het beperken van hun CO2-voetafdruk.

Sommige reizigers zullen snel weer terug zijn. Zelfs op het hoogtepunt van de pandemie bleven essentiële zakenreizen doorgaan. Het beheer en het onderhoud van afgelegen oliebronnen, grote infrastructuur of fabrieken ver van het hoofdkantoor zijn onmogelijk te realiseren via het internet. Bedrijven waarvoor persoonlijke ontmoetingen met klanten wenselijk zijn om relaties te onderhouden en van vitaal belang om nieuwe klanten te werven, zoals financiële instellingen en professionele dienstverleners, hebben hun werknemers snel weer op de weg gezet.

Als u uw koffer mag inpakken, is uw bestemming waarschijnlijk een binnenlandse. Net als voor vakantiereizen geldt voor langeafstandsreizen voor het werk dat het herstel trager verloopt. Uit een enquête van de GBTA in februari bij meer dan 450 bedrijven, bleek dat twee op de drie ondernemingen binnenlandse reizen weer hadden hervat, maar minder dan één op de drie had dat ook gedaan voor grensoverschrijdende reizen.

Binnenlandse reizen in Amerika, die volgens de makelaar Bernstein in 2019 goed waren voor negen op de tien Amerikaanse bedrijfstripjes, zullen steeds vaker weer plaatsvinden. Dat geldt ook voor korteafstandsreizen tussen Europese steden, die in 2018 goed waren voor twee derde van de zakenreizen in de Europese Unie. Tot de jongste opflakkeringen van het covid-19-virus leek hetzelfde te gelden voor vliegen in China.

Uw medepassagiers zullen vooral voor kleine bedrijven werken. American Airlines schat dat het aantal reizigers van kleine bedrijven weer op 80 procent van het aantal van voor de crisis zit. Voor grote bedrijven is dat 40 procent. Een van de redenen is dat kleine bedrijven vooral mensen op de populaire binnenlandse routes plaatsen. Een andere reden is dat zij zich misschien wat minder zorgen maken over het welzijn van hun werknemers.

Het wordt dus moeilijker dan vroeger om een reis goedgekeurd te krijgen. Uit een recent onderzoek van de bank Morgan Stanley onder 170 Noord-Amerikaanse zakenreismanagers blijkt dat de budgetten in 2022 naar verwachting 31 procent onder het niveau van 2019 zullen liggen. Op korte termijn kan een goedkeuring nog moeilijker worden. Op 15 maart verklaarde Ed Bastian, de voorzitter van Delta Air Lines, aan de Financial Times dat de door de oorlog veroorzaakte stijging van de olieprijs “zonder enige twijfel” zal leiden tot hogere ticketprijzen op zowel binnenlandse als internationale routes.

Anders onderweg

Zelfs als uw chef uw reis goedkeurt, wordt het moeilijker om die in te plannen. De luchtvaartmaatschappijen werken op ongeveer twee derde van hun capaciteit van voor de coronacrisis. Dat betekent minder keuze in tijden en minder directe vluchten, merkt Richard Clarke van Bernstein op. Het probleem beperkt zich niet tot het vliegen. Door de afschaffing van de Eurostar-trein van Londen naar Parijs om 5.40 uur ‘s ochtends moeten managers de avond tevoren aankomen om ‘s ochtends onder het genot van een croissantje en een café au lait een deal te sluiten.

Onderweg is de ervaring ook niet meer wat ze geweest is. Aangezien veel executive lounges nog niet heropend zijn, moet de vermoeide manager zijn toevlucht zoeken tot een lawaaierig restaurant of, erger nog en aangezien veel eetgelegenheden ook gesloten blijven, op een bankje in de hal binnen gehoorafstand van een ontevreden baby. Op veel luchthavens moet u ook nog altijd een mondmasker dragen. Hoewel Heathrow in Londen en enkele andere luchthavens de maskerplicht hebben opgeheven, is de Amerikaanse maskerplicht verlengd tot 18 april.

Aan boord van het vliegtuig zult u wellicht vaker in economy class zitten, en niet alleen vanwege de stijgende luchtvaarttarieven. Sommige klimaatbewuste luchtvaartmaatschappijen passen hun vliegtuigen aan met minder businessclassstoelen, waarvan de uitstoot per passagier drie keer zo hoog is als die van een economyclassstoel. Stoelen in de eerste klasse zullen misschien voorgoed verdwijnen.

Weg met jetlags

Op lange termijn is er niet alleen slecht nieuws. De invoering van contactloze technologie en het online inchecken voor vluchten en hotels zouden het reizen wat moeten versnellen.

Chronische jetlags kunnen tot het verleden behoren. Nu langeafstandsreizen nog steeds aan beperkingen onderhevig zijn, kiezen bedrijven er naar verluidt voor leidinggevenden op minder meerdaagse reizen te sturen. Onbehoorlijk vertoon van bedrijfsmachismo, zoals de halve wereld overvliegen voor een korte vergadering, zal wellicht nooit meer gebeuren, tot grote tevredenheid van alle betrokkenen.