Een bureaustoel moet opbrengen

De ondernemingen van het derde millennium hebben het verleden de rug toegekeerd. Het is hun bedoeling om de werkomgeving bevorderlijk te maken voor de uitwisseling van ideeën en de ontplooiing van de productiviteit.

Vermenselijking, dat is ongetwijfeld de weg die gekozen werd door het facility management. De oorspronkelijke en, toegegeven, weinig opwindende definitie ‘beheer van ondersteunende functies’ werd intussen vervangen door een aantrekkelijker omschrijving, namelijk ‘focus op de arbeidsomgeving’.

Het lijkt erop dat de oorspronkelijke bedoeling van de bedrijfsleiders om de ingenomen vierkante meters te rationaliseren, verschuift naar het verlangen om een zo aangenaam mogelijk arbeidskader te scheppen. “Dat wordt weerspiegeld in de evolutie van de gesprekspartners in de bedrijven,” stelt Guibert del Marmol, general manager van DBAssociates, vast. “Aanvankelijk waren het vooral mensen uit de technische of algemene diensten die betrokken waren bij facility management-projecten. Daarna zijn de financiële directeurs gekomen en nu zijn het de directeurs human resources die als verantwoordelijken optreden. Hun leidmotief bestaat erin de factoren te identificeren die een invloed hebben op de productiviteit, maar tevens om – in een context waarin degelijk menselijk kapitaal een zeldzaam en duur goed geworden is – de beste elementen te kunnen rekruteren en behouden.”

Het management van de werkomgeving is een strategische kwestie geworden. Het gaat niet alleen meer om louter vastgoedaspecten, maar om allerlei diensten die van ver of dichtbij te maken hebben met de mensen die er werken (computeruitrusting, meubels, stomerij, kinderoppas…). Een uitgebreid programma.

Bij nader toezien blijken echter de financiële motieven niet verdwenen te zijn. Integendeel, de truc bestaat erin om een subtiel evenwicht te vinden tussen kostenverlaging en productiviteitsverhoging.

In plaats van de kostprijs per vierkante meter te hanteren, worden de kosten per werkpost berekend. Die maatstaf is ruimer en omvat verschillende elementen, waaronder de huur, de informatica-uitrusting, de telecommunicatie enzovoort. Dankzij die indicator kan een vergelijkende analyse doorgevoerd worden tussen de verschillende landen, steden, activiteitsgebieden en zelfs bedrijfsdepartementen. “In de Parijse wijk La Défense varieert de jaarlijkse kostprijs per arbeidspost van 540.000 tot 660.000 frank,” constateert Gilles Singler, managing director van Amadeus België en associate manager van Amadeus France. “Die ratio houdt rekening met de oppervlakte die aan elke persoon toegewezen wordt. Een gebouw dat op een performante wijze georganiseerd is, een goede bruto-nettoratio vertoont, zal ook een verhoogde rendabiliteit te zien geven.”

In België bedraagt de gemiddelde kost per werkpost tussen 350.000 en 450.000 frank per jaar. Dat hoge bedrag is onder meer toe te schrijven aan fusies, overnames en uitbreidingen, waardoor veel mensen van plaats wisselen. In de loop van een jaar verhuist één persoon op twee. Dat brengt niet alleen hoge kosten mee, maar heeft ook negatieve gevolgen voor de interne organisatie en leidt tot aanzienlijk tijdverlies. Daarom willen financiële instellingen de werkomgeving flexibeler maken.

De kostenverlaging kan makkelijk berekend worden, maar de verbetering van de productiviteit is en blijft moeilijker meetbaar. Er bestaan nochtans indicatoren die rekening houden met uiteenlopende aspecten, waardoor het mogelijk wordt het precieze effect van elke wijziging van de arbeidsomgeving te meten. Die indexen zijn gebaseerd op de schommelingen van de afwezigheids- en retentiegraad (personeelsrotatie), op fouten bij de behandeling van dossiers, op de ontwikkelingstijd van een nieuw product of dienst en ook op interne tevredenheidsindexen.

Productiviteit verhogen, kosten verlagen… De oplossing van dat probleem gaat vaak gepaard met de uitbesteding van een aantal activiteiten die niet tot de core business van de onderneming behoren. De catering, de reprografie, het onderhoud, de archiefverwerking, de inrichting van een computerhelpdesk zijn allemaal taken die overgelaten worden aan gespecialiseerde bedrijven, die de facto hogere prestaties leveren tegen een lagere prijs.

Tenminste in theorie. In de praktijk is die politiek van uitbesteding het voorwerp van scherpe kritiek. Zo heeft een internationale studie uitgewezen dat 51% van de ondervraagde ondernemingen er de voorkeur aan zou geven – mochten ze de keuze hebben – om verscheidene uitbestede diensten opnieuw in de onderneming op te nemen. Reden: het verlies van controle over de diensten en dus ook over de interne organisatie.

“Vaak kan het mislukken van een uitbestedingspolitiek verklaard worden door een gebrekkige voorbereiding,” zegt Marcel Eeckhoudt, managing director van CS. “Het is niet de dienstverlener die de klant moet inlichten over de toestand van zijn organisatie, het is aan de onderneming zelf om haar behoeften te omschrijven, om een bepaald kwaliteitsniveau te eisen en, uiteraard, om de resultaten te controleren. Daarvoor wordt een service level agreement door de onderneming en de onderaannemer gemeenschappelijk opgesteld. Voor die contracten dienen tevens een aantal prestatie-indicatoren uitgewerkt te worden, zoals het aantal tussenkomsten, wachttijden, doeltreffendheid enzovoort. Er moeten ook regelmatig evaluatievergaderingen gehouden worden om desnoods de dienstverlening aan te passen.”

Dankzij die gegevens kan de financiële directeur ook de kosten per departement berekenen en verrekenen aan de business units. Naast een perfect transparante boekhouding, biedt zulks het voordeel dat de onderneming haar toekomstige uitgaven kan plannen.

Elektronica biedt

nieuwe mogelijkheden. Marcel Eeckhoudt: “De evolutie van de informatica laat toe om simulaties te maken. Dankzij die ‘intelligente’ systemen kan men exact te weten komen wat de invloed zal zijn van de inrichting of uitbreiding van een departement, en zelfs van de verschuiving van een heel team naar andere functies.”

“Het informatica-aspect is tegenwoordig verbonden aan de mogelijkheden die door internet geboden worden,” beklemtoont Lionel Andries van DBAssociates. “Via een code zal het programma rechtstreeks toegankelijk zijn op onze website. De facility manager beschikt dus over een volledig overzicht van het gebouw zonder dat hij binnenshuis over het computerprogramma hoeft te beschikken. Die manier van werken, die bijzonder interessant is voor kleine organisatiestructuren (waarvoor de aankoop van een programma niet interessant is), biedt de facility manager de garantie dat hij van waar ook ter wereld toegang krijgt tot de gegevens betreffende zijn gebouw.”

Onder de verschillende disciplines van facility management (FM) neemt space planning een steeds belangrijker plaats in. De organisatie van de werkplaats oefent een directe invloed uit op de productiviteit. “De ondernemingen vragen vooral dat de communicatie ontwikkeld wordt. In een wereld waarin de concurrentie moordend is, zijn de uitwisseling en het gemeenschappelijk gebruik van informatie essentiële elementen voor succes geworden. Uit samenkomsten en discussies groeien ideeën. Een aangepaste omgeving bevordert dat proces,” legt Eric Ysebrant uit. Ysebrant is bestuurder van het architectenbureau Assar en van Global, een onderneming die gespecialiseerd is in space planning.

“Het komt er niet alleen op aan om doeltreffende informaticanetwerken te ontwikkelen, ook de architectuur kan dat soort van contacten bevorderen. De verschillende departementen schikken volgens hun graad van interactie is van essentieel belang. De formele communicatieruimten (vergaderzalen) maar ook de informele (cafetaria, clubhuis, fitnesszaal) winnen voortdurend aan belang. Maar er zijn nog andere kneepjes om de uitwisseling te bevorderen, zoals de plaatsing van kasten of een printer in een ruimte die toegankelijk is voor verschillende kantoren tegelijk.”

Een ander onderdeel van de werkomgeving is de ergonomie. Het type van meubilair is belangrijk, maar men moet ook oog hebben voor het gebruik dat men ervan maakt. Wanneer bijvoorbeeld de kasten op wandelafstand opgesteld worden, dan zal dat de rug sparen van mensen die meestal zitten, omdat ze dan gedwongen worden om beweging te nemen.

“We stellen vast dat de ondernemingen zich steeds meer zorgen maken om hun imago,” zegt Pierre-Maurice Wery, bestuurder van Global. “De aankleding is een van de elementen die de ontwikkeling van een bedrijfsgeest in de hand werken. Bij Boeing prijkt bijvoorbeeld een vliegtuigvleugel in de inkomhal.”

Kunnen al die elementen ingepast worden in een oud gebouw? “Uiteraard,” luidt het eensgezinde antwoord van Jean-Michel van Craen en Jean-Michel Laureyssen, respectievelijk bestuurder en afgevaardigd bestuurder van Progex, een filiaal van de Belgische Immobiliënmaatschappij. “Onze taak als facility manager bestaat erin om een efficiënt technisch antwoord te bieden aan ondernemingen die te maken hebben met een vastgoedprobleem.”

Facility management

heeft tegenwoordig te kampen met een zwaar deskundigheidsprobleem. Op een ogenblik dat de functie onmiskenbaar omvang krijgt, bestaat er jammer genoeg slechts één enkele schoolse opleiding. En dan gaat het nog maar om een cyclus van drie jaar en dat is duidelijk niet voldoende om de nodige managementkennis te vergaren. In Nederland bestaan er al zeven scholen die zich op dat vlak gespecialiseerd hebben. In Groot-Brittannië en in de Verenigde Staten staat facility management al jaren op het programma van verscheidene universiteiten. Wanneer is het zover in ons land?

véronique pirson

Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier

Partner Content