Wanneer er in de toekomst meer vrouwen aan het hoofd zullen staan van bedrijven, kunnen ze bij vergaderingen kiezen voor de aanpak die hen het beste ligt. Tot het zover is, kunnen een aantal tips hen alvast helpen om doeltreffender te worden en zich meer op hun gemak te voelen. Dat schrijven Kathryn Heath, Jill Flynn en Mary Davis Holt, vennoten bij adviesbureau Flynn Heath Holt, in het Amerikaanse managementblad Harvard Business Review.
1 Word een kei in ‘pre-vergaderen’
Uit ons onderzoek blijkt dat vrouwelijke kaderleden zeer efficiënt zijn. Ze komen op tijd op vergaderingen. Ze vertrekken zodra het laatste agendapunt is behandeld en reppen zich naar de volgende vergadering of naar hun kantoor om brandjes te gaan blussen. Mannen besteden meer tijd aan onderlinge contacten, om hun ideeën af te toetsen en steun te verzamelen. Bij vergaderingen komen ze vroeg, om een goed plekje te veroveren en wat te keuvelen met collega’s. Na afloop blijven ze hangen, om de discussie af te ronden en het te hebben over andere zaken waar ze op dat moment mee bezig zijn.
Vrouwen zouden hun probleem met timing en hun gevoel van isolement grotendeels uit de wereld kunnen helpen als ze, naar het voorbeeld van de mannen, vooraf collega’s zouden polsen en bondgenoten zouden zoeken. Ze moeten meedoen met wat diverse mannen omschrijven als de ‘vergaderingen vóór de vergaderingen’, waar veel van het echte werk gebeurt. Dergelijke informele gesprekken vooraf kunnen helpen om achter het echte doel van een vergadering te komen, zodat het veel gemakkelijker is om actief aan de discussie deel te nemen. Zal men de groep vragen om een beslissing te nemen? Een consensus te bevestigen? Bevoegdheden toe te kennen? Dat alles staat vaak niet in de officiële agenda.
2 Bereid voor wat je zult zeggen
Veel vrouwen zeggen dat ze hun ideeën liever uiteenzetten tijdens een formele presentatie dan in de meer gemoedelijke gesprekken waar veel mannen de voorkeur aan geven. Ons advies aan vrouwelijke kaderleden: spontaan spreken bereid je maar beter goed voor. Je moet een paar dingen noteren die je ter sprake wenst te brengen. Zelfs een aantal van de nonchalante opmerkingen die op vergaderingen te horen zijn, zijn ingestudeerd. Vrouwen die hun huiswerk hebben gemaakt en al bij de start van de vergadering goed weten waarover die echt zal gaan en hoe die wellicht zal verlopen, kunnen voortbouwen op andermans opmerkingen. Wanneer de discussie heen en weer flitst, heb je ‘gespierde taal’ nodig om aan het woord te blijven. Dat is actief, gezaghebbend en nauwkeurig taalgebruik waaruit blijkt dat de ideeën die je uiteenzet, echt de jouwe zijn.
3 Blijf rustig
Wanneer vrouwen zeggen dat ze “zeer enthousiast” zijn over een idee of een denkbeeld, vinden hun mannelijke bazen en collega’s hen al vaak te emotioneel. Mannen geven toe dat er met twee maten en twee gewichten wordt gemeten. “Vrouwen moeten erop letten dat ze binnen de bakens blijven, mannen niet”, erkent een mannelijk kaderlid. En zolang dat niet verandert, moeten vrouwen zorgen dat ze bedaard overkomen en dat de anderen vinden dat ze hun emoties onder controle hebben. Niet zozeer wát vrouwen zeggen is van belang, wel hóe ze het zeggen. Hun toon moet gelijkmatig zijn, hun stem mag niet hoger gaan wanneer de spanning toeneemt. Ze moeten bedachtzaam spreken en proberen om in geen geval via sarcasme of norsheid uiting te geven aan frustratie.
Tijdens de zomermaanden krijgt u de Bizz By Mail-nieuwsbrief op maandag, woensdag en vrijdag in plaats van elke weekdag.
