De vermaledijde fiches

Ook voor zelfstandigen moet in heel wat gevallen een loonfiche worden opgemaakt.

Werkgevers moeten de bezoldigingen die zij in het voorbije jaar hebben uitbetaald, verantwoorden op een individuele loonfiche (de bekende 281.10). Het origineel gaat naar de Administratie. Het afschrift naar de werknemer.

Minder bekend is dat ook individuele fiches moeten worden opgemaakt voor allerlei vergoedingen, honoraria enzovoort, die worden uitbetaald aan zelfstandigen waarvan de inkomsten niet aan bedrijfsvoorheffing onderworpen zijn. Dat zijn de “fiches 281.50”. De bedoeling van de twee fiches (281.10 en 281.50) is dezelfde : naar de fiscus toe de uitgaven verantwoorden die in de vorm van wedden en lonen, honoraria, commissielonen enzovoort, zijn betaald. Toch verschillen ze op verschillende punten.

Zo moeten de individuele loonfiches 281.10 in principe tegen eind maart worden uitgereikt en ingediend. De fiches 281.50 moeten daarentegen slechts tegen eind juni worden ingediend.

Voorts bestaat bij de fiches 281.50 geen verplichting om een afschrift uit te reiken aan de ontvanger van de vergoedingen en honoraria. En dat kan in de praktijk wel eens tot verwarring leiden. De meeste belastingplichtigen die verplicht zijn om fiches 281.50 uit te reiken, hebben weliswaar de gewoonte om automatisch ook een afschrift te zenden naar de persoon die de betalingen ontvangen heeft. Zij beschouwen het allicht als een elementaire vorm van beleefdheid dat men aan de ontvanger van de vergoedingen ten minste meldt, welke bedragen men aan de fiscus doorgegeven heeft. Maar, zoals gezegd, is dat dus geen verplichting.

BEROEPSINKOMEN BIJ DE GENIETER.

Omdat men geen afschrift van de fiche 281.50 heeft ontvangen, moet men niet denken dat bepaalde vergoedingen niet aan de fiscus doorgegeven zouden zijn. Het kan zijn, maar het kan ook niet. De verplichting om individuele fiches op te maken (en aan de fiscus toe te zenden) bestaat immers slechts voor zover de vergoeding die uitbetaald wordt, in hoofde van de genieter het karakter heeft van een beroepsinkomen. En ook dit kan voor problemen zorgen.

Neem bijvoorbeeld het geval van een geneesheer die als zelfstandige verbonden is aan een ziekenhuis. Op een bepaald ogenblik ontstaan er moeilijkheden en men besluit een einde te maken aan de professionele samenwerking. Uiteraard niet zonder dat daarvoor de nodige vergoedingen worden betaald. De geneesheer in kwestie vindt dat het ziekenhuis hem onheus behandeld heeft en vordert van het ziekenhuis een schadevergoeding, wegens aantasting van zijn goede naam. Na veel over- en weergepraat, geraken de partijen het eens over de betaling van bijvoorbeeld 5 miljoen frank.

Vraag is dan of het ziekenhuis deze som moet verantwoorden op een individuele fiche 281.50. Ja, als de vergoeding het karakter heeft van een beroepsinkomen. Neen, als men bijvoorbeeld zou kunnen volhouden dat het om een “morele schadevergoeding” gaat. Zo’n vergoeding is immers niet als beroepsinkomen belastbaar.

In het geschetste geval hebben de beide partijen tegengestelde belangen. Wie nalaat individuele fiches op te maken, riskeert immers heel wat. In de personenbelasting zijn de vergoedingen die niet op individuele fiches vermeld zijn (in de veronderstelling dat ze dat wel hadden gemoeten), niet als beroepskost aftrekbaar (in hoofde van de persoon die ze heeft uitbetaald). In de vennootschapsbelasting zijn dezelfde vergoedingen weliswaar nog wel als beroepskost aftrekbaar ; maar de uitbetaler riskeert een aanslag wegens geheime commissielonen. En die kost op dit ogenblik 309 %.

De ontvanger van de vergoeding heeft er daarentegen alle belang bij dat de vergoeding niet op een individuele fiche wordt vermeld. Want wordt ze wel vermeld, dan zal bij de fiscus minstens al het vermoeden bestaan dat ze het karakter heeft van een beroepsinkomen. Wordt ze niet vermeld, dan heeft men allicht meer kans dat de kwalificatie ervan, bijvoorbeeld als “morele schadevergoeding”, uiteindelijk behouden kan worden.

Stel dat de geneesheer in ons voorbeeld geen afschrift ontvangt. Wat kan of mag hij daaruit besluiten ? Dat het ziekenhuis geen fiche heeft opgemaakt ? Dat weet hij niet. Het kan dat wel een fiche doorgegeven is, maar dat daarvan geen afschrift aan hem toegezonden is. Uiteindelijk staat hij er dus alleen voor. Hij moet voor zichzelf de verantwoordelijkheid opnemen of, en hoe hij de ontvangen vergoeding aangeeft.

Eén en ander legt meteen ook uit dat de bewijswaarde van de individuele fiches op zich niet zo groot is. Het feit dat een vergoeding op een individuele fiche vermeld is, bewijst in feite alleen maar dat de uitbetaler van mening is dat het hier om een beroepsinkomen gaat, of dat hij er gemakshalve van uitgaat dat het wel om een beroepsinkomen zal gaan. Niet dat de uitbetaalde vergoeding bij de verkrijger effectief een beroepsinkomen is. Kortom, de fiche vormt een “ernstig vermoeden”. Niet meer dan dat.

WANNEER WEL ? WANNEER NIET ?

Welke vergoedingen moeten op die fiches 281.50 worden vermeld ? Daarover bestaat in de praktijk ook veel verwarring. Gaat het om alle vergoedingen die niet aan bedrijfsvoorheffing onderworpen zijn, en die in hoofde van de genieter een beroepsinkomen uitmaken ? Als men de tekst van de wet leest, is de verplichting om individuele fiches 281.50 op te stellen, inderdaad zeer ruim. En omvat zij alle vergoedingen, commissielonen, gratificaties, honoraria enzovoort, die aan beoefenaars van vrije beroepen, handelaars, of vennootschappen worden betaald. Niettemin aanvaardt de Administratie dat in een aantal gevallen geen fiches moeten worden opgemaakt.

Kort gezegd, komt het hierop neer : geen fiches moeten worden opgemaakt, als de verkrijger van de inkomsten aan de Boekhoudwet onderworpen is, en hij bovendien krachtens de BTW-wetgeving verplicht is om facturen uit te reiken. Men gaat er immers van uit dat de combinatie van het voeren van een regelmatige boekhouding en het afleveren van BTW-facturen, moet volstaan om de zaken in het oog te houden.

Wanneer moeten dus wel fiches worden opgemaakt ? Als de verkrijger van de vergoeding aan de Boekhoudwet onderworpen is, maar hij geen BTW-facturen moet afleveren. Neem bijvoorbeeld een vennootschap van advocaten. Een bvba bijvoorbeeld. Als handelsvennootschap is zij onderworpen aan de Boekhoudwet ; maar aangezien het om “advocaten” gaat, moeten krachtens de BTW-wetgeving geen facturen uitgereikt worden. De vergoedingen die aan dergelijke vennootschap worden uitbetaald, moeten dus wel op individuele fiches 281.50 worden vermeld. Ook als de vennootschap in de praktijk wel (maar dus geen verplichte) facturen uitreikt.

Of nog, wanneer de verkrijger van de inkomsten niet aan de Boekhoudwet onderworpen is. Zelfs al is hij krachtens de BTW-wetgeving wel verplicht om facturen uit te reiken. Neem bijvoorbeeld een accountant die zijn beroep in persoonlijke naam uitoefent (geen vennootschap). Als beoefenaar van een vrij beroep is hij niet aan de Boekhoudwet onderworpen. Wel aan de BTW-verplichting om facturen uit te reiken. Niettemin moeten de vergoedingen die aan hem worden uitbetaald op individuele fiches 281.50 worden vermeld.

Kortom, de verplichting om individuele fiches 281.50 op te maken, is zeer ruim. Veel ruimer dan dikwijls in de praktijk wordt gedacht. Vraag is alleen of heel deze papierwinkel in veel gevallen niet overdreven is. Denk aan het geval waarin de verkrijger van de inkomsten een vennootschap is die krachtens de BTW-wetgeving geen facturen moet uitreiken, maar dat toch (vrijwillig) doet, en die voor het overige een regelmatige boekhouding voert. Waarom dan nog fiches ?

JAN VAN DYCK

Jan Van Dyck is fiscalist.