De vastgoedconsultants rukken op

In het vastgoedlandschap is op korte termijn een duidelijke scheidingslijn ontstaan tussen twee groepen: de gebruikers en de eigenaars. Ook het facility management moet inspelen op die nieuwe realiteit.

Tussen 8000 en 12.000 euro per jaar per werknemer, dat is het gemiddelde prijskaartje dat aan kantoorvastgoed hangt. Het mag duidelijk zijn dat het dus een factor is die verre van neutraal inwerkt op de resultaten van de onderneming. Maar meer nog dan die directe kosten, kan de organisatie van een gebouw de rentabiliteitsbalans in de ene of de andere richting doen overhellen.

In de loop der jaren is het bedrijfsleven zich daar terdege bewust van geworden. Werd het vastgoed vroeger grotendeels genegeerd, dan wordt het inmiddels wel degelijk steeds meer beschouwd als een echt steunend element voor de kernactiviteit van het bedrijf. Een evolutie die – duidelijk het gevolg van een mentaliteitsverandering – we ook in steeds meer overheidsinstellingen vaststellen.

Facility management wordt volwassen

De managers hebben ingezien dat een gebouw beschouwd moet worden als een productiewerktuig. Als het gebouw goed beheerd wordt, biedt het potentieel om de kosten te rationaliseren. Als het aangepast wordt aan de behoeften van de onderneming, wordt het een factor van productiviteit. Tegelijkertijd wordt het steeds moeilijker om de toekomst op lange termijn te voorspellen. Snellere veranderingen in de productiecycli, fusies, personeelsfluctuaties en dergelijke, vormen allemaal elementen die de werking van een onderneming overhoop kunnen gooien. Aangepast vastgoed moet de onderneming in staat kunnen stellen om haar activiteit in optimale omstandigheden uit te oefenen.

De cijfers spreken voor zich. De eerder vermelde bedragen zijn natuurlijk afhankelijk van de sector, maar over het algemeen zal een doeltreffende organisatie toelaten om ergens onderaan in die vork terecht te komen. Een geschikte beheerspolitiek kan, afhankelijk van het soort onderneming, de totale kostprijs met 10 % tot 20 % drukken. Dat zou ook de laatste sceptici aan het denken moeten zetten!

Het verklaart waarom op een tiental jaren tijd het facility management, een discipline die in het midden van de jaren negentig nog zo goed als onbekend was in ons land, tegenwoordig toegepast wordt in een steeds groter aantal ondernemingen in alle sectoren. Er heeft zich immers een mentaliteitsverandering voorgedaan en de bedrijven die op dat gebied actief zijn, hebben eveneens wijzigingen ondergaan. In zoverre dat de markt nu een interessante graad van maturiteit bereikt heeft.

De evolutie is zelfs van die aard geweest, dat de eenvoudige term ‘facility management’ de lading niet echt meer dekt. Het ‘beheer van de ondersteunende diensten’, zoals de definitie luidt, vormt immers nog maar een beperkt deel van de hele activiteit. De consultancy, de analysefase die elk project voorafgaat, heeft een overheersende positie ingenomen. En die tendens naar consultancy vormt geen toevallige evolutie. Het vakgebied wordt immers steeds complexer.

Huren? Of is kopen veiliger?

Binnen die context passen de consultingopdrachten in een totale herziening van de onderneming, waarin zowel human resources, technologie als vastgoed een plaats hebben. Een verkeerde analyse kan catastrofale gevolgen hebben op financieel vlak. De voorbereidende studiefase is dus van doorslaggevend belang. De vragen die door de klanten gesteld worden, overstijgen ruimschoots de arbeidsomgeving en gaan ook over de optimalisering van het vastgoedpatrimonium. Enkele van die vragen zijn bijvoorbeeld: Moeten we huren? Of is kopen tocht veiliger? Hoe kunnen we niet gebruikte panden rendabel maken? Allemaal aspecten die niet zonder financiële en juridische gevolgen zijn.

Dat is ook een vaststelling die een toenemend aantal bedrijven ertoe brengt om huurder in plaats van eigenaar te worden. De verschillende recente voorbeelden van sale-and-leasebackconstructies, bijvoorbeeld, tonen aan dat het daarbij om een aanlokkelijke oplossing gaat. Huren biedt immers een grotere flexibiliteit voor bedrijfsleiders die geconfronteerd worden met een steeds snellere evolutie waaraan bedrijven zich verplicht moeten aanpassen, willen ze niet verdwijnen.

Dat heeft ertoe geleid dat er zich een nieuw vastgoedlandschap aftekent met een duidelijke grenslijn tussen twee groepen: de gebruikers aan de ene kant, de eigenaars aan de andere. “Iedereen kan zich daarin beter concentreren op zijn kernactiviteiten,” legt VincentGuérin, directeur bij DTZ Consulting, uit. “De huurder hoeft zich niet meer bezig te houden met de problematiek van het gebouw. Terzelfder tijd ontwikkelen de eigenaars die een aanzienlijke portefeuille beheren verschillende specialiteiten. Die manier van werken vergt wel een zekere overeenstemming tussen twee partijen die er elk hun eigen prioriteiten op nahouden. De eigenaars zijn steeds vaker institutionele beleggers of beursgenoteerde vastgoedbedrijven, die het vastgoed beschouwen als financiële activa en die vooral uit zijn op zekerheid, terwijl de huurder in de eerste plaats flexibiliteit eist, bijvoorbeeld met een aanpassing van het klassieke huurceel. Beide partijen moeten elkaar dan ook ontmoeten op hetzelfde terrein.”

Gegeven die omstandigheden wordt vastgoedconsultancy nu ook toegepast bij de eigenaars. “Het draait daarbij dan vooral om analyses van het type vastgoed dat best aangekocht wordt (plaats, technische uitrusting, ouderdom enzovoort),” merkt CédricLiénartdeJeude, directeur bij DTZ Consulting op. “De denkoefening omvat ook milieuaspecten, die een steeds belangrijker plaats innemen in de wetgeving, maar ook in het lastenboek van de gebruikers, die meer dan ooit naar voor willen komen als ondernemingen met burgerzin.”

Verlaag de ‘huisvestingskost per persoon’

Een doorgedreven vastgoedstrategie maakt het mogelijk om op intelligente wijze in te spelen op wat de specialisten de ‘OCP’ ( Occupation Cost per Person, de huisvestingskosten per persoon) noemen. Die index weerspiegelt de totale kosten die moeten gedaan worden om de volledige activiteit van de onderneming onder te brengen. Standaard omvat die verschillende elementen, zoals de administratie van het opgenomen pand, de beveiliging, de schoonmaak, de verzekeringen, de afschrijvingen enzovoort.

De OCP laat ook toe om een vergelijking te maken tussen de huisvestingskosten voor bedrijven met een identieke activiteit. Hij dient dan wel correct gehanteerd te worden: meer bepaald moet de in te brengen kostenstructuur geëerbiedigd worden zodat men geen appelen met peren vergelijkt. De onderneming kan echter ook haar eigen index opstellen, die haar een dan een goed beeld zal geven van de evolutie in de tijd, maar wel niet vergeleken mag worden met de prestaties van concurrerende bedrijven.

Om de OCP te verlagen, bestaan verschillende technieken die allemaal tot doel hebben om het gebouw zo flexibel mogelijk te maken zodat het snel aangepast kan worden aan de behoeften van de onderneming. Daarbij gaat het onder meer om opdrachten voor projectmanagement, new office concepts en ruimtelijk management.

Een ander aspect van het proces is de verbetering van de productiviteit. Moderne organisaties zijn soepeler en minder hiërarchisch opgebouwd. Ze gaan veel meer af op de creativiteit en de knowhow van hun medewerkers. Teamwerk wordt aangemoedigd. Er moet dus een stimulerende werkomgeving gecreëerd worden, waarbij het gemakkelijk is om van het ene kantoor naar het andere te gaan naargelang van de taak die uitgevoerd moet worden.

Een aangepaste werkruimte moet bevorderlijk zijn voor de creativiteit, de communicatie en de productiviteit binnen het bedrijf. De aankoop van meubelen en de invoering van een nieuw informaticasysteem vormen bijvoorbeeld aanzienlijke investeringen waarvan slechts op termijn een positief effect verwacht wordt. Vandaar het belang van een grondige denkoefening rond de oplossing die best gekozen wordt.

Véronique Pirson

Véronique Pirson

Een geschikte beheerspolitiek kan, afhankelijk van het soort onderneming, de totale kostprijs met 10 % tot 20 % drukken.

Vandaag is een gebouw veel meer dan een bakstenen constructie. Het omvat ook allerlei technische en technologische uitrusting, die alsmaar meer gesofisticeerd wordt.