De box van Pandora

De invoering van de verplichte geregistreerde kassa in de horeca is uitgesteld tot 1 januari 2014. De zaken die het systeem moeten gebruiken, staan voor grote veranderingen.

Tot grote opluchting van de sector is de invoering van de verplichte geregistreerde kassa in de horeca, die was gepland op 1 juli 2013, uitgesteld tot 1 januari 2014. Dat gebeurde onder meer omdat bij de Raad van State bezwaar werd aangetekend tegen de technische eisen waaraan het systeem moet voldoen. De slimme kassa, die voorzien is van een black box, moet fraude met inkomsten en werkuren in horecazaken onmogelijk maken. Het uitstel geeft de ondernemers extra voorbereidingstijd. Bovendien kunnen de overheid en de sectorfederatie nu focussen op de uitvoering van de steunmaatregelen die werden opgenomen in het Horecaplan. Daartoe behoort onder meer een lastenverlaging voor de gelegenheidswerknemers en de vaste werknemers in de branche.

Maaltijden aanbieden

Volgens de wet moet de uitbater van een horecazaak waar regelmatig maaltijden worden verbruikt, vanaf 1 januari 2014 een ticket uitreiken via een geregistreerd kassasysteem met een black box. Niet alle horeca-uitbaters hoeven zich dus zo’n kassa aan te schaffen. De 10 procentregel bepaalt welke gelegenheden onder de verplichting vallen. Een zaak biedt regelmatig maaltijden aan als zijn ontvangsten uit maaltijden die ter plaatse worden verbruikt (exclusief btw), met uitsluiting van de bijbehorende dranken, minstens 10 procent van de totale omzet van de horeca-activiteiten (exclusief btw) uitmaken. Ook snacks, zoals broodjes of ijsjes, worden beschouwd als maaltijden. Het voorgaande kalenderjaar geldt als de referentieperiode voor de toepassing van de 10 procentregel. De eerste referentieperiode wordt dus het kalenderjaar 2013.

Als een horeca-uitbater maaltijden aanbiedt en bijgevolg de geregistreerde kassa moet gebruiken, moet hij alle verrichtingen — dus niet enkel de verstrekte maaltijden, maar ook alle dranken — intikken in het systeem. Er zijn wel specifieke regels vastgesteld voor bijvoorbeeld hotelhouders, frituurhouders en kermis-exploitanten.

Een zaak die onder de 10 procentdrempel valt, hoeft geen geregistreerde kassa te gebruiken. Wel moet de uitbater btw-bonnetjes uitschrijven voor de maaltijden die ter plaatse worden verbruikt en de dranken die daarbij worden genuttigd. Hij mag er vrijwillig voor opteren gebruik te maken van een slimme kassa. Als hij daarvoor kiest, moet hij alle regels van het systeem naleven.

Onherroepelijk geregistreerd

Een geregistreerde kassa bestaat uit een kassasysteem en een controlemodule, de black box. In die laatste zitten een fiscale datamodule en een smartcard, de ‘VAT signing card’. Zodra het ticket wordt gefinaliseerd, registreert de black box alles wat op de kassa werd ingetikt. De smartcard vergrendelt de gegevens, zodat daaraan achteraf niets kan worden gewijzigd. Alles wat in de kassa wordt ingegeven, wordt dus onherroepelijk geregistreerd. Een correctie is mogelijk, maar blijft zichtbaar in het systeem. Niet intikken is geen optie, omdat de uitbater de klant dan geen geldig btw-briefje kan bezorgen. Het vergaren van niet-officiële inkomsten wordt daardoor vrijwel onmogelijk.

De kostprijs van zo’n slimme kassa wordt geraamd op 1000 à 1500 euro. Voorlopig krijgt de uitbater daar geen financiële compensatie voor. De kassa moet bovendien beschikken over een ‘certificaat black box’. Tot nu toe zijn er nog geen gecertificeerde toestellen te verkrijgen.

Prikklok voor het personeel

Hoewel de geregistreerde kassa ook tot doel heeft fraude met werkuren onmogelijk te maken, zal ze aanvankelijk niet als prikklok voor het personeel fungeren. Ze moet wel voorzien zijn van een knop ‘arbeid in’ en ‘arbeid uit’. Elke gebruiker van de kassa moet zich aan het systeem aanmelden. Bovendien moet ze registreren wanneer die persoon in- en uitlogt.

Die aanwezigheidsregistratie wordt later uitgebreid naar de andere werknemers van de zaak. Die maatregel maakt deel uit van het Horecaplan. Volgens die afspraken wordt de geplande forfaitaire bijdragevermindering voor vijf voltijdse werknemers in ondernemingen met maximaal twintig werknemers later ook enkel toegekend als er een aanwezigheidsregistratie gebeurt van alle werknemers via de geregistreerde kassa of een dagelijkse aangifte via Dimona, het geïnformatiseerde aanmeldingssysteem waarmee werkgevers de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid op de hoogte brengen van de aanwerving en de uitdiensttreding van werknemers.

Procedure voor certificering

Voordat de geregistreerde kassa op 1 januari 2014 kan worden ingevoerd, moeten verscheidene formaliteiten worden afgehandeld. In de eerste helft van 2013 start de certificering van de systemen. Als een leverancier een kassa met een black box verkoopt, moet hij aantonen dat het toestel die certificering heeft ondergaan. Anders kan de horeca-uitbater later problemen krijgen bij een controle. De lijst met gecertificeerde toestellen wordt gepubliceerd op de website van Horeca Vlaanderen (www.horecablackbox.be) en die van de federale overheidsdienst Financiën (www.geregistreerdkassasysteem.be).

Op 1 juli 2013 wordt begonnen met de registratie van de uitbaters die de kassa moeten gebruiken. Dat moeten ze doen via de website van de federale overheidsdienst Financiën (www.minfin.fgov.be). Hoe de procedure zal verlopen, is nog niet bekend. Wie zich niet registreert, zal een brief krijgen van de fiscus met het uitdrukkelijke verzoek dat alsnog te doen.

Na de registratie kunnen de horeca-uitbaters hun ‘VAT signing card’ aanvragen bij de federale overheidsdienst Financiën door de productienummers van het kassasysteem en de black box te melden.

Grote veranderingen

Ondernemingen die de geregistreerde kassa moeten gebruiken, staan voor grote veranderingen. De verplichte invoering van de geregistreerde kassa met een black box verandert de werkwijze van de horeca ingrijpend. Door het systeem worden alle inkomsten van een zaak officieel bekend, waardoor informele uitgaven niet langer mogelijk zijn.

Er is nog heel wat werk aan de winkel. De horeca-uitbaters zullen de extra voorbereidingstijd goed kunnen gebruiken.

KATRIEN DEPUYDT

Alles wat in de kassa wordt ingegeven, wordt onherroepelijk geregistreerd. Het vergaren van niet-officiële inkomsten wordt daardoor vrijwel onmogelijk.