Creatief met een toetsenbord

U gebruikt uw computer elke dag. Meestal grijpt u dan meteen naar uw muis. Maar wist u dat u een stuk sneller kunt werken als u uw toetsenbord slim gebruikt? Enkele tips.

De gemiddelde pc-gebruiker klikt elke dag een kleine vijfhonderd keer met zijn computermuis. Op een drukke werkdag kan dat aantal nog aanzienlijk oplopen. Voor elke klik moet u meestal uw hand verplaatsen van het klavier naar de muis. Dat lijkt niet onoverkomelijk, maar studies hebben uitgewezen dat u daarmee heel wat tijd verliest. Bovendien is het intensieve gebruik van een computermuis belastend voor uw hand, pols, arm en schouder. Door het klavier vaker te gebruiken voor eenvoudige en repetitieve commando’s, kunt u uw efficiëntie gevoelig opdrijven en lichamelijke klachten voorkomen.

De juiste combinatie

U kunt uw klavier slimmer benutten door shortkeys of sneltoetsen te gebruiken. Dat zijn toetsencombinaties waaraan specifieke functies gekoppeld zijn. U kent wellicht de combinatie Ctrl-C om te kopiëren en Ctrl-V om te plakken, maar er zijn er nog veel meer. Een overzicht vindt u onder meer op de website van Microsoft. Daar leert u bijvoorbeeld dat u met Alt-Tab gemakkelijk kunt overschakelen van het ene openstaande programma naar het andere, en dat u met Alt-F4 een open venster kunt sluiten. U doet er goed aan het lijstje met sneltoetscombinaties af te drukken en dat op uw bureautafel te bezwaren. Zodra u vertrouwd bent met de shortkeys voor routinetaken, zal u merken dat u daarmee sneller werkt dan met muisbewegingen.

Met het gratis programma HotKeyz kunt u het aantal nuttige toetsencombinaties nog flink uitbreiden. Er is bijvoorbeeld een shortkey die alle vensters op uw scherm in één keer minimaliseert en een waarmee u uw pc kunt uitschakelen. Maar u kunt u ook zelf sneltoetsen programmeren. Op die manier kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat een facturatieprogramma meteen opengaat als u een bepaalde toetsencombinatie typt. Het is zelfs mogelijk meerdere acties te koppelen aan een shortkey. Let er wel op dat u daarvoor geen bestaande combinatie zoals Ctrl-V gebruikt.

Automatisch corrigeren

Vaak moet u in e-mails of in documenten steeds weer dezelfde tekst typen. Denk maar aan uw naam en uw functie, de naam van uw bedrijf of een slotformule (‘met vriendelijke groeten’). In de meeste e-mailprogramma’s kunt u een standaardtekstje instellen dat automatisch onder aan uw e-mails wordt geplakt. In de helpafdeling van uw e-mailpakket komt u te weten hoe u zo’n signatuur integreert.

Als u geregeld met Microsoft Word werkt, doet u er goed aan de mogelijkheden van de autocorrectie-functie uit te proberen (in het menu ‘extra’). Die functie werd in de eerste plaats ontwikkeld om veelgemaakte fouten automatisch te corrigeren: tikt u bijvoorbeeld ‘enigzins’ in, dan verbetert de tekstverwerker dat meteen in het correcte ‘enigszins’. Maar u kunt die autocorrectie ook gebruiken om snel stukjes tekst te doen verschijnen. Op die manier kunt u bijvoorbeeld instellen dat uw volledige naam, functie en adres verschijnt als u ‘=ik’ tikt. U kunt daarvoor eender welke afkorting gebruiken, maar het is raadzaam ‘=ik’ en niet ‘ik’ te gebruiken. Anders wordt ‘ik’ ook vervangen als u dat woord in een zin als ‘ik ga naar huis’ typt.

In elk programma

De mogelijkheden van de autocorrectie in Microsoft Word of de signatuur in uw e-mailprogramma blijven beperkt tot die programma’s. Maar er bestaan ook tools waarmee u gemakkelijk afkortingen kunt programmeren die werken in alle andere applicaties. Een daarvan is ShortKeys Lite. Ook daarmee kunt u bijvoorbeeld instellen dat ‘=ik’ automatisch wordt vervangen door uw naam, titel en adres. Dat gebeurt dan niet alleen in Microsoft Word, maar ook in Excel of in uw internetbrowser. U hoeft zulke afkortingen maar één keer in te stellen: ShortKeys Lite wordt automatisch opgestart met uw computer en werkt ongemerkt op de achtergrond. Op die manier wordt het erg makkelijk om vaak terugkerende namen, adressen, standaardbegroetingen, briefhoofden, ingewikkelde webadressen en zelfs paswoorden op een eenvoudige manier op te roepen.

U kunt tot vijftien afkortingen programmeren, waaraan u telkens een tekst kunt koppelen die tot 3000 tekens lang mag zijn, wat overeenkomt met een volledige pagina. Wilt u liever geen beperkingen, dan kunt u de betalende versie van ShortKeys installeren. Die kost eenmalig 19 euro, werkt in tegenstelling tot de Lite-versie ook in de nieuwe Windows-besturingssystemen en ze kan zelfs in een netwerk worden gebruikt. Alternatieven voor ShortKeys (Lite) zijn Texter en KeyText. Texter is gratis, maar voor het gebruik van KeyText betaalt u 23 euro. De mogelijkheden van KeyText zijn dan ook uitgebreider: u kunt er niet alleen afkortingen mee instellen, maar ook macroscripts programmeren.

Verschillende klavieren

Werkt u niet alleen met een desktopcomputer, maar bijvoorbeeld ook met een laptop? Dan is de kans reëel dat de toetsen van beide klavieren niet helemaal overeenstemmen. Dat is vooral vervelend wanneer u blind typt. Gelukkig bestaat er het gratis programmaatje KeyTweak, waarmee u de toetsen van een klavier nieuwe functies kunt geven, zodat die overeenkomen met het andere keyboard. Terwijl de tool geopend is, drukt u een toets in en kiest u er in het menu een nieuwe bestemming voor. KeyTweak is eveneens handig om weinig gebruikte toetsen en knoppen – zoals Scroll Lock, Pause of Play – nieuw leven in te blazen. De nieuwe functies worden pas actief, nadat u uw computer opnieuw hebt opgestart.

KeyTweak kunt u ook gebruiken om bepaalde toetsen uit te schakelen. Dat is onder meer handig als ze soms storen. Een goed voorbeeld is de Caps Lock-toets: die is soms ingedrukt zonder dat u dat beseft. Dat merkt u meestal pas nadat u al een heel stuk tekst in hoofdletters hebt getikt. In Word kunt u dat achteraf nog aanpassen (via het menu ‘opmaak’, ‘hoofdlettergebruik’), maar in een e-mail is dat minder gemakkelijk. Gelukkig kunt u de hulp van het gratis programma waNOCAPS inroepen. Via een dubbelklik op ‘disable-caps.reg’ deactiveert u de Caps Lock-functie, tenminste nadat u uw pc opnieuw hebt opgestart. Wilt u Caps Lock toch opnieuw gebruiken? Dan dubbelklikt u gewoon op ‘enable-caps.reg’.

ROEL VAN ESPEN