Case 3: Euroclear

Euroclear toont aan hoe vermenselijking van de werkplek en verlaging van de kosten zijn uitgegroeid tot twee totaal compatibele doelstellingen.

We flitsen even terug naar 1999. In die tijd wilde Euroclear een globaal programma op poten zetten om zijn productiviteit op te voeren. In deze context werd de jacht op verspilling prioritair. De facilities, die heel wat van het budget opslokten, vormden het mikpunt. Met een financiële doelstelling: de kosten ervan moesten op termijn 10% dalen. “Op dat moment werden we ook geconfronteerd met een flexibiliteitsprobleem,” vertelt Guy Schuermans, gedelegeerd bestuurder en personeelmanager. “De onderneming nam ieder jaar zo’n 100 tot 200 nieuwe mensen in dienst. Het gebrek aan ruimte werd steeds nijpender en maakte de integratie en opleiding van nieuwkomers almaar moeilijker.” Het gevolg van deze situatie was dat zich jaarlijks zo’n 2000 interne verhuizingen voltrokken.

Een flexibel instrument

Er werd een multidisciplinair projectteam in het leven geroepen onder leiding van de personeelsafdeling. Er werd een testcase in het buitenland bezocht, er werden enquêtes binnen het bedrijf gehouden, er werd een consultant in de arm genomen, DBAssociates, en de aanvankelijke basisideeën over de financiële problematiek werden steeds verder uitgewerkt.

Het project werd eind 1999 gelanceerd. Om het concept te testen, werd eerst het financieel departement omgeturnd (tachtig werknemers). Het eindconcept moet tegen eind 2002 stapje voor stapje naar het hele gebouw zijn uitgebreid.

Het programma, dat gebaseerd is op een verdeling van negen werkposten voor tien personen, leidt tot een optimaal ruimteconcept. Een basisoppervlakte van 2500 vierkante meter, voorzien voor 210 mensen, omvat 190 werkposten, een voorraadzone, vier vergaderzalen en ook een informele communicatieruimte. En er komt een configuratie van kleinere werkvloeren van 1500 vierkante meter.

De gedeelde bureaus, die zijn uitgerust met computer- en telefoonaansluitingen, zijn ingericht als landschapskantoren. Eén regel voert de boventoon: clean desk. Elke medewerker heeft een wagentje op wieltjes, dat wordt toegekend bij het opbergen van de actieve dossiers. “Iedere afdeling behoudt een specifieke lokalisatie,” benadrukt Guy Schuermans. Het doel bestaat er immers in een flexibele maar toch leesbare structuur te behouden door de uitwisseling binnen de business units in de hand te werken.” Het tweede concept, de bubbles (een soort van doorzichtige bollen van 2,7 meter bij 2,7 meter, voorzien van computer- en telefoonaansluitingen), bieden de mogelijkheid om je af te zonderen voor geconcentreerde opdrachten of informele vergaderingen. De grote vergaderzalen zijn de enige ruimten die je verplicht moet reserveren. De archiefzone omvat diverse kasten voor het wegbergen van informatie die met zorg is uitgekozen. De informele communicatieruimte maakt het uitwisselen van ideeën in een plezierige sfeer mogelijk.

Opdracht volbracht

“Vergeleken met de vroegere configuratie is het aantal vierkante meters hetzelfde gebleven, maar dankzij de nieuwe indeling is het type functies in het gebouw aanzienlijk uitgebreid,” stelt Schuermans vast. In 1998 herbergde het gebouw 1500 mensen in 1500 bureaus. Vandaag telt de structuur 1500 werkposten voor 1720 mensen en zijn er ook nog eens communicatieruimten, een restaurant en een client area. En het aantal interne verhuizingen? Dat zou met 75% moeten dalen. Tegelijkertijd zijn de werkgewoonten gemoderniseerd. Een voorbeeld: op de dienst Custody gingen onvoorstelbare hoeveelheden papier om. Op deze afdeling vergde de invoering van het clean desk-concept zes maanden. Vandaag slingert er na de werkuren geen papiertje meer rond. Dat is een reëel voordeel: het verzekert een volledige verwerking van de informatie en versterkt de vertrouwelijkheid.”

Ook op financieel vlak werd succes geboekt. In 1998 bedroegen de kosten voor facilities 8600 euro per persoon. In 2003 zullen die nog maar 7800 euro bedragen. Over vijf jaar, als de afboekingen van de investeringen zijn verwerkt, zullen zij nog slechts 6800 euro bedragen. Deze totale reorganisatie heeft natuurlijk een flinke duit gekost. De investering wordt geraamd op 10 miljoen euro.

Véronique Pirson

De jaarlijkse kosten van de faciliteiten per persoon zullen dalen van 8600 euro in 1998 tot 6800 in 2008.