Boekhouden zonder grenzen

Onder het motto ‘scannen, mailen, klaar’ lanceerde het Nederlandse Yuki vorige maand een nieuw onlineboekhoudplatform in ons land. Revolutionair is dat de onderliggende software leert van zijn gebruikers.

Kleine steentjes stonden aan de basis van ons telsysteem. Telstenen hebben uiteindelijk geleid tot het bestaan van cijfers en de ontwikkeling van wiskunde. Ze waren ook de voorlopers van het eerste boekhoudsysteem. Eén traditionele Japanse steen, de Yuki, viel destijds op door zijn strakke afwerking en het hoogwaardige materiaal waaruit hij vervaardigd werd. Hij was ook de inspiratie voor The Yuki Company, een Nederlands bedrijf dat in 2009 opgericht werd door Arco van Nieuwland, Lucas Brentjens en Sebastian Toet. Zij ontwikkelden het ‘zelflerende’ administratie- en boekhoudplatform Yuki, dat inmiddels in de Benelux door meer dan 3200 kmo’s en ruim honderd boekhoud- en accountantskantoren gebruikt wordt.

Intrede in België

De oprichters hadden al jarenlange ervaring in de ontwikkeling van administratieve programma’s en het managen van ondernemingen. Met het kapitaal dat ze daarmee verdienden, werd The Yuki Company uit de grond gestampt. Samen werkten ze twee jaar aan de ontwikkeling van hun innovatieve platform. Intussen is hun bedrijf uitgegroeid tot een onderneming met meer dan veertig werknemers. De oprichters zijn nog altijd de grootste aandeelhouders.

Vorige maand werd Yuki ook geïntroduceerd in ons land, met de oprichting van een Belgische dochteronderneming. Die wordt geleid door Marc Coppens, de kleinzoon van Antoine Coppens, de stichter van het spaghettimerk Anco. Marc Coppens heeft meer dan twintig jaar ervaring in de Europese telecom- en ICT-sector en was actief betrokken bij verschillende start-ups. Zijn eerste bedrijf, Smart Communication, bouwde hij tussen 1993 en 2002 uit tot een beursgenoteerde onderneming. Coppens was ook president Europe bij het Amerikaanse Justice Technology Corp., CEO van Primus Telecommunications en Xemex, en vicepresident bij United Telecom.

Vandaag is Coppens bestuurslid bij Smart Grids Flanders, een platform van en voor organisaties die betrokken zijn bij de ontwikkeling van energienetwerken. Hij is ook bestuurslid van C.O.B. Belgium, een opleidings- en discussieplatform voor bedrijven. Daarnaast is hij CEO en stichter van Enpower, de organisatie die kostenbesparende energieoplossingen uitwerkt voor de bedrijfswereld. Naast de introductie van Yuki in België zal Coppens het onlineboekhoudplatform ook in andere Europese landen inleiden.

Dat er voor de internationale uitbouw in eerste instantie voor ons land werd gekozen, heeft volgens Coppens te maken met de lage toetredingsdrempel. “Maar er is al belangstelling in heel wat andere Europese landen”, zegt Coppens. “We zullen sowieso de voorkeur geven aan die landen waar we het snelst kunnen groeien. Maar in principe wil elke bedrijfsleider ter wereld zijn boekhouding en administratie zo efficiënt mogelijk voeren. Yuki kan hen daarmee helpen.”

Artificiële intelligentie

Revolutionair is dat Yuki ‘zelflerend’ is door het gebruik van artificiële intelligentie. Wanneer de gebruiker zijn documenten heeft gescand of zijn gegevens heeft geüpload, analyseert de software de aangeleverde data en vergelijkt die met de centrale kennisbank. Vervolgens boekt het systeem automatisch het document in de boekhouding of doet het een boekingsvoorstel aan de gebruiker. Marc Coppens: “Met elk nieuw document wordt de kennisbank intelligenter. Documenten die niet herkend worden, kunnen handmatig verwerkt worden. Ook die informatie wordt weer teruggestuurd naar de centrale kennisbank. Zo draagt elke gebruiker bij tot het almaar slimmer worden van het platform.”

“Ondernemers zijn het liefst zo weinig mogelijk bezig met administratie en papierwerk. Toch willen ze op elk moment toegang tot informatie over de financiële toestand van hun bedrijf”, zegt Coppens. “Yuki is een cloudoplossing, waardoor gebruikers beschikken over een digitaal en actueel onlinearchief dat altijd raadpleegbaar is. Cloudplatformen zoals Yuki werken dus de mobiliteit van de gebruiker in de hand. Ook gegevens en rapportages delen met collega’s kent in principe geen grenzen meer. Het digitale archief wordt ook gedeeld met de betrokken accountant. Heb je als gebruiker dus een vraag over een bepaalde boeking of factuur, dan kan je die daar direct aan koppelen. Die manier van werken bespaart heel wat opzoekingswerk van je accountant.”

Intussen is de kaap van de eerste honderd Belgische klanten — zowel ondernemers als accountants — al in zicht. Ze ruilden hun traditionele boekhoudpakketten in voor de cloudoplossing die Yuki biedt. Niet alleen wegens de gebruiksvriendelijkheid, maar ook vanwege de beperkte investeringen. Ze betalen niet langer voor een aantal licenties, maar alleen voor wat ze effectief gebruiken. Als u weet dat een gemiddelde server in een kmo slechts in 30 procent van de gevallen volledig benut wordt, dan is het duidelijk dat dit pay as you use-principe de kosten aanzienlijk kan drukken. Bovendien hoeven bedrijfsleiders niet langer wakker te liggen van updates en onderhoud: die gebeuren automatisch.

Iedereen in de wolken

Marc Coppens gelooft sterk in de toekomst van cloudoplossingen. “Door de opmars van de digitalisering en de e-facturatie zal een bedrijfsboekhouding over een tiental jaar geen administratief werk meer vergen”, voorspelt hij. “Tegen dan zal de rapportage volledig gestandaardiseerd en geautomatiseerd zijn. Cijfers tonen aan dat het cloudgebruik ook in België zal toenemen, en dat bedrijven almaar meer hun administratie online zullen voeren.”

Maar hoe goed is een boekhouding in de cloud beschermd? Recente berichten over gehackte Apple iCloud-accounts hebben opnieuw twijfels over de veiligheid en privacy opgewekt. “Data die online bewaard worden, zijn alvast minder kwetsbaar voor waterschade, brand of diefstal dan informatie die op een lokale server opgeslagen wordt”, zegt Coppens. “Yuki maakt gebruik van het meest beveiligde datacenter ter wereld, gevestigd in Europa. Als je weet dat organisaties zoals NASA, Nokia, Pfizer, Netflix en Dow Jones hier ook aanwezig zijn, dan weet je dat we goed zitten.”

ROEL VAN ESPEN, FOTOGRAFIE KRIS VAN EXEL