Als u deze column leest, bent u er misschien al in geslaagd uw goede voornemens voor het jaar 2009 overboord te gooien. U hebt misschien in het geniep toch al gerookt, toch nog een tweede trappist gedronken, stiekem in het weekend e-mails gelezen of toch niet gaan joggen. Mocht u echter ooit ‘beter timemanagement’ als voornemen hebben genomen, dan is er wél goed nieuws. Die principes mag u met een brede glimlach uit het raam gooien. U zult er wel bij varen. We overlopen ze even.
Principe 1: begin niet aan een volgende taak vooraleer u de vorige hebt afgewerkt
Je blijft best op je stoel zitten tot de memo klaar is, of de Excel-sheet volledig ingevuld. U beweegt niet, u onderbreekt de anderen niet, u belast uw geest niet met drie dingen tegelijkertijd. U focust, u geraakt misschien zelf in een staat van mindfulness , kortom u bent klaar om supereffectief uw tijd te gebruiken. Maar vergeet dit principe. Bewegen is zeer gezond. Blijf niet langer dan tien minuten op een stoel zitten. Sta recht, beweeg, ga naar een ander bureau, ga een koffie halen (maar zonder dat koekje, denk aan uw voornemens), val uw buurman lastig. Dat is heel goed voor uw rug, uw bloedsomloop, uw gezondheid.
Principe 2: hecht meer belang aan het belangrijke, minder aan het dringende
Dit principe vinden we overal terug. In de meest dwaze boeken, in de meest gesofisticeerde seminars, uit de mond van de meest ervaren trainers. Helemaal verkeerd natuurlijk. U moet gewoon vanaf morgen eens het dringende verwaarlozen en kijken wat er gebeurt. U moet dringend naar toilet. Ga gewoonweg niet. Uw baas heeft dringend een kopie nodig. Bezorg ze hem niet, want u hebt een belangrijke meeting (met uw baas…) voor te bereiden. De kunst van het echte timemanagement is handig te bewegen van dringende deadline naar fatale crisis, u zodanig te organiseren dat welk dringend feit er zich ook opdringt, u daar netjes, koel maar razendsnel kunt op reageren. Want dringend = dwingend. Uzelf op die manier organiseren, dat is pas belangrijk.
Principe 3: first things first
U vertrekt uiteraard voor uw timemanagement vanuit een persoonlijke missie (‘mijn bijdrage tot dit bedrijf is vanuit mijn kernbekwaamheden een meerwaarde te bieden op het vlak van klantensatisfactie’) en vervolgens ontwikkelt u een strategie. U besteedt het meeste tijd aan de dingen die echt belangrijk zijn, die het meest bijdragen tot uw persoonlijke missie. U besteedt geen tijd aan allerlei klussen, bizarre toestanden of unieke evenementen. Als u dat doet, scoort u 10/10 in het boekje, maar vergeet u enkele belangrijke lessen. Denk gewoon even aan mensen die én gelukkig zijn (of lijken), én veel geld verdienen én grote successen boeken. Rafael Nadal, Lewis Hamilton, Barack Obama, Madonna. Wat doen deze mensen? Ze besteden hun tijd zeer excentriek. En wat doen sukkelaars, de onderbetaalde stumperds? Die slepen zich naar het einde van de dag. Vergeet dat het leven rechtvaardig is of rationeel. Doe enkel nog de dingen die u echt graag doet, zeker buiten het werk. Besteed uw tijd veel meer excentriek. Doe bizarre dingen, dingen waarvan u al lang droomde. Denk eraan: er is zoiets als de ijzeren wet van ‘Het Systeem’ (ook bekend als de tweede wet van Buelens): Het Systeem zal er altijd wel in slagen u nog meer onder druk te zetten, nog minder arbeidsvreugde te bezorgen en nog meer met uw voeten te spelen dan vorig jaar. Mocht dit wat te abstract in de oren klinken, denk dan gewoon even aan het duo Yves Leterme-Jo Van Deurzen, en vergelijk hen met de excentrieke Jean-Luc Dehaene. Wie is het gelukkigst, denkt u?
Principe 4: stel niet uit, doe de onaangename dingen eerst
In het Nederenges heet dat ‘procrastineren’: eindeloos uitstellen. U kent dat gevoel wel. Hoe meer het werk zich opstapelt, hoe meer u geneigd bent de zware klussen uit te stellen. U prutst dan liever wat in de marge. Foei, zeggen de boeken. Maar volgens hen moet u in zulke dramatische momenten juist ‘gestructureerd procrastineren’, namelijk kleine, dwaze klusjes zoeken, die u graag doet. Zoals het woord ‘procrastrineren’ op het internet opzoeken. Het is belangrijk dat u na zo’n belachelijk succes, dit toch uitgebreid viert: u haalt een kop koffie, scoort wat punten aan de watercooler, mailt uw triomf door naar een e-mailcorrespondent. Op die manier houdt u de anderen ook weer van hun belangrijke e-mails af (of is dat een contradictio in terminis, een belangrijke e-mail?). Door dus nog wat extra uit te stellen, krijgt u plots energie genoeg om de echt lastige dingen aan te pakken. En… ze zijn uiteraard ondertussen ook al lekker dringend geworden, en dan komt de energie om die aan te pakken wel vanzelf. (T)
DE AUTEUR IS HOOFDDOCENT AAN DE UNIVERSITEIT GENT EN PARTNER VAN DE VLERICK LEUVEN GENT MANAGEMENT SCHOOL.
Marc Buelens
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier