Sinds de ramp op Pukkelpop in 2011 is veiligheid tijdens festivals een hot issue. Maar ook een bedrijfsevenement kan uit de hand lopen. Vooraf de risico’s inschatten en investeren in preventie is de boodschap.
Maar is een onderneming ook voorbereid op grote rampen? Tom Bellens, managing partner bij de eventorganisator Act!events en het communicatiebureau Wisenose, maar ook preventieadviseur, vindt dat veel bedrijven zich nog te weinig bewust zijn van wat kan fout lopen.
1. Preventie en veiligheid vanaf de start
De zogenaamde ‘kick-off meeting’ voor een evenement verzamelt interne en externe verantwoordelijken voor marketing, communicatie en creativiteit. In een ideale situatie zitten ook logistiek, preventie, IT en human resources mee aan tafel. Die legt de doelstellingen van het evenement vast en koppelt ze aan de zakelijke ambities, zoals de verkoopcijfers of het bedrijfsimago.
2. Zorg voor coördinatie en een procedure
In het geval van een ramp schrijft de wet voor dat de verantwoordelijken vanuit vijf disciplines (brandweer, medici, politie, logistiek en communicatie) bespreken wat in het rampgebied moet gebeuren. De leider van dit multidisciplinaire team luistert naar de naam DIR CP-OP (directeur operationele coördinatie). Hij onderhoudt contacten met de vijf disciplines en heeft zo een helikopterzicht.
3. Organiseer een oefening
De knoop waar veel onderneming mee worstelen, is de moeilijkheid om het evenement te ensceneren. Je kan niet zomaar een ander bedrijfsevenement aangrijpen om een grootscheepse evacuatie te testen. “De oplossing ligt bij de opleiding, maar ook bij zandbakoefeningen”, weet Tom Bellens. “Die term komt uit het leger en houdt in dat je mensen via kleine maar levensechte situaties voorbereidt. Ze leren de processen kennen, maar bijvoorbeeld ook hoe het publiek van het evenement kan reageren.”
4. Schat mensen en middelen correct in
Uit de rampenoefening kan het eventteam nuttige lessen trekken en het draaiboek voor noodgevallen optimaliseren. Wat in veel gevallen blijkt na een rampoefening, is een gebrek aan mensen en middelen tijdens de crisissituatie. Om in te schatten hoe je die tekorten opvangt, is het belangrijk om de organisatiepartners en hun werking goed te leren kennen.
5. Analyseer de communicatiecapaciteit
Door het toegenomen belang van sociale media, kan de informatiestroom die de dienst communicatie moet verwerken zeer groot worden. Een bedrijf moet vooraf weten of het daarvoor voldoende communicatiemensen in huis heeft en of het die informatiestroom in goede banden kan leiden in geval van nood.
6. Denk na over sociale media
Sociale media zijn niet meer weg te denken bij evenementen, maar ook in geval van crisissen hebben ze een grote meerwaarde. Enerzijds kunnen de coördinatoren van de ramp heel wat extra informatie halen uit de stroom berichten op Twitter of Facebook. Anderzijds vormen de sociale media een extra kanaal om zowel de buitenwereld als mensen in nood van de juiste informatie te voorzien.
Wouter Temmerman
