21 tips om u te wapenen tegen de controleur

Ook al staat hij recht in zijn schoenen, menig belastingbetaler siddert van angst als de fiscus zijn bedrijf met een bezoekje vereert. Gaat die man de hele boekhouding in beslag nemen? Snuffelen in persoonlijke bankrekeningen? De vuilbakken uitmesten? Wij geven antwoorden op de meest voorkomende vragen over belastingcontroles.

“De beste manier om een belastingcontrole voor te bereiden, is er altijd klaar voor staan,” zeggen fiscale experts. Dat is geen boutade: als de boekhouding in orde is, mag u de belastingcontrole al voor de helft geslaagd noemen. Ook oude reflexen als ‘ geef hem een zoethoudertje en hij zal wel weggaan’ moeten we naar de vergeethoek verbannen. Niet alleen heeft die theorie nooit echt goed gewerkt, de nieuwe generatie van controleurs is doorgaans universitair gevormd en pakt de zaken vaak agressiever aan. Het ergste wat je kan doen, is de middelen en de deskundigheid van de fiscale administratie onderschatten.

Om u te helpen flaters te vermijden, hebben we, met de hulp van de Brusselse advocaten Maurice Eloy en Frédérik Fogli, de antwoorden op de meeste vragen die over een belastingcontrole opkomen op een rijtje gezet. We hebben ons daarbij beperkt tot de personenbelasting en de vennootschapsbelasting.

1. Moet de controleur zijn bezoek aankondigen?

In principe niet. De ambtenaren van de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit ( AOIF) die in het bezit zijn van een ‘aanstellingsbrief’ (een administratieve identiteitskaart) en zijn belast met een controleopdracht, kunnen zich op elk tijdstip dat er een activiteit plaatsvindt, toegang verschaffen tot de bedrijfslokalen waar de gecontroleerde zijn beroep uitoefent om de aard en de omvang van die activiteit vast te stellen. Ze mogen ook de aanwezigheid, aard en hoeveelheid van goederen en voorwerpen van allerlei aard nagaan, productie- en transportmiddelen inbegrepen.

Opgelet: het belastingwetboek vermeldt niet uitdrukkelijk dat de controleurs zonder verwittiging de lokalen van de belastingplichtige mogen betreden. Ze kunnen dat wel doen, maar in de regel sturen de belastingambtenaren een geschreven bericht waarin de datum en de plaats van de controle vermeld staan. Komt die datum slecht uit, dan kunt u contact opnemen met de fiscale administratie.

Maar sommige controles kunnen ook onverwacht worden uitgevoerd als de fiscus, die bepaalde precieze feiten wil nagaan, er belang bij heeft om de belastingplichtige onverhoeds te controleren. De administratie kan bijvoorbeeld aangekondigde prijzen noteren, de voorraden opnemen, het kasboek nakijken, de leveringsbons, de uitgaande facturen of de nummerplaten van geparkeerde voertuigen nakijken, het privé-gebruik van bedrijfswagens nagaan, de aankoopprijzen en de reële marges controleren, de effectieve aanwezigheid van het personeel vaststellen, enzovoort.

2. Moet de controleur in het bezit zijn van een legitimatie?

Ja. De controleur moet in het bezit zijn van zijn aanstellingsbrief. Dat is een administratieve identiteitskaart. Wanneer een ambtenaar van belastingen zich zonder verwittiging aanmeldt, moet u hem vragen om zijn aanstellingsbrief te tonen.

3. Mag u het zwijgen bewaren?

Ja. Tegenwoordig wordt algemeen aanvaard dat een belastingplichtige die een fiscale controle ondergaat, er het zwijgen toe mag doen als er een reële kans bestaat dat hij een boete of een aanzienlijke verhoging van zijn belasting opgelegd zal krijgen. Dit zwijgrecht staat in het Europees Handvest van de Rechten van de Mens en de Grondrechten. Het spreekt vanzelf dat, ook al hebt u het recht om u in stilzwijgen te hullen, een dergelijk afweermiddel alleen raadzaam is als er aanzienlijke belangen op het spel staan of wanneer een zware boete u te wachten staat.

4. Mag de controleur documenten opvragen die losstaan van de beroepsactiviteit?

Hij mag alleen vragen om de boeken of documenten te overhandigen die u verplicht bent te houden en die onmisbaar zijn voor het bepalen van de belastbare grondslag. Strikt persoonlijke documenten, die geen betrekking hebben op beleggingen of inkomsten maar bijvoorbeeld wel op gezinsuitgaven, mogen niet worden opgevraagd. Meer zelfs, het administratief commentaar (de bijbel van de ambtenaren) zegt dat de ambtenaren die de belasting vaststellen op dat vlak te werk moeten gaan met “tact en overleg, ten einde overbodige discussies te vermijden en de belastingplichtige niet te ergeren”.

Als u uw bankrekening zowel voor beroeps- als voor privé-doeleinden gebruikt, mag de administratie natuurlijk wel alle bewijsstukken (periodieke uittreksels, debet- en creditberichten, verantwoordingsstroken, afschriften van opdrachten, enzovoort) van de verrichtingen op die rekening opvragen. Alleen aan de hand van die documenten kunnen de controleurs bepalen of de verrichtingen voor beroeps- of privé-doeleinden zijn uitgevoerd.

5. Moet u een kopie afleveren van de opgevraagde documenten?

De wet zegt dat de documenten “zonder verplaatsing” moeten worden overhandigd. U hoeft zich dus nooit op het kantoor van de administratie aan te melden met de documenten. Het is de controleur die de documenten moet komen nakijken op uw kantoor of in uw woning. Dat ontneemt de fiscus echter niet het recht om fotokopieën te vragen.

6. Mag de controleur documenten meenemen?

Ook hier kan de controleur niet eisen dat u hem boekhouddocumenten overhandigt om ze mee te nemen naar het administratiekantoor. Als u er evenwel mee instemt om de documenten aan de ambtenaar te overhandigen, dan moet u een ontvangstbewijs vragen. Die moet een exhaustieve lijst van de overhandigde documenten bevatten.

7. Mag de controleur uw computergegevens raadplegen?

De controleur zelf mag niet rechtstreeks de gegevens raadplegen die zijn opgeslagen op een elektronische drager. Hij mag niet op uw stoel gaan zitten en naar believen op het klavier van uw pc tokkelen om antwoorden te vinden op zijn vragen. Hij moet u vragen om dat zelf te doen. De controleur heeft wel het recht om een kopie op te vragen en kopieën van de gegevens uit de geïnformatiseerde boekhouding mee te nemen.

8. Mag de controleur een kopie van de harde schijf meenemen?

De controleur mag een kopie op een leesbare en verstaanbare drager opvragen van alle gegevens uit de geïnformatiseerde boekhouding. Dus niet van de bestanden op de harde schijf die niets met uw boekhouding te maken hebben.

9. Mag u zich verschuilen achter het beroepsgeheim om de inlichtingen die de fiscus vraagt niet te geven?

Bij de controle van iemand die een beroepsgeheim moet naleven (een advocaat bijvoorbeeld), mag de fiscus geen documenten of inlichtingen opvragen die hij zou kunnen gebruiken voor de belastingaanslag van diens cliënten. Als die belastingplichtige het beroepsgeheim inroept, moet de fiscus de tussenkomst van een beroepsorgaan vragen. Die moet oordelen of en in welke mate de overhandiging van bepaalde documenten verzoenbaar met het beroepsgeheim is. In het geval van een advocaat moet de Orde van Advocaten beoordelen of de gevraagde inlichtingen onder het beroepsgeheim vallen. Een voorbeeld: op de vraag of een advocaat een kopie van zijn journaal mag overhandigen aan zijn belastingcontroleur, oordeelde de raad van de Orde dat de fiscale administratie geen kopie mag nemen van het journaal waarin de namen van de cliënten van de advocaat vermeld staan.

10. Wordt u beschermd door het bankgeheim?

Niet echt. Tijdens een controle mogen de banken aan de fiscus geen enkele inlichting geven over uw rekeningen of uw financiële verrichtingen. U bent wel verplicht om uw professionele rekeningen voor te leggen wanneer de controleur erom vraagt. Hebt u een bezwaarschrift tegen een aanslag ingediend, dan kan hij echter een aantal inlichtingen vragen aan de bank. Maar geen paniek: de controleur mag alleen inlichtingen vragen over uw bankrekening als het bezwaarschrift betrekking heeft op, bijvoorbeeld, het bedrag van de voordelen van alle aard. Het staat u vrij uw bank te verbieden de controleur de gevraagde inlichtingen te geven. Maar dat betekent dat de fiscus uw klacht automatisch zal verwerpen wegens gebrek aan medewerking. En u riskeert een boete. Opgepast dus.

Er schuilt nog een ander addertje onder het gras. De fiscus mag weliswaar alleen uw beroepsrekeningen nakijken, maar zelfs één beroepsmatige verrichting op een privé-rekening volstaat om de rekening onder te brengen bij uw bedrijfsrekeningen. Betaal dus nooit een leverancier via uw privé-rekening, maar schrijf het bedrag eerst over op uw beroepsrekening en betaal dan pas de leverancier. In dat laatste geval kan de controleur wel vragen om het uittreksel met de overschrijving tussen uw rekeningen, maar hij krijgt geen inzage in de uittreksels van uw privé-rekening.

11. Mag de controleur zich baseren op een anonieme aanklacht?

Ja. De belastingadministratie onderzoekt alle klachten die ze ontvangt. Als de elementen die in de aanklacht staan controleerbaar zijn, zal de fiscus op basis van het belastingdossier van de aangeklaagde firma nagaan of een diepgaand onderzoek noodzakelijk is.

De vraag is of de belastingplichtige inzage in de anonieme aangiftebrief kan krijgen. De fiscus weigert de identiteit van de klager of de inhoud van de klacht bekend te maken. Toch mag u niet aarzelen om inzage te vragen, want de rechtbank van Antwerpen heeft in een vonnis van 5 april 1993 bepaald dat de administratie een geschreven klacht moest toevoegen aan een dossier omdat de klacht duidelijk een rol speelde in het dossier en omdat anders de rechten van de verdediging zouden worden geschaad. Aarzel dus niet om uw kans te wagen. Hoe dan ook hebben de elementen die in de anonieme brief staan, geen bewijskracht. De fiscus moet de juistheid van deze informatie controleren vooraleer u te belasten.

12. Mag de controleur eender wie ondervragen over mij?

Ja. De fiscale administratie mag mondelinge en schriftelijke verklaringen van derden afnemen, onderzoeken bij hen uitvoeren en alle inlichtingen inwinnen die ze nodig acht. Gelukkig geeft de administratie toe dat ze zelden gebruikmaakt van dat recht en vaak alleen maar wanneer de belastingplichtige zelf niet of onvoldoende reageert op een vraag om inlichtingen, wanneer zijn antwoorden twijfelachtig zijn of wanneer er een ernstig vermoeden van fraude bestaat.

13. Moet de controleur bij zijn bezoek bepaalde uren in acht nemen?

Het bezoek aan de bedrijfslokalen kan gebeuren op elk ogenblik dat er een activiteit wordt uitgevoerd, zelfs buiten de normale kantooruren. Tot particuliere woningen of bewoonde lokalen heeft de controleur alleen toegang tussen vijf uur ‘s morgens en negen uur ‘s avonds, en alleen als hij een machtiging van de politierechter heeft.

14. Welke lokalen mogen worden bezocht?

Alle lokalen die van nature bestemd zijn voor een beroepsactiviteit, zoals fabrieken, werkplaatsen, werkhuizen en magazijnen, bergplaatsen, garages of terreinen die als werkplaats, werkhuis of opslagplaats dienstdoen. Opgepast echter: de belastingambtenaar heeft alleen toegang tot uw woonplaats als u daar een activiteit uitoefent of vermoedelijk uitoefent. Dat is bijvoorbeeld het geval als uw kantoor in uw villa is gevestigd en als u dat kantoor aangeeft onder uw algemene uitgaven. Als er geen enkele activiteit wordt uitgeoefend, heeft de controleur geen vrije toegang tot uw woning.

15. Mag de controleur een huiszoeking verrichten?

Zijn recht op toegang tot de bedrijfslokalen geeft hem niet het recht om een huiszoeking te doen. Een fiscale controle is hetzelfde als een huiszoeking. Een controleur mag uw laden niet openmaken en niet in uw kasten, mappen of toonbank snuffelen, noch uw vuilbak doorzoeken.

16. Mag de controleur een beroep doen op de politie of zegels leggen?

Het antwoord op beide vragen is ‘nee’. Hij kan echter wel bij het parket aangifte doen van de inbreuken die hij heeft vastgesteld, nadat de regionale directeur van wie hij afhangt daartoe toestemming heeft gegeven.

17. Mag u uw belastingdossier inkijken?

Ja. De wet op de openbaarheid van bestuur bepaalt dat iedereen ter plaatse inzage kan krijgen in alle administratieve documenten, uitleg kan krijgen over zijn persoon en fotokopieën kan opvragen.

18. Hoe dient u een bezwaarschrift in?

Als u niet akkoord gaat met de wijziging van de aanslag die de controleur heeft doorgevoerd na zijn controle, kunt u een bezwaarschrift indienen bij de directeur van de belastingen. Zijn adres vindt u terug op het aanslagbiljet met de wijziging van de aanslag. Hoewel wettelijk niet vereist, is het versturen van een aangetekende brief raadzaam. Op die manier beschikt u over een bewijsstuk en wordt een discussie over de datum van het bezwaarschrift vermeden. U hebt drie maanden de tijd om een bezwaarschrift in te dienen, vanaf de datum van de verzending van het bericht van inkohiering.

19. Kunt u worden gehoord in de periode dat uw bezwaar wordt onderzocht?

Ja. U doet er goed aan hierom te vragen, omdat op die manier de dialoog met de administratie weer op gang wordt gebracht en u te weten kunt komen welke houding de administratie denkt te zullen aannemen. Op basis daarvan kunt u er bijvoorbeeld toe besluiten om het bezwaarschrift aan te vullen met nieuwe elementen.

20. Binnen welke termijn moet de directeur van de belastingen een uitspraak doen?

Wanneer u een bezwaarschrift hebt ingediend, volgt dat de normale administratieve weg. De directeur is niet verplicht om het geschil binnen een bepaalde termijn te beslechten. Een zaak kan dan ook maanden en zelfs jaren aanslepen. Als u echter zes maanden na de verzending van het bezwaarschrift (negen maanden in het geval van een aanslag van ambtswege) nog geen bericht hebt gekregen, kunt u zich wenden tot de rechtbank van eerste aanleg.

21. Wat is beter: een rechtszaak of een schikking met de administratie?

Dat hangt ervan af. Ook al heeft de directeur niet gereageerd op uw bezwaarschrift en u het recht hebt om naar de rechtbank te stappen (na de wachttijd van zes maanden), dan nog moet u zich afvragen of het verantwoord is om die stap te zetten. De belastingplichtige heeft er alle belang bij om overeen te komen met de administratie, omdat die over competente ambtenaren beschikt met wie best een dialoog kan worden gevoerd. Wanneer het dossier op de rechtbank van eerste aanleg belandt, wordt die dialoog verbroken.

Vergeet ook niet dat, als u er zeker van bent dat u in uw recht bent, het soms nuttig kan zijn om de betwiste som over te maken aan de fiscus en de afwikkeling van uw dossier verder af te wachten. De fiscus betaalt immers 7% verwijlinteresten die vrij van belasting zijn. In zekere zin is dat een uitstekende belegging.

Amid Faljaoui

Maurice Eloy en Fréderik Fogli, Guide du contrôle, uitgegeven door de Kamer van Koophandel van Luik.

U mag uw bank verbieden de controleur de gevraagde inlichtingen te geven. Maar dan verwerpt de fiscus uw bezwaarschrift automatisch.

Betaal nooit een leverancier via uw privé-rekening, maar schrijf het bedrag eerst over op uw beroepsrekening.

Bent u zeker van uw zaak, dan kunt u de betwiste som toch al aan de fiscus storten. Die betaalt 7% verwijlinteresten.